Schopnosť byť profesionálnym hrá dôležitú úlohu pri dosahovaní kariérneho úspechu. Takmer všetci zamestnanci potrebujú odpovedať na telefonáty, bez ohľadu na ich pozíciu v spoločnosti. Aby sa volajúci cítili príjemne, naučte sa, ako prijímať dobré hovory, aby ste urobili pozitívny dojem, a buďte pripravení odpovedať na položené otázky.
Krok
Časť 1 z 2: Prijímanie telefónnych hovorov
Krok 1. Zdvihnite telefón čo najskôr
Keď zazvoní telefón v kancelárii, nie je slušné nechať volajúceho čakať. Pred tretím zazvonením ihneď zdvihnite telefón a pozdravte volajúceho.
Krok 2. Držte slúchadlo pred tvárou
Možno budete chcieť hovoriť hneď, ale najskôr sa uistite, že je prijímač v telefóne pred vašou tvárou. Hovorte, keď je prijímač v správnej polohe, aby volajúci dostal úplné informácie.
Krok 3. Pred rozprávaním sa zhlboka nadýchnite
Po položení telefónu pred tvár sa zhlboka nadýchnite, aby ste sa upokojili, a skôr, ako sa pozdravíte, zamerajte svoju myseľ. Takto sa môžete pri sústredení pokojne porozprávať.
Krok 4. Uveďte názov a názov svojej spoločnosti
Táto metóda hovorí volajúcemu, že už je spojený so spoločnosťou, ktorej chce zavolať. Uistite sa preto, že pozná názov vašej spoločnosti a vaše meno. Najprv zadajte názov spoločnosti. Slová, ktoré chcete povedať, si môžete zapísať, keď vám telefonuje, aby ste nemuseli premýšľať, čo chcete povedať, keď zazvoní telefón. Znenie je možné prispôsobiť situácii a podmienkam, v ktorých pracujete.
- Ak pracujete ako recepčný, poskytnite úplné informácie o spoločnosti, pretože pre volajúceho ste vstupom pre to, čo potrebuje. Pozdravte volajúceho napríklad: „Dobré ráno/popoludnie/večer. Sídlo WikiHow je tu. Som tu Nikita, aby som pomohol.“Prostredníctvom týchto informácií volajúci pozná názov vašej spoločnosti a vaše meno, takže sa cíti pohodlnejšie pokračovať v konverzácii. Ak ste osobným tajomníkom, zadajte meno zamestnávateľa (napríklad „Kancelária pána Millera je tu. Som Nikita.“), Pretože volajúci chce kontaktovať vášho šéfa.
- Ak ste členom konkrétneho oddelenia, informujte svoju pozíciu, aby mohol klásť relevantné otázky, napríklad „Dobré ráno. Som Yesika na oddelení účtovníctva.“Volajúci tak vie, či je spojený s oddelením a osobou, ktorej má zavolať, alebo sa potrebuje porozprávať s niekým iným.
Krok 5. Pripravte si papiernictvo a notebook vedľa telefónu
Tak si môžete ihneď robiť poznámky, ak chce volajúci zanechať správu alebo poskytnúť informácie. Nenechajte ho čakať, pretože budete musieť nájsť papier a pero, na ktoré budete písať.
Časť 2 z 2: Hovorenie po telefóne
Krok 1. Usmievajte sa, keď hovoríte
Aj keď ste naštvaní, predstieranie úsmevu znie vášmu volajúcemu príjemnejšie. Aj keď je táto metóda nútená, môže zlepšiť náladu.
Krok 2. Hovorte jasne a profesionálne
Pri práci v profesionálnom prostredí zaistite, aby ste vy a volajúci dokázali komunikovať jasne a priamo. Hovorte pomalým tempom a každé slovo povedzte zrozumiteľne, aby volajúci porozumel informáciám, ktoré sprostredkujete.
