Systém ukladania súborov je jedným z dôležitých aspektov správy úhľadnej správy kancelárie. Stanovte najlepšie nastavenie systému ukladania súborov, aby ktokoľvek, kto má oprávnenie na prístup k dokumentu, či už je to niekto iný alebo vy, mohol ľahko nájsť požadovaný dokument. Neadekvátny systém vám sťažuje manipuláciu s dokumentmi, pretože sú často zastrčené alebo stratené, takže pracovný stôl je plný kopy súborov.
Krok
Krok 1. Určte systém ukladania súborov, ktorý chcete použiť
Bez ohľadu na to, ktorý systém si vyberiete, uistite sa, že viete, kam uložiť každý dokument, napríklad podľa toho usporiadaný:
- Abeceda. Tento systém je najvhodnejší, ak je ukladanie súborov vykonávané podľa mena klienta, pacienta alebo zákazníka.
- Predmet alebo kategória. Systém ukladania súborov organizovaný podľa subjektu alebo kategórie je vo všeobecnosti veľmi užitočný, ak je správne spravovaný, ale môže byť veľmi mätúci, ak dokumenty nie sú usporiadané úhľadne.
- Číselné alebo chronologické. Táto možnosť je najlepšia, ak je dokument serializovaný alebo datovaný, napríklad faktúra za nákup alebo potvrdenie o platbe.
Krok 2. V zásuvke na súbory nastavte zavesený priečinok
Závesný priečinok nie je potrebné vyberať zo zásuvky, pretože slúži ako miesto na uloženie kartónového priečinka Manila. Tento priečinok bude zahrnutý v závesnom priečinku a v prípade potreby sa získa.
Krok 3. Zoraďte dokumenty do zväzkov podľa kategórie
Keď stoh dokumentov dosiahne 3-4 cm, rozdeľte ich do podkategórií. Je možné kombinovať viacero stohov tenkých dokumentov a potom definovať nový názov kategórie. Vyberte názov, ktorý vám uľahčí triedenie dokumentov.
Krok 4. Každý stoh vložte do kartónového priečinka z manily a zreteľne ho označte
Ak chcete vytvoriť krajší vzhľad, použite priečinok, ktorý poskytuje miesto na písanie štítkov v strede, namiesto zoradenia.
Krok 5. Manilský kartónový priečinok uložte do zaveseného priečinka
Na uloženie tenkých stohov dokumentov môžete použiť bežný závesný priečinok. Na ukladanie hrubých stohov dokumentov alebo dokumentov, ktoré sú rozdelené do podkategórií, však použite závesný priečinok so štvorcovým dnom. V takom prípade je možné súbory triediť podľa želania, ale najčastejšie používané poradie je abecedné.
Krok 6. Zavesený priečinok označte podľa štítku uvedeného na kartónovom priečinku z manily
Plastový štítok umiestnite úplne vľavo od priečinka, pokiaľ priečinok nemusíte vkladať do skrinky na spisy vo zvislej polohe, aby boli priečinky umiestnené v poradí zľava doprava, nie spredu dozadu. V takom prípade umiestnite plastový štítok vpravo.
Krok 7. Pripravte si zavesené priečinky a náhradné manilské kartónové priečinky, aby ste mohli pridať priečinky, ak existujú dokumenty, ktoré nie je možné zoskupiť do označených priečinkov
Do priečinka nevkladajte príliš veľa alebo príliš málo dokumentov. Zvážte, či je potrebné zmeniť štítky priečinkov a znova ich zoradiť, pretože dokumenty je potrebné zoskupovať do nových kategórií.
Krok 8. Na konci roka vyberte zo šanónu všetky priečinky, označte nové kartónové lepenkové priečinky podľa kategórie a potom ich vráťte späť do závesných priečinkov
Skontrolujte všetky súbory, aby ste zistili, či existujú dokumenty, ktoré je potrebné skombinovať do už dostupných priečinkov, a potom uložte ostatné dokumenty ako archívy.
Tipy
Ak chcete vyrobiť farebné štítky, vytlačte ich pomocou počítača alebo použite inú metódu, aby priečinok vyzeral atraktívnejšie. Keď však musíte vykonať zmeny, napríklad pridať nový priečinok, môžete sa cítiť zmätení, pretože je ťažké vybrať farby alebo ich ručne označiť. Preto použite jednoduchú metódu
Pozor
- Nevytvárajte rôzne kategórie pre dokumenty, ktoré nie je možné zoskupovať do určitých kategórií, pretože vďaka tejto metóde sa dokumenty naďalej hromadia.
- Po určení systému ukladania súborov si zvyšte na pravidelnú správu dokumentov. Vyhraďte si čas na ukladanie súborov na váš stôl každý deň. Nenechajte sa zlákať vložením dokumentov do veľkého košíka, pretože košík sa rýchlo zaplní a stane sa novou hromadou súborov.
