Microsoft Access je program na vytváranie databáz, ktorý umožňuje komukoľvek vytvárať a spravovať databázy. Tento program je vhodný pre malé projekty pre veľké podniky a funguje veľmi vizuálne. Vďaka tomu je vynikajúci na zadávanie údajov, pretože nemusíte pracovať s tabuľkami alebo pracovnými listami. Pozrite sa na prvé kroky uvedené nižšie, aby ste mohli začať naplno využívať program Microsoft Access.
Krok
Časť 1 zo 6: Vytvorenie novej databázy
Krok 1. Kliknite na kartu Súbor a zvoľte „Nové“
Databáza je miesto, kde sú vaše údaje uložené v rôznych formách. Môžete sa rozhodnúť vytvoriť prázdnu databázu alebo si vybrať z existujúcej šablóny.
- Prázdna databáza je štandardnou databázou programu Access a odporúča sa na lokálne použitie. Vytvorenie lokálnej databázy bude zahŕňať tabuľku.
- Webové databázy sú navrhnuté tak, aby boli kompatibilné s webovými zariadeniami Access. Vytvorenie webovej databázy bude zahŕňať tabuľku.
- Šablóny sú databázy, ktoré boli navrhnuté na rôzne použitie. Vyberte si šablónu, ak nechcete tráviť čas navrhovaním databázy.
Krok 2. Pomenujte databázu
Hneď ako vyberiete typ databázy, zadajte jej názov, ktorý bude zodpovedať jej obsahu. To je obzvlášť užitočné, ak budete pracovať s mnohými rôznymi databázami. Do poľa „Názov súboru“zadajte názov svojej databázy. Vyberte „Vytvoriť“a vytvorte nový databázový súbor.
Časť 2 zo 6: Pridávanie údajov do databázy
Krok 1. Určte najlepšiu štruktúru pre svoje údaje
Ak vytvárate prázdnu databázu, budete musieť premýšľať o tom, ako usporiadať údaje a pridať správne dátové štruktúry. V programe Access existujú rôzne spôsoby formátovania údajov a interakcie s nimi:
- Tabuľky - Tabuľky sú hlavným spôsobom ukladania údajov vo vašej databáze. Tabuľky je možné porovnať s pracovnými listami v programe Excel: údaje sú usporiadané do stĺpcov a tabuliek. Import údajov z programu Excel a iných programov na spracovanie čísel je preto jednoduchý proces.
- Formuláre - Formuláre predstavujú spôsob pridávania údajov do databázy. Napriek tomu, že údaje môžete do databázy pridávať priamo v tabuľkách, používanie formulárov urýchli vizuálne zadávanie údajov.
- Správy - Správy sú užitočné na zhrnutie a zobrazenie údajov z vašej databázy. Prehľady sa používajú na analýzu údajov a odpovedanie na konkrétne otázky, napríklad aký veľký bol zisk alebo kde je najviac zákazníkov. Správy sú určené na tlač.
- Dotaz - dotaz je spôsob, akým prijímate a triedite údaje. Môžete ho použiť na zobrazenie konkrétnych záznamov z rôznych tabuliek. Dotazy môžete použiť aj na pridávanie a aktualizáciu údajov.
Krok 2. Vytvorte svoju prvú tabuľku
Ak spustíte prázdnu databázu, začnete s prázdnou tabuľkou. V tejto tabuľke môžete začať zadávať údaje buď ručne, alebo skopírovaním z iného zdroja.
- Každý údaj musí byť uložený vo vlastnom stĺpci (poli), pričom údaje musia byť umiestnené vo vlastnom riadku. Údaje o každom zákazníkovi sú napríklad uložené v riadku, pričom v dostupných poliach sú rôzne informácie o tomto spotrebiteľovi (meno, priezvisko, e -mailová adresa atď.)
- Názvy stĺpcov môžete pomenovať, aby ste jednoduchšie poznali názov každého poľa. Dvojitým kliknutím na hlavičku stĺpca ho premenujete.
Krok 3. Importujte údaje z iných zdrojov
Ak chcete importovať z podporovaného súboru alebo umiestnenia, môžete nastaviť prístup tak, aby akceptoval informácie a pridal ich do vašej databázy. Je to užitočné pri prijímaní údajov z webových serverov alebo iných zdieľaných zdrojov.
