Pred nástupom na novú pozíciu v práci vás vedúci alebo nadriadený spravidla požiada o sprevádzanie zamestnanca, ktorý bude pokračovať vo vašej práci. Vaša ochota pomôcť počas prechodného obdobia proaktívnou prípravou podrobných príprav a odovzdaním je spôsob, ako zabezpečiť plynulé činnosti spoločnosti a vybudovať si vynikajúcu povesť pri zmene zamestnania alebo nástupe na novú pozíciu.
Krok
Časť 1 z 3: Príprava na odovzdanie práce
Krok 1. Pozvite svojho šéfa, aby prediskutoval plán odovzdania
Stretnite sa so svojim šéfom a podrobne prediskutujte, čo musíte počas prechodu urobiť. V závislosti od vašej práce a štýlu vedenia vášho šéfa vás môže požiadať, aby ste počas odovzdávania veľa prispeli, napríklad ak vás požiadajú, aby ste niekoľko dní alebo niekoľko týždňov učili alebo školili náhradného zamestnanca.
- Obvykle musíte pripraviť dokumenty ako dôkaz formálneho odovzdania.
- Diskutujte o tomto pláne so svojim šéfom. Opýtajte sa, do akej miery dúfa, že prispeje a na čo by ste mali počas prechodu uprednostniť.
Krok 2. Vypracujte odovzdávací dokument
Potom, čo podrobne poznáte šéfove očakávania, pripravte si návrh odovzdávacieho dokumentu. Tento dokument okrem toho, že vám pomôže pripraviť sa, obsahuje úlohy a informácie, ktoré je potrebné počas prechodu odovzdať. V odovzdávacom dokumente musia byť zahrnuté nasledujúce položky:
- Podrobné informácie o denných aktivitách, práci a pracovných prioritách.
- Popis dôležitých vecí, ktoré musíte urobiť, a povinností, ktoré je potrebné na vašej súčasnej pozícii splniť.
- Čo sa očakáva od osoby, ktorá vás nahradí.
- Zoznam obsahuje dôležité súbory, ktoré je potrebné predložiť, napríklad dohodu alebo pracovný program.
Krok 3. Dokončite nedokončené úlohy
Ak musíte okamžite zmeniť zamestnanie, pokúste sa dokončiť nedokončenú prácu. Okrem toho, že dosiahnete uspokojenie z tohto úspechu, pomôžete aj druhým začať svoju prácu od nuly. Vďaka tomu budete môcť zanechať pozitívny dojem a vybudovať si dobrú povesť.
- Akokoľvek je to ťažké, pracujte tvrdšie, ak existuje úloha, ktorá sa blíži k termínu.
- Dokončenie novej úlohy, ktorá sa blíži k termínu, môže byť pre ľudí, ktorí ešte nerozumejú zložitostiam, veľmi náročný.
Krok 4. Porozprávajte sa so spolupracovníkmi
Pred prechodným obdobím si vyhraďte čas na diskusiu so svojimi spolupracovníkmi o pláne odovzdania a opýtajte sa, aké sú vaše priority. Ak existuje nový problém, o ktorom neviete, využite túto príležitosť a vyhľadajte informácie a nájdite riešenie.
- Nové problémy zvyčajne nemajú veľký vplyv na krok, ale môžu byť prenesené na osobu, ktorá vás nahradí, ak o tom už viete.
- Využite túto príležitosť a podeľte sa o svoje plány a presúvajúce sa termíny so spolupracovníkmi. Tiež ich informujte o prechodnom období, aby sa mohli pripraviť.
- Musíte povedať svojim spolupracovníkom o svojich pohyblivých plánoch, pretože produktivita práce má počas prechodného obdobia tendenciu klesať.
Krok 5. Pripravte si písomný formálny odovzdávací dokument
Posledným krokom prípravy na prechodné obdobie je predloženie formálneho odovzdávacieho dokumentu. Pri príprave návrhu uveďte zoznam a vysvetlite všetky dôležité informácie a potom ich prediskutujte s nadriadenými a manažmentom, ktorých sa tento plán dotkne. Vyplňte odovzdávacie papiere a pošlite ich svojmu nástupcovi niekoľko dní pred nástupom do práce. Obsah sa môže líšiť v závislosti od úlohy, ale odovzdávací dokument by mal obsahovať aspoň tieto položky:
- Zoznam úloh a harmonogram práce.
- Informácie o prebiehajúcej práci.
- Kalendár obsahuje naplánované aktivity a termíny.
- Informácie o kľúčových slovách a postupy prihlásenia.
- Zoznam kontaktov súvisiacich s prácou.
- Sprievodca prístupom k súborom a adresárom na počítači.
Časť 2 z 3: Prechádzanie prechodom
Krok 1. Urobte si čo najviac času
Potom, čo zamestnanec, ktorý vás nahradil, začne pracovať, možno ste sa nepresťahovali a požiadalo vás, aby ste ho sprevádzali, kým svojej práci nerozumie. Dĺžka prechodného obdobia je neistá, môže ísť o dni alebo týždne. Čím viac času však budete mať, tým viac informácií môžete sprostredkovať.
