Práca a podnikanie, najmä v kancelárskom prostredí, vyžadujú určitú úroveň spolupráce. Napríklad dôležité rozhodnutia často vyžadujú viac z pohľadu jedného jednotlivca a vo všeobecnosti si úspech dôležitého zamestnania vyžaduje odbornosť viacerých ľudí. Schôdze sú spôsobom, ako vytvoriť štruktúrovanú a organizovanú spoluprácu, ale bez účelu alebo kontroly sa schôdze môžu stať príliš dlhými a neefektívnymi. Vedieť plánovať, pripravovať a viesť schôdze môže znamenať rozdiel medzi efektívnym a časovo náročným stretnutím.
Krok
Časť 1 z 3: Príprava na stretnutie
Krok 1. Diskutujte o nadchádzajúcom stretnutí s účastníkmi
Keď zistíte, že budete predsedať nadchádzajúcemu stretnutiu, jednou z prvých vecí, ktoré by ste mali urobiť, je venovať trochu času rozhovorom s ľuďmi, ktorí sa ho zúčastnia (obzvlášť dôležitými ľuďmi a ľuďmi na vysokej úrovni). Opýtajte sa, či je na stretnutí niečo konkrétne, o čom by chceli diskutovať. Zaznamenajte si ich odpovede a pri písaní agendy ich používajte ako sprievodcu.
Opýtať sa účastníkov, čo by chceli prediskutovať, je múdry krok, a to nielen kvôli tomu, aby ste mali jednoduchšie napísanie programu, ale tiež ich zapojenie do procesu schôdze ešte pred začiatkom schôdze. Ľudia sa častejšie zúčastňujú stretnutí a venujú im pozornosť, keď vedia, že sa budú diskutovať o problémoch, ktoré sú pre nich dôležité
Krok 2. Napíšte a zdieľajte program
Program schôdze je užitočný nielen pre vedúceho schôdze, ale aj pre prítomných hostí. Program obsahuje užitočné informácie o stretnutí, napríklad kedy, kde a kto sa zúčastní. Najdôležitejšie je, že program tiež načrtáva témy diskusie, o ktorých sa má diskutovať, aby sa každý mohol pripraviť. Program odošlite pred samotným stretnutím - čím dôležitejšie je stretnutie, tým skôr by ste mali program odoslať.
Jedna vec, ktorú by ste mali zaradiť do programu, je odhadovaný časový limit pre každú diskusiu. Hrubý harmonogram načrtnutý skôr vám môže uľahčiť nastavenie schôdze podľa plánu. Aj keď niektoré udalosti vo vašom programe budú trvať dlhšie (a iné rýchlejšie), rozvrh vám uľahčí organizáciu a úpravu celkového času
Krok 3. Urobte si malý prieskum na tému predchádzajúcich diskusií a stretnutí
Ľudia, ktorí sa zúčastňujú schôdze, nemusia vedieť všetky informácie o téme, o ktorej sa chystáte diskutovať - niektorí sa možno nezúčastnili posledného stretnutia, zatiaľ čo iní možno zabudli. Je pre vás ako predsedu schôdze dobré poznať doterajšiu históriu diskusie. Skúste sa porozprávať s ľuďmi, ktorí sa predtým zúčastnili dôležitých schôdzí, aby ste zistili všetky nevyriešené problémy, aby ste ich mohli prediskutovať na schôdzi. Budete tiež potrebovať zápisnicu z posledného stretnutia od úradníka, ktorý si poznámky uchováva, aby vám pomohol zorganizovať vaše plány.
Zápisnice z predchádzajúcich stretnutí môžu byť pre vás ako vodcu dôležitým zdrojom. Zápisnica sumarizuje diskusie a rozhodnutia, ku ktorým došlo počas posledného stretnutia, takže všetky dôležité informácie nájdete relatívne rýchlo a jednoducho. Možno budete musieť spolu s programom zdieľať dôležité zápisy zo schôdzí s účastníkmi
Krok 4. Pripravte si miesto stretnutia vopred
V deň stretnutia sa musíte uistiť, že miestnosť alebo miesto, ktoré sa bude používať, je čisté, upratané a pripravené na umiestnenie účastníkov schôdze. Musíte zaistiť, aby všetky súčasti technológie schôdze (ako sú prezentácie, projektory, vizuálne zariadenia atď.) Fungovali správne a pripravené na použitie - technická neporiadok môže strácať drahocenný čas a narúšať hladký priebeh schôdze.