- Kliknite na kartu Externé údaje
- Vyberte typ súboru, ktorý chcete importovať. V sekcii „Import a prepojenie“uvidíte niekoľko možností pre typy údajov. Kliknutím na položku Viac zobrazíte ďalšie možnosti. ODBC je skratka pre Open Database Connectivity a zahŕňa databázy ako SQL.
- Prehľadávať umiestnenia údajov. Ak sú údaje na serveri, musíte zadať adresu servera.
- V nasledujúcom okne zvoľte „Zadajte, ako a kam chcete uložiť údaje do aktuálnej databázy“. Vyberte „OK“. Pri importovaní údajov postupujte podľa týchto pokynov.
Krok 4. Pridajte ďalšiu tabuľku
Budete chcieť uložiť rôzne záznamy do rôznych databáz. Vďaka tomu bude vaša databáza fungovať hladko. Môžete mať napríklad tabuľku s informáciami o zákazníkovi a inú tabuľku s informáciami o objednávaní. Tabuľku s informáciami o zákazníkovi potom môžete prepojiť s tabuľkou s informáciami o objednávke.
V sekcii „Vytvoriť“na karte Domov kliknite na tlačidlo „Tabuľka“. Vo vašej databáze sa zobrazí nová tabuľka. Informácie môžete zadávať rovnakým spôsobom ako v prvej tabuľke
Časť 3 zo 6: Správa vzťahov medzi tabuľkami
Krok 1. Pochopte, ako fungujú zámky
Každá tabuľka bude mať pre každý záznam jedinečný primárny kľúč. Access spočiatku vytvorí stĺpec ID, ktorého počet sa zvyšuje s každým záznamom. Tento stĺpec bude fungovať ako „primárny kľúč“. Tabuľky môžu mať aj polia "cudzí kľúč", ktoré sú prepojenými poliami z iných tabuliek v databáze. Prepojené polia budú mať rovnaké údaje.
- Napríklad v tabuľke Objednávky môžete mať pole ID zákazníka na zaznamenanie toho, čo si zákazník objednal. Pre toto pole môžete vytvoriť vzťah s poľom ID v tabuľke Zákazníci.
- Použitie vzťahov medzi tabuľkami pomôže s konzistentnosťou, efektivitou a ľahkým prístupom k vašim údajom.
Krok 2. Kliknite na kartu Nástroje databázy, potom kliknite na tlačidlo Vzťahy v sekcii Vzťahy
Otvorí sa nové okno s ukážkou všetkých tabuliek v databáze. Každé pole sa zobrazí pod názvom každej tabuľky.
Pred vytvorením vzťahu musíte vytvoriť pole pre „cudzí kľúč“. Ak napríklad chcete použiť ID zákazníka v tabuľke Objednávky, vytvorte v tabuľke pole s názvom Zákazník a pole nechajte prázdne. Zaistite, aby bol formát rovnaký ako pole, do ktorého prepájate (napr. Čísla)
Krok 3. Potiahnite pole, ktoré chcete použiť ako cudzí kľúč, do poľa, ktoré ste pre cudzí kľúč vytvorili
V zobrazenom okne kliknite na Vytvoriť a nastavte vzťah medzi poliami. Medzi dvoma tabuľkami spájajúcimi tieto dve polia sa zobrazí riadok.
Pri vytváraní vzťahu začiarknite políčko „Vynútiť referenčnú integritu“. To znamená, že ak sa údaje zmenia v jednom poli, zmenia sa aj údaje v iných poliach. Vďaka tomu budú vaše údaje presnejšie
Časť 4 zo 6: Vytvorenie dopytu
Krok 1. Pochopte úlohu dotazov
Dotazy sú akcie, ktoré vám umožňujú rýchlo prezerať, pridávať a upravovať údaje v databáze. Existuje mnoho typov dotazov, od jednoduchých vyhľadávaní až po vytváranie nových tabuliek na základe existujúcich údajov. Dotazy sú pri vytváraní zostáv dôležité.
Dotazy sú rozdelené do dvoch hlavných typov: výber a akcia. Prvý dotaz sťahuje údaje z tabuľky a môže ich vypočítať, zatiaľ čo druhý môže údaje z tabuľky pridávať, upravovať a odstraňovať
Krok 2. Pomocou Sprievodcu dotazom vytvorte základný výberový dotaz
Ak chcete použiť základný výberový dotaz, krok za krokom vás prevedie Sprievodca dotazom. Sprievodcu dotazom môžete otvoriť na karte Vytvoriť. To vám umožní zobraziť konkrétne polia z tabuľky.
