Či už ste vedúcim pracovníkom spoločnosti, manažérom alebo rodičom, ktorý zostáva doma, schopnosť delegovať zodpovednosti je dôležitou schopnosťou zvýšiť vašu efektivitu. Delegovanie však môže byť náročné - musíte byť pevný a dôverovať osobe, na ktorú delegujete svoje povinnosti. Tento článok vám pomôže vysporiadať sa s akýmikoľvek obavami, ktoré môžete mať pri delegovaní, a potom vás prevedie skutočným procesom delegovania práce múdro a s rešpektom.
Krok
Časť 1 z 2: Vstúpte do správneho myslenia
Krok 1. Odložte svoje ego nabok
Najväčšou prekážkou delegovania je veta „Ak chcete, aby sa niečo robilo správne, potom to musíte urobiť sami“. Tiež nie ste jediným človekom na svete, ktorý to dokáže správne pochopiť. V tejto chvíli ste možno jediným človekom, ktorému sa to podarí, ale ak si nájdete čas na školenie niekoho, možno to pochopí aj správne. Ktovie - možno to zvládnu rýchlejšie alebo lepšie ako vy a nie je to len niečo, čo musíte prijať, ale dokonca o to musíte požiadať.
Uvažujte logicky a realisticky - dokážete túto prácu vykonávať sami? Musíte pracovať na smrť, aby ste vyvážili túto prácu a svoje vlastné zodpovednosti? Ak je to tak, mali by ste byť pripravení delegovať časť svojej práce. Nebojte sa byť zahanbený alebo nedostatočný len preto, že s niečím potrebujete pomôcť - v skutočnosti sa stanete efektívnejším pracovníkom tým, že získate pomoc, keď ju potrebujete
Krok 2. Prestaňte čakať, kým vám niekto ponúkne pomoc
Ak sa zdráhate delegovať prácu, môžete trpieť miernym mučeníckym syndrómom - môžete byť zdrvení a často sa čudujete, prečo nikto neponúka pomoc. Buďte k sebe úprimní - keď vám ľudia ponúknu pomoc, odmietnete ich, len aby ste boli zdvorilí? Tajne sa pýtaš, prečo netrvajú? Máte pocit, že ak by boli vaše polohy obrátené, pomohli by ste im s búšiacim srdcom? Ak ste odpovedali „áno“, musíte sa naučiť preberať „kontrolu“nad svojimi okolnosťami. Dostať pomoc, ktorú potrebujete - nečakajte, kým k vám príde, pretože sa to nikdy nemôže stať.
Mnoho ľudí zabúda na to, čo prežívajú iní ľudia, a nemôžete ich zmeniť. Zabudnite na všetky možné sklamania z ľudí, ktorí neponúkajú pomoc; majte na pamäti, že je vašou úlohou hovoriť o tom, čo potrebujete
Krok 3. Na žiadosti o pomoc sa nepozerajte negatívne
Mnohým ľuďom je nepríjemné požiadať o pomoc. Môžete sa cítiť previnilo, ako keby ste zaťažovali niekoho iného, alebo sa hanbiť, pretože si myslíte (z nejakého dôvodu), že by ste všetko mali zvládnuť sami. Môžete byť na tento boj hrdí a považovať to za dôkaz, že ste ušľachtilá ľudská bytosť (ďalší prejav mučeníckeho syndrómu). Ak vnímate žiadosť o pomoc ako formu slabosti, musíte na to zabudnúť rýchlo Na druhej strane: pokúšať sa robiť všetko sám je znakom slabosti v tom zmysle, že to znamená, že nemáte realistický pohľad na svoje schopnosti.
Krok 4. Naučte sa dôverovať druhým
Ak sa bojíte delegovať, pretože si nemyslíte, že to ostatní dokážu tak dobre ako vy, majte na pamäti dve veci: za prvé, takmer každý sa môže v niečom stať dobrým s dostatočnou praxou a za druhé, nemusí mať talent na všetko.. Keď delegujete prácu, uvoľníte tým nielen čas pre seba - ale zároveň dáte svojmu pomocníkovi príležitosť precvičiť si novú zručnosť alebo vykonať novú úlohu. Buďte trpezliví - postupom času bude váš pomocník pravdepodobne schopný vykonávať delegovanú prácu rovnako ako vy. Pokiaľ práca, ktorú plánujete delegovať, nie je veľmi dôležitá, môže byť pre vášho pomocníka dobré, ako ju po čase urobiť dobre. Ak je práca veľmi dôležitá, dvakrát si ju delegujte!