Ak používate elektronickú prezentáciu (napríklad PowerPoint atď.), Urobte si čas a zoznámte sa s diaľkovým ovládaním alebo kliknutím, ktoré sa použije v prezentácii. Určite nechcete strácať čas flákaním sa s týmito ovládačmi pri diskusii o dôležitých problémoch
Časť 2 z 3: Pôsobenie ako vedúci počas stretnutí
Krok 1. Otvorte schôdzu oficiálne
Keď vyprší naplánovaný čas a sú prítomní všetci účastníci (alebo aspoň všetci dôležití účastníci), upozornite všetkých v miestnosti. Predstavte sa ako vedúci a aký je účel stretnutia. Nastavte časový rámec tak, že uvediete, kedy sa vaša plánovaná schôdza končí - môžete mať dlhú alebo krátku schôdzu, ale uvedenie časového limitu vopred pomôže udržať schôdzu včas. Ak sa niektorí z účastníkov nepoznajú, nájdite si čas na krátke prečítanie mien účastníkov a predstavenie dôležitých účastníkov.
Je potrebné poznamenať, že niektoré podniky a organizácie majú prísne a pravidelné postupy na otváranie a vedenie stretnutí. Existuje napríklad niekoľko organizácií, ktoré otvárajú schôdze klepaním kladivom
Krok 2. Poskytnite relevantné zhrnutia predchádzajúcich stretnutí
Na začiatku stretnutia, ktoré je súčasťou dlho prebiehajúceho projektu, musíte poskytnúť stručné informácie o projekte poskytnutím rýchleho zhrnutia udalostí alebo rozhodnutí z predchádzajúceho stretnutia. Nie všetci účastníci vedia o téme diskusie toľko ako vy, takže tento krok môže byť užitočný pri zefektívnení a zefektívnení schôdze.
- Namiesto toho, aby ste sami zhrnuli výsledky predchádzajúcich schôdzí, možno budete chcieť požiadať tajomníka alebo úradníka schôdze, ktorý si robí poznámky, aby si prečítal zápisnice z predchádzajúcich stretnutí, aby zhrnutie formálne pôsobilo.
- Mali by ste tiež zvážiť prečítanie dôležitej korešpondencie alebo správ, ku ktorým došlo po predchádzajúcom stretnutí.
- Je potrebné poznamenať, že ak poskytnete účastníkom kópie zápisnice/korešpondencie, ich prečítanie nemusí byť potrebné.
Krok 3. Umožnite dôležitým účastníkom informovať o všeobecnej situácii
Ďalej pozvite ľudí s príslušnými znalosťami, aby vás informovali o novom vývoji, ktorý nastal od posledného stretnutia. Môže to byť čokoľvek - napríklad nové problémy, ktorým čelí podnik alebo organizácia, zmeny v personáli, vývoj projektu a zmeny v stratégii, o ktorých je možné diskutovať tu. Účastníci stretnutia chcú tiež počuť o výsledkoch konkrétnych akcií prijatých v dôsledku predchádzajúcich stretnutí.
Krok 4. Dokončite všetky nedokončené obchody
Ak existujú nevyriešené problémy a rozhodnutia, ktoré neboli prijaté z posledného stretnutia, pokúste sa ich pred diskusiou o nových problémoch vyriešiť. Čím dlhšie bude predchádzajúce vydanie pozastavené, tým menej účastníkov bude chcieť zaň prevziať zodpovednosť, preto sa pokúste počas stretnutia definovať a vyriešiť všetky nedokončené záležitosti. V zápisnici z predchádzajúceho stretnutia sú zvyčajne nedokončené záležitosti konkrétne označené ako „nerozhodné“alebo „predložené na ďalšiu diskusiu“.
- V závislosti od kultúry a predpisov, v ktorých pracujete, môže mať vaša firma alebo organizácia špecifické postupy rozhodovania-napríklad účastníkom schôdze môže stačiť dosiahnuť väčšinový konsenzus alebo možno skupina ľudí na najvyššej úrovni má za úlohu urobiť všetky rozhodnutia. rozhodnutie.
- Majte na pamäti, že niektoré veci sú príliš veľké na to, aby ste ich mohli dokončiť počas schôdze. Na dlhodobý priebeh nedokončených projektov nemusíte myslieť. V tejto chvíli však musíte predložiť rozhodnutie alebo projekt, ktorý si vyžaduje akciu.
Krok 5. Diskutujte o novom obchode
Ďalej príďte s novými problémami, obavami a problémami, o ktorých je potrebné diskutovať. To sú veci, ktoré prirodzene vyplývajú z vývoja, ktorý nastal medzi predchádzajúcimi a súčasnými stretnutiami. Pokúste sa od účastníkov získať konkrétne a definitívne rozhodnutia - čím viac vecí necháte bez odpovede, tým viac nevyriešených problémov si prinesiete na ďalšie stretnutie.
Krok 6. Prečítajte si záver stretnutia
Potom, čo ste vyriešili všetky svoje staré a súčasné problémy, vyhraďte si čas na prečítanie záveru schôdze pre všetkých prítomných. Vytvorte zoznam všetkých rozhodnutí, ktoré boli prijaté jednotlivo, a v prípade potreby popíšte konkrétne opatrenia, ktoré by účastníci mali prijať pred ďalším stretnutím.