Vytvorenie výberového dopytu s kritériami
Krok 1. Otvorte Query Design
Kritériá môžete použiť na minimalizáciu svojho výberového dotazu a zobrazenie iba potrebných informácií. Ak chcete začať, kliknite na kartu Vytvoriť a vyberte položku Návrh dotazu.
Krok 2. Vyberte svoju tabuľku
Otvorí sa pole Zobraziť tabuľku. Dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť, a potom kliknite na položku Zavrieť.
Krok 3. Pridajte polia, do ktorých sa budú extrahovať údaje
Dvakrát kliknite na každé pole v tabuľke, ktoré chcete pridať do dopytu. Pole sa pridá do zoznamu návrhov.
Krok 4. Pridajte kritériá
Môžete použiť rôzne typy kritérií, napríklad text alebo funkcie. Ak chcete napríklad v poli Cena zobraziť cenu vyššiu ako 50 dolárov, zadajte
=50
na kritériách. Ak chcete zobraziť iba zákazníkov z Veľkej Británie, zadajte
UK
v poli Kritériá.
V každom dotaze môžete použiť viacero kritérií
Krok 5. Kliknutím na „Spustiť“zobrazíte výsledok
Toto tlačidlo je na karte Návrh. Výsledky vášho dopytu sa zobrazia v okne. Dotaz uložíte stlačením klávesov Ctrl+S..
Vytvorenie výberového dopytu s parametrami
Krok 1. Otvorte Query Design
Dotaz s parametrami vám umožňuje nastaviť, aké údaje chcete dostávať pri každom spustení dotazu. Ak máte napríklad databázu zákazníkov z rôznych miest, môžete sa pomocou dotazu s parametrami opýtať, pre ktoré mesto chcete zobrazovať údaje.
Krok 2. Vytvorte dotaz Select a definujte tabuľku
Polia, pre ktoré chcete získať údaje, pridajte do dotazu dvojitým kliknutím na ukážku tabuľky.
Krok 3. Pridajte parametre do sekcie Kritériá
Parametre sú okolo nich označené znakmi „“. Text v zátvorkách sa zobrazí pri dopyte, ktorý sa zobrazí pri spustení dotazu. Ak chcete napríklad požiadať o zadanie mesta, kliknite na bunku Kritériá pre pole Mesto a zadajte
[Ktoré mesto?]
Môžete ukončiť parametre pomocou? alebo:, ale nie s! alebo
Krok 4. Vytvorte dotaz s mnohými parametrami
Na vytvorenie vlastných medzier vo výsledkoch dotazov môžete použiť viacero parametrov. Ak je napríklad vašim preferovaným poľom Dátum, výsledky medzi konkrétnymi dátumami môžete získať zadaním kódu> Medzi [Počiatočný dátum:] A [Koncový dátum:]. Po spustení dotazu dostanete dve výzvy.
Vytvorenie dotazu na vytvorenie tabuľky
Krok 1. Kliknite na kartu Vytvoriť a vyberte položku Návrh dotazu
Pomocou dotazu môžete načítať konkrétne údaje z existujúcej tabuľky a vytvoriť novú tabuľku s týmito údajmi. Je to veľmi užitočné, ak chcete rozdeliť konkrétnu časť databázy alebo vytvoriť formulár pre konkrétnu časť databázy. Najprv vytvoríte pravidelný výberový dotaz.
Krok 2. Vyberte tabuľku, z ktorej chcete načítať údaje
Dvakrát kliknite na tabuľky. V prípade potreby môžete vybrať viac tabuliek naraz.
Krok 3. Vyberte pole, z ktorého chcete načítať údaje
V ukážke tabuľky dvakrát kliknite na každé pole, ktoré chcete pridať. Toto pole bude pridané do vášho zoznamu dopytov.
Krok 4. Nastavte kritériá
Ak chcete do poľa zadať určité údaje, nastavte ho v sekcii Kritériá. Podrobnosti nájdete v časti „Vytvorenie výberového dopytu s kritériami“.
Krok 5. Otestujte svoj dotaz, aby ste sa uistili, že výsledky zodpovedajú vašim potrebám
Pred vytvorením tabuľky spustite dotaz, aby ste sa uistili, že načítava správne údaje. Upravte kritériá a polia, kým nezískate správne údaje.