Aj keď prácu, ktorú chcete delegovať, robíte najlepšie, uvedomte si, že delegovanie práce vám umožňuje venovať sa svojmu času aj iným veciam. Ak ste najlepším zamestnancom v kancelárii, ktorý robí dosť monotónnu montáž pevného disku, ale máte pripravenú dôležitú prezentáciu, potom je v poriadku prenechať túto úlohu internej strane. Radšej budete uprednostňovať ťažké úlohy - neľutujte sa pri delegovaní jednoduchých, opakujúcich sa úloh, keď máte dôležitejšie veci na práci
Časť 2 z 2: Účinné delegovanie
Krok 1. Spustite úlohu
Prvý krok je najťažší, ale najdôležitejší. Musíte mať odvahu požiadať niekoho, aby vám pomohol (alebo ak ste šéfom, nech vám niekoho pomôže.) Nebojte sa toho - pokiaľ ste zdvorilí, milí a priateľskí, Nie som drzý len preto, že som niekoho iného požiadal o pomoc. Snažte sa byť priateľskí a milí, pričom svoju žiadosť berte vážne.
- Ak si nie ste istí, ako prinútiť niekoho iného, aby urobil niečo za vás, pokúste sa udržať veci krátke a sladké. Povedzte niečo ako: „Hej, môžem s tebou chvíľu hovoriť? Môžete mi pomôcť zostaviť obrovskú hromadu pevných diskov, ktoré práve dorazili. Nemôžem to urobiť sám, pretože dnes som mimo kancelárie. Môžete pomôžete mi? "tlačte na človeka, ale uistite sa, že je potrebná jeho pomoc.
- Opýtajte sa a (pravdepodobne) dostanete. Nebojte sa delegovať, pretože si myslíte, že to bude znieť neslušne alebo pôsobivo. Pozrite sa na to týmto spôsobom - ako sa cítite, keď vás ľudia požiadajú o pomoc? Cítite sa urazený a urazený? Alebo chcete (spravidla) pomôcť? Možno ste si vybrali to druhé!
Krok 2. Neberte odmietnutie osobne
Niekedy vám ľudia jednoducho nevedia pomôcť - smutná vec, ale pravdivá. Príčin môže byť mnoho - najčastejším je, že človek, ktorého žiadate o pomoc, je veľmi zaneprázdnený prácou. Neber si to príliš osobne - to, že niekto pre teba v tej chvíli niečo nemôže (alebo neurobí) neznamená, že ťa nenávidí. Obvykle preto, že sú zaneprázdnení alebo leniví - nič viac.
Ak vás odmietnu, zvážte svoje možnosti - zvyčajne môžete zdvorilo trvať na tom, že budete potrebovať pomoc od tejto osoby (zvyčajne to funguje, ak ste šéf alebo niekto v úrade), môžete skúsiť požiadať niekoho iného alebo môžete prácu urobiť sám. Ak potrebujete pomoc, nebojte sa vybrať prvú možnosť alebo obe
Krok 3. Delegujte ciele, nie postupy
Toto je kľúč k tomu, aby ste sa nestali nočnou morou mikro-manažéra. Stanovte jasné štandardy, aké výsledky chcete, a ukážte osobe, ako na to, ale povedzte, že to môže urobiť tak, ako chce, pokiaľ je to urobené dobre a včas. Poskytnite im dostatok času nielen na učenie, ale aj na experimentovanie a inovácie. Netrénujte ich ako robot; trénujte ich ako ľudskú bytosť - niekoho, kto sa prispôsobí a zlepší sa.
Je to tiež múdre, pretože vám to zaberie čas a zníži úzkosť. Chcete využiť voľný čas na ďalšie dôležitejšie veci, nie vždy sa starať o pokrok svojho pomocníka. Pamätajte si, že prácu delegujete na zníženie stresu - nie na pridanie stresu
Krok 4. Pripravte sa na výcvik svojho pomocníka
Vždy by ste si mali vyhradiť čas na to, aby ste svojho pomocníka naučili, ako vykonávať delegovanú úlohu, aj keď je to jednoduchá vec. Nezabudnite, že proces, ktorý sa vám zdá priamy a jednoduchý, nemusí byť taký jednoduchý ako pre niekoho, kto ho nikdy predtým nerobil. Buďte pripravení nielen na to, že svojho pomocníka prevediete prácou, ktorú ste delegovali, ale buďte trpezliví aj s akýmikoľvek otázkami, ktoré môžu vzniknúť.