Aby ste zaistili, že poskytnete úplné informácie a nič vám neutečie, zapojte svojho náhradníka do rôznych denných aktivít
Krok 2. Odošlite dôležité dokumenty priamo
Počas prechodného obdobia budete musieť dôležité údaje a dokumenty odovzdať osobne. Takýmto spôsobom môžete zaistiť, aby sa dôležité veci robili správne a priority boli jasne definované. Navyše, vy dvaja máte ešte čas prediskutovať informácie, ktoré je potrebné prediskutovať ďalej, než sa pohnete.
- Využite túto príležitosť a vysvetlite mu dôležité informácie a môže požiadať o veľmi užitočné veci, aby sa dobre odovzdal.
- Pri diskusii si nájdite čas na poskytnutie prehľadu o pracovnej situácii a vysvetlite kontext rozhovoru, aby vám neunikli žiadne informácie.
Krok 3. Snažte sa poskytnúť pomoc
Ak obaja stále pracujete v jednej kancelárii, buďte ústretoví a iniciatívni. Ak sa vyskytne problém, poskytnite pomoc tým, že identifikujete príčinu a spoločne nájdete riešenie. Noví zamestnanci sa zvyčajne prvé dni cítia nepríjemne alebo nepríjemne a nebudú vás obťažovať položením otázok.
- Dajte jasne najavo, že ste v prípade potreby k dispozícii na poskytnutie podpory a pomoci.
- Obaja sa tak budete môcť navzájom podporovať pri plnení povinností počas prechodu.
Krok 4. Uskutočnite záverečné stretnutie, aby ste prediskutovali odovzdanie
Predtým, ako sa pohnete ďalej a urobíte úplné odovzdanie, dohodnite si stretnutie s osobou, ktorá vás nahradí. Požiadajte ho, aby si pripravil otázky a robil si poznámky o veciach, s ktorými sa stretáva. Toto stretnutie je dobrou príležitosťou na zaistenie porozumenia jeho úlohe a zodpovednosti.
- Na stretnutí je možné prediskutovať všetky záležitosti, ktoré je potrebné ďalej objasniť.
- Podľa toho, kde pracujete, zvážte, či svojho šéfa pozvete na schôdzu alebo nie.
- Musíte svojmu šéfovi povedať, kedy a kde sa schôdza uskutoční. Opýtajte sa ho, či má nejaké návrhy alebo informácie, o ktoré by sa chcel podeliť.
Časť 3 z 3: Príprava dlhodobého plánu rozvoja
Krok 1. Popíšte podporu a školenia poskytované spoločnosťou
Pri odovzdávaní ukážte ochotu prispieť tým, že otvoríte najlepšiu šancu na úspech pre ostatných. Namiesto toho, aby ste sa len vzdali povinností a práce, dajte rady týkajúce sa náhrady, aby sa mohol profesionálne rozvíjať a poskytovať podporu svojmu bývalému šéfovi, aby bol v práci vždy zdravý a úspešný.
- Poskytnite informácie o programe odbornej prípravy týkajúce sa pracovného miesta.
- Keď začnete pracovať, možno ste sa zúčastnili školenia s cieľom prispôsobiť sa a rozšíriť svoje znalosti.
- Nezabudnite tieto informácie odovzdať osobe, ktorá pokračuje vo vašej práci, a povzbudiť ju, aby túto príležitosť využila naplno.
Krok 2. Neignorujte pracovnú kultúru
Ak ešte nejaký čas máte čas na prácu s osobou, ktorá zaujme vaše miesto, nesústreďte sa iba na technické aspekty práce. Každá kancelária má jedinečné pracovné prostredie a kultúru, ktoré môžu byť pre nováčikov zdrvujúce alebo mätúce. Nájdite si čas na vysvetlenie vecí a skutočných kancelárskych situácii.
- Vezmite ho po kancelárii a predstavte ho všetkým zamestnancom.
- Vysvetlite úlohy a zodpovednosti nových a existujúcich zamestnancov.
- Ak ako nový zamestnanec dostane rôzne úlohy alebo sa jeho zodpovednosti a pracovné priority zamerajú na rôzne veci, uistite sa, že tomu starý zamestnanec rozumie.
Krok 3. Poskytnite podrobné kontaktné informácie
Ak chcete pomôcť novému zamestnancovi, povedzte mu, ako vás má kontaktovať, a dajte mu vedieť, že vás môže kontaktovať, ak má vážny problém alebo potrebuje informácie. Nie každý je však ochotný pomôcť potom, čo zmení zamestnanie alebo obsadí novú pozíciu. Väčšinou to ovplyvňujú vzťahy s bývalými nadriadenými.
- Problémy je často možné vyriešiť jednoducho komunikáciou prostredníctvom e -mailu.
- Aj keď ste sa presťahovali, ochota pomôcť urobí dobrý dojem a zlepší vašu povesť.