Krok 6. Uložte dotaz stlačením klávesov Ctrl+S
Dotaz sa zobrazí v navigačnom rámci v ľavej časti obrazovky. Kliknutím na dotaz ho znova vyberiete a kliknite na kartu Návrh.
Krok 7. Kliknite na „Vytvoriť tabuľku“v časti „Typ dopytu“
Zobrazí sa okno so žiadosťou o nový názov tabuľky. Zadajte názov tabuľky a kliknite na tlačidlo OK.
Krok 8. Kliknite na položku Spustiť
Vaša nová tabuľka bude vytvorená na základe vami vytvoreného dotazu. Tabuľka sa zobrazí v navigačnom rámci v ľavej časti obrazovky.
Vytvorenie doplnkového dopytu
Krok 1. Otvorte dotaz, ktorý bol vytvorený predtým
Na pridanie údajov do existujúcej tabuľky z inej tabuľky môžete použiť príkaz Pripojiť. Je to užitočné, ak potrebujete pridať údaje do tabuľky, ktorú ste vytvorili pomocou dotazu na vytvorenie tabuľky.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Pripojiť na karte Návrh
Tým sa otvorí okno Pripojiť. Vyberte tabuľku, do ktorej chcete pridať údaje.
Krok 3. Podľa potreby zmeňte kritériá dopytu
Ak napríklad vytvoríte tabuľku s kritériami „2010“v poli „Rok“, zmeňte ju na rok, ktorý chcete pridať, napríklad „2011“.
Krok 4. Nastavte, kam chcete pridať údaje
Uistite sa, že ste nastavili správne polia pre každý stĺpec, do ktorého pridávate údaje. Pomocou vyššie uvedených zmien by sa napríklad údaje mali pridať do poľa Rok v riadku „Pripojiť k“.
Krok 5. Spustite dotaz
Na karte Návrh kliknite na „Spustiť“. Dotaz bude vykonaný a údaje budú pridané do tabuľky. Potom môžete pridať tabuľku a skontrolovať, či boli údaje zadané správne.
Časť 5 zo 6: Vytváranie a používanie formulárov
Krok 1. Vyberte tabuľku, pre ktorú chcete vytvoriť formulár
Formuláre vám umožňujú rýchlo a jednoducho zobrazovať údaje v každom poli a pohybovať sa medzi položkami a vytvárať nové položky. Formuláre sú veľmi dôležité, ak zadávate údaje dlhší čas, pretože mnohým ľuďom je používanie jednoduchšie ako tabuľkám.
Krok 2. Kliknite na tlačidlo Formulár na karte Vytvoriť
Automaticky sa tak vytvorí formulár na základe polí v tabuľke. Access vytvára polia dostatočnej veľkosti, ale môžete ľubovoľne meniť veľkosť a presúvať prvky vo formulári.
- Ak nechcete, aby sa vo formulári zobrazovali určité polia, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte príkaz Odstrániť.
- Ak má vaša tabuľka vzťah, pod každým záznamom sa zobrazí riadok údajov, ktorý zobrazuje prepojené údaje. To vám umožní jednoduchšie upravovať prepojené údaje. Každý predajca vo vašej databáze môže mať napríklad k svojmu záznamu priradené údaje o zákazníkoch.
Krok 3. Prejdite na svoj formulár
Smerové tlačidlá v spodnej časti sú užitočné na pohyb medzi položkami. Polia vo formulári budú pri prechode medzi položkami vyplnené vašimi údajmi. Na prechod na prvý alebo posledný záznam môžete použiť tlačidlá v rohu.
Krok 4. Tabuľku použijete kliknutím na tlačidlo Dátový list
Toto tlačidlo je vľavo hore a umožní vám začať meniť obsah údajov pomocou formulára.
Krok 5. Zmeňte zadané položky
Môžete upraviť text v celom poli pre každý záznam a zmeniť tak existujúce údaje v tabuľke. Vykonané zmeny sa okamžite zobrazia v tabuľke a prepojených údajoch.
Krok 6. Pridajte nový záznam
Kliknutím na tlačidlo „Pridať záznam“v blízkosti navigačných tlačidiel vytvoríte nový záznam na konci riadka. Polia môžete použiť na zadanie údajov do prázdnych políčok v tabuľke. Toto je ľahký spôsob pridávania informácií namiesto použitia zobrazenia tabuľky.