Čas, ktorý strávite školením záchranárov, berte ako múdru dlhodobú investíciu. Keď si vyhradíte čas na správnu výučbu svojho pomocníka, budete mať v budúcnosti voľný čas namiesto toho, aby ste trávili čas opravovaním svojich chýb
Krok 5. Na dokončenie úlohy prideľte dostatočné zdroje
Možno máte k dispozícii zdroje, ktoré sú potrebné na dokončenie úlohy, ale osoba priradená k úlohe k nim nemusí mať prístup. Veci, ako sú údaje chránené heslom, špeciálne nástroje a niektoré nástroje, môžu byť nevyhnutné pre dokončenie práce, preto sa uistite, že váš pomocník má všetko, čo je potrebné k úspechu.
Krok 6. Pochopte, že váš pomocník môže robiť iba jednu vec naraz
Keď vám váš pomocník pomáha, neplní si svoje bežné povinnosti. Nezabudnite, že rovnako ako vy, aj váš pomocník môže mať nabitý program. Opýtajte sa sami seba - akú prácu by vyhradili alebo delegovali, aby od vás prácu vykonali? Uistite sa, že poznáte odpoveď pri najbližšom delegovaní úlohy na niekoho.
Krok 7. Buďte trpezliví
Osoba, ktorú delegujete, urobí chyby, keď sa naučí vykonávať novú úlohu. Je to súčasť procesu učenia. Naplánujte si to. Nedelegujte úlohy za predpokladu, že to daný človek zvládne perfektne, pokiaľ nebude mať osvedčenú prácu. Ak práca nevyjde podľa očakávania, pretože váš kolega nemôže úlohu zvládnuť dokonale, potom ste na vine vy, nie on. Buďte zdrojom svojho pomocníka a delegovaná práca môže byť pre neho skôr učebnou skúsenosťou, než odstrašovaním ľudí.
Keď niekoho školíte, aby niečo robil, investujete. Najprv vás to spomalí, ale z dlhodobého hľadiska to zvýši produktivitu na základe vášho prístupu k pozitívnemu a realistickému správaniu
Krok 8. Pripravte sa na problémy
Vytvorte si záložný plán a buďte pripravení konať, ak sa niečo pokazí. Zistite, čo sa stane, ak cieľ alebo termín zmeškáte. Neočakávané prekážky a výzvy sa neustále vyskytujú, či už ste v kancelárii alebo doma - niekedy môže technika zlyhať. Nechajte svojho pomocníka uveriť, že ak sa niečo stane, pochopíte to a pomôžete im dodržať termín - nenechávajte ich len v ťažkej situácii.
Robiť to je tiež múdre v sebeckom zmysle - ak sa váš pomocník bojí obvinenia, strávi viac času odstraňovaním jeho nedostatkov, než robením svojej práce
Krok 9. Odmeňte svojho pomocníka, ak je to hodné
Delegovanie úloh na niekoho je dôležité, ak máte viac povinností. Je to však kontraproduktívne, keď delegujete úlohu, necháte svojho pomocníka, aby za ňu tvrdo pracoval, a potom získate kredit sami. Oceňujte a chváľte úsilie ostatných, ktorí pracujú vo vašom mene.
Uistite sa, že zakaždým, keď dostanete kompliment za svoju prácu, ktorému pomohol niekto iný, uvediete aj meno osoby, ktorá vám pomohla
Krok 10. Povedzte „Ďakujem
„Keď pre vás niekto niečo urobí, je dôležité poďakovať mu, uznať dôležitosť jeho pomoci a dať pomocníkovi vedieť, že si ho váži. V opačnom prípade budete pôsobiť nevďačne, aj keď to neurobíte. t. Pamätajte si, že ľudia vám nedokážu čítať myšlienky. Ľudia budú viac ako radi, že im ponúknu pomoc, ak sa budú cítiť ocenení.