Tento krok je zásadný - je to vaša posledná šanca zaistiť, aby všetci odchádzali zo stretnutia s presným vedomím, kde projekt stojí a čo sa od neho očakáva
Krok 7. Na záver položte základy pre ďalšie stretnutie
Nakoniec uveďte, o čom sa bude diskutovať na nasledujúcom stretnutí, a keď ste začali s plánovaním, povedzte, kedy a kde sa stretnutie bude konať. Účastníkom to pomôže vytvoriť pocit kontinuity od jedného dôležitého projektu alebo rozhodnutia k ďalšiemu a poskytne im časový rámec na pokračovanie alebo dokončenie úlohy, ktorá im bola pridelená.
Stojí za zmienku, že nemusíte plánovať ďalšie stretnutie, ak ste na aktuálnom stretnutí pokryli všetky staré a nové problémy. Ak je však dostatok nevyriešených problémov, ktoré si vyžadujú ďalšiu diskusiu, alebo ak chcete vidieť pokrok v konkrétnom projekte, môže byť vhodné ďalšie stretnutie
Časť 3 z 3: Vedenie stretnutí efektívne
Krok 1. Usmerňujte diskusiu, ale nedominujte jej
Jednou z vašich úloh vedúceho schôdze je udržať hladký priebeh diskusie. Vašou úlohou nie je ponúknuť názor na všetky problémy alebo sa uistiť, že diskusia prebieha podľa pevného plánu. Musíte mať flexibilitu. Nechajte ostatných účastníkov voľne hovoriť a umožnite vzniku nových tém diskusie, aj keď nie sú na programe. Možno budete musieť tému ukončiť nenápadne alebo zmeniť konkrétnu tému diskusie, aby bola diskusia na dobrej ceste, ale nemali by ste mať pocit, že by ste museli ovládať všetky aspekty schôdze. Stretnutia sú predsa procesom spolupráce.
Počas schôdze venujte pozornosť svojmu programu. Ak je schôdza mimo programu, možno budete musieť niektoré témy diskusie preskočiť alebo ich odložiť na neskôr. Nebojte sa to urobiť, ak je diskutovaná téma veľmi dôležitá
Krok 2. Povzbuďte všetkých účastníkov, aby sa zúčastnili
Ako vedúci schôdze je vašou úlohou zaistiť otvorené a produktívne stretnutie. Ak si všimnete, že niektorí účastníci, ktorí majú znalosti súvisiace s diskutovaným problémom, nie sú otvorení skupine, povzbudzujte ich, aby sa porozprávali. Nemusíte ich vyzývať ani im priamo telefonovať-stačí povedať niečo ako: „Myslím si, že odbornosť pani Mithy tu bude užitočná“a je to skvelý spôsob, ako zapojiť do schôdze menej aktívnych členov.
Krok 3. Uistite sa, že každý rozumie tomu, o čom sa diskutuje
Je ťažké si zapamätať, že každý, kto sa zúčastňuje stretnutia, má rovnakú skúsenosť alebo znalosti o téme diskusie. Aby ste zaistili, že účastníci na stretnutí strávia svoj čas múdro, využite príležitosť na stručné zjednodušenie zložitého problému alebo témy. Účastníci, ktorí tieto informácie nepoznajú, to určite ocenia.
Krok 4. Neignorujte ťažké alebo trápne otázky
Ak takéto otázky nekontroluje kompetentný vedúci, stretnutie bude neproduktívne. Skúste zaistiť, aby boli na stretnutí prediskutované všetky dôležité otázky, o ktorých chcete diskutovať. Nedovoľte účastníkom, aby prehodili vinu alebo poskytli vágne ospravedlnenie za nevyriešené problémy. Skúste objasniť a získať odpovede na problémy, o ktorých nikto nechce diskutovať. Napriek tomu, že to účastníci nechcú, sú to otázky, ktoré si musíte zodpovedať, aby bolo stretnutie účinné.
Zaistite, aby boli zaznamenané všetky dôležité rozhodnutia (ak máte úradníka alebo príjemcu poznámok, delegujte túto úlohu na nich). Ak sa musíte stretnúť s ťažkými otázkami, budete sa chcieť uistiť, že sú vaše odpovede dobre zdokumentované
Krok 5. Sledujte svoj čas
Existuje dôvod, prečo majú stretnutia zlú povesť-pre väčšinu ľudí sú stretnutia časovo náročnou aktivitou. Aby ste sa vyhli príliš dlhému stretnutiu, použite svoju vodcovskú silu, aby bola diskusia v pohybe. Nebojte sa odložiť niektoré nedôležité problémy alebo konverzácie na nasledujúcu diskusiu, ak stretnutie vyzerá, že bude trvať dlhšie, ako ste čakali. Musíte byť pripravení a ochotní prispôsobiť rozvrh tak, aby nebol plytvaný časom žiadneho účastníka.