Krok 7. Po dokončení uložte formulár
Uistite sa, že ste formulár uložili stlačením klávesov Ctrl + S, aby ste k nemu mali prístup neskôr. Formulár sa zobrazí v navigačnom rámci v ľavej časti obrazovky.
Časť 6 zo 6: Vypracovanie správy
Krok 1. Vyberte tabuľku alebo dotaz
Prehľady vám umožnia zobraziť súhrn vašich údajov. Prehľady sa často používajú pre mzdové a dodacie správy a dajú sa prispôsobiť ľubovoľnému použitiu. Správy načítavajú údaje z tabuliek alebo dotazov, ktoré ste vytvorili.
Krok 2. Kliknite na kartu Vytvoriť
Vyberte typ prehľadu, ktorý chcete vytvoriť. Existuje niekoľko spôsobov, ako vytvárať správy. Access vám môže generovať prehľady automaticky a môžete tiež vytvárať vlastné prehľady.
- Správa - Toto vygeneruje automatický prehľad so všetkými údajmi z vášho zdroja. Neexistuje tu žiadne zoskupenie údajov, ale pre malé databázy môže byť tento typ správy vhodný pre vaše potreby.
- Prázdna správa - Vytvorí sa prázdna správa, do ktorej môžete ľubovoľne vyplniť údaje. Môžete si vybrať z dostupných polí a vytvoriť si vlastný prehľad.
- Sprievodca zostavou - Sprievodca vytvorením správy vás prevedie procesom vytvárania zostavy, umožní vám vybrať a zoskupiť údaje a formátovať údaje.
Krok 3. Vyberte zdroj údajov pre prázdnu správu
Ak sa rozhodnete generovať prázdnu zostavu, musíte vybrať zdroj údajov. Najprv kliknite na kartu Usporiadať a vyberte položku Hárok vlastností. Alebo môžete tiež stlačiť Alt+Enter.
Kliknite na šípku nadol vedľa položky Zdroj záznamu. Zobrazí sa zoznam vašich tabuliek a dopytov. Vyberte tabuľku alebo dotaz a pre zostavu sa vyberú vaše možnosti
Krok 4. Pridajte polia do správy
Keď budete mať zdroje, môžete do svojho prehľadu pridať polia. Kliknite na kartu „Formátovať“a potom na „Pridať existujúce pole“. Vpravo sa zobrazí zoznam polí.
- Kliknite a presuňte polia, ktoré chcete pridať do rámca návrhu. Záznam sa zobrazí vo vašej správe. Keď pridáte ďalšie polia, automaticky sa nastavia s existujúcimi poliami.
- Veľkosť poľa môžete zmeniť kliknutím na jeho roh a potiahnutím myšou.
- Odstráňte pole zo správy kliknutím na jeho názov a stlačením klávesu Odstrániť.
Krok 5. Zoskupte svoje správy
Zoskupenie vám umožňuje rýchlo spracovať informácie zo zostáv, pretože súvisiace údaje sú už usporiadané. Môžete napríklad chcieť zoskupiť predaj podľa regiónu alebo podľa predajcu. Zoskupenie vám to umožní.
- Kliknite na kartu Návrh a potom na položku Zoskupiť a zoradiť.
- Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek v poli, ktoré chcete zoskupiť. V ponuke vyberte položku „Skupinové zapnutie“.
- Pre skupinu bude vytvorená hlava. Názvy hlavičiek môžete prispôsobiť skupinám štítkov.
Krok 6. Uložte a zdieľajte správu
Hneď ako bude vaša správa dokončená, môžete ju uložiť a zdieľať alebo vytlačiť ako akýkoľvek iný dokument. Pomocou zostáv môžete zdieľať správy o výkonnosti s investormi, kontaktné informácie o pracovníkoch a ďalšie.
Tipy
Program Microsoft Access sa otvorí v režime „Backstage View“, ktorý ponúka možnosti ponuky, ktoré vám umožňujú otvoriť databázu, vytvoriť novú databázu alebo pristupovať k príkazom na úpravu databázy
Pozor
Niektoré funkcie v Accesse nie sú vždy k dispozícii, v závislosti od typu databázy, ktorú vytvárate. Napríklad nemôžete zdieľať počítačovú databázu na webe a niektoré funkcie pre stolné počítače, ako napríklad počet dotazov, nie sú vo webovej databáze k dispozícii
== Zdroj ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