- Nehovorte neštandardné slová, ako napríklad „nie“, „sip“alebo „nah“. Povedzte každé slovo jasne, napríklad „áno“alebo „nie“, aby obe strany dobre rozumeli tomu, čo sa hovorí. Podľa potreby sa správajte slušne a povedzte „ďakujem“a „ste vítaní“.
- Ak potrebujete zdieľať čísla alebo písmená, napríklad uvádzať mená alebo telefónne čísla, naučte sa fonetickú abecedu (výslovnosť zvukov reči). Volajúci sa tak nenechajú zmiasť tým, že vyslovíte písmená, ktoré znejú rovnako, napríklad písmena B a P. Pri hláskovaní mena Budi vyslovte písmeno B vysvetlením „B balijského slova“.
Krok 3. Profesionálne pozdravte volajúcich
Namiesto toho, aby ste pozdravili volajúceho krstným menom, pred vyslovením jeho mena povedzte „otec“alebo „matka“, napríklad „pán Jon“, najmä ak volajúceho nepoznáte osobne. Skúste si zapamätať meno a vysloviť ho počas celého rozhovoru.
Zapíšte si meno volajúceho hneď, ako vám povie svoje meno, aby ste nezabudli
Krok 4. V prípade potreby spojte volajúcich s inými ľuďmi
Niekto, kto zavolá spoločnosť alebo úrad, zvyčajne potrebuje pomoc, pretože chce nájsť informácie alebo má problém. Ak nemôžete odpovedať na otázku alebo nájsť riešenie, opýtajte sa ho, či by sa chcel porozprávať s niekým, kto vám môže pomôcť. Tento krok ukazuje, že vám na volajúcom záleží a chcete pomôcť rýchlo vyriešiť problém.
- Kancelárske telefóny obvykle používajú systém na prenos hovorov. Zistite, či sú telefóny vo vašej kancelárii prenosné, a zistite, ako fungujú. Ak nie, zistite telefónne číslo osoby, ktorej chcete zavolať, a podeľte sa o ňu s volajúcim.
- Volajte slušne volajúceho, či ho môžete spojiť s niekým iným. Napríklad: „Prepáčte, nemôžem odpovedať na vašu otázku. Čo keby som preniesol telefónnu linku, aby ste sa mohli porozprávať priamo s Pak Bambang? Ten vám môže poskytnúť riešenie.“Pred prenosom telefónnej linky sa uistite, že volajúci súhlasí.
- Ak osoba, ktorá môže pomôcť, nie je v kancelárii, opýtajte sa, či by volajúci chcel zanechať správu. Nezabudnite odovzdať správu kompetentným ľuďom.
Krok 5. Ukončite konverzáciu profesionálne
Povedať „ďakujem“alebo „dobré ráno/popoludnie/večer“je spôsob, ako dať volajúcemu vedieť, že konverzácia sa skončila a môže zložiť telefón. Nenechajte sa zmiasť tým, či konverzácia stále pokračuje alebo nie.
Počkajte, kým volajúci zloží. Ak ste to vy, kto prijíma telefonáty, nechajte volajúceho povedať všetko, čo chce povedať, kým nedokončí. Môže vám to pripadať neslušné alebo prídete o informácie, ak zavesíte, keď nehovorí
Tipy
- V práci neberte osobné telefónne hovory. Ste v kancelárii kvôli práci, nie kvôli chatovaniu s priateľmi. Ak sa chcete porozprávať alebo napísať priateľovi, odložte to, kým prestane obedná prestávka alebo pracovný čas.
- Vyhnite sa rušeniu. Aby sa volajúci cítil postaraný, odložte prebiehajúcu prácu a zamerajte sa na volajúceho. Nenechajte sa vyrušiť ani sa nebuďte príliš zaneprázdnení odpoveďami na otázky alebo poskytnutím pomoci.
- Pri telefóne nehovorte, nejedzte, nepite ani žuvačky, pretože vašej reči bude ťažké porozumieť a vo volajúcom sa bude cítiť nedocenený.
- Aj keď sa volajúci sťažuje alebo je hrubý, prejavte empatiu, buďte pokojní a poskytnite profesionálnu odpoveď.
