Osvedčenie o zamestnaní (alebo list o overení zamestnania) je formálna korešpondencia, ktorú zvyčajne zamestnávateľ napíše žiadajúcej strane s cieľom overiť pracovnú históriu zamestnanca. Na žiadosť o pôžičku, prenájom nehnuteľnosti, žiadosť o nové zamestnanie alebo z iných dôvodov na overenie pracovnej histórie je spravidla potrebný doklad o zamestnaní. Pri písaní potvrdenia o zamestnaní vysvetlite, kto ste, poskytnite úprimný súhrn povinností zamestnanca a overte si zamestnanie. Tento certifikát musí používať profesionálny hlavičkový papier, poskytovať kontaktné informácie a podpis. Prečítajte si nižšie uvedené pokyny a zistite, ako vytvoriť kompletný a presný doklad o zamestnaní.
Krok
Časť 1 z 2: Príprava na napísanie pracovného osvedčenia
Krok 1. Zamyslite sa nad tým, prečo píšete potvrdenie o zamestnaní
Obsah a tón jazyka listu závisia od príjemcu. V prípade finančných inštitúcií používajte profesionálny jazyk a zahrňte finančné informácie (napr. Platy, provízie, zvýšenia a bonusy). Na druhej strane, ak píšete potvrdenie o zamestnaní pre zamestnanca, ktorý sa uchádza o nové zamestnanie, tón jazyka môže byť neformálnejší a nemusíte uvádzať finančné informácie.
Pochopením jeho účelu a rozsahu môžete napísať list, ktorý vyhovuje potrebám príjemcu
Krok 2. Zamyslite sa nad tým, kto by to mal napísať
Osvedčenie o zamestnaní je spravidla napísané nadriadeným. V tejto situácii vás zamestnanec požiada ako zamestnávateľa o napísanie pracovného listu na konkrétne účely. Na druhej strane zamestnanci môžu napísať list o zamestnaní za seba. V tejto situácii to ako zamestnanec napíšete sami a potom požiadate šéfa, aby ho podľa potreby podpísal alebo zmenil. Pokiaľ je to možné, zamestnávateľ by to mal napísať v mene zamestnanca, nie naopak.
- Ak ste šéf, ktorý píše listy zamestnancom, môžete ich štruktúrovať podľa vlastných špecifikácií a ovládať v nich správy. Ako zamestnávateľ je navyše list, ktorý píšete, považovaný za pravý a úprimný. Hlavnou prekážkou je však čas. Ako šéf máte samozrejme nabitý program, pričom príprava tohto listu bude nejaký čas trvať. Z tohto dôvodu sú osvedčenia o zamestnaní zvyčajne krátke a stručné, aby ste nemrhali príliš veľa času, najmä ak ste to už urobili.
- Ak ste zamestnanec a sám píšete, môžete určiť, ktoré informácie chcete odovzdať príjemcom, a nemusíte si nájsť čas na zdieľanie myšlienok so svojim šéfom. Navyše, šéf tiež nie je zaťažený časom, ktorý je potrebné poskytnúť na jeho napísanie (ak si to napíšete sami, šéf môže byť rád, pretože to nemusí robiť sám). Šéf však musí vždy podpísať a existuje možnosť, že sa vám to bude zdráhať po prečítaní obsahu vášho listu. Ak je to tak, mali by ste to buď prepísať, alebo ho presvedčiť, aby to napísal sám za vás.
Krok 3. Zhromaždite potrebné informácie
Keď poznáte príjemcu a kto bude list písať, musíte v liste zhromaždiť požadované informácie.
- Ak ste šéf, porozprávajte sa so zamestnancom, aby zistil, čo chce zahrnúť. Diskutujte o tom, kto je príjemca, aký je účel listu, aké špecifikácie je potrebné zahrnúť a kedy by mal byť odoslaný.
- Ak ste zamestnanec a píšete list sami, všetky potrebné informácie už sú k dispozícii, mali by ste sa však najskôr porozprávať so šéfom a opýtať sa, aký list očakáva. To zaistí, že napíšete list, ktorý je v súlade so špecifikáciami zamestnávateľa, a dostanete jeho podpis.
Časť 2 z 2: Písanie potvrdenia o zamestnaní
Krok 1. Použite hlavičkový papier spoločnosti
Na oficiálnom hlavičkovom papieri spoločnosti napíšte potvrdenie o zamestnaní. Ak ste šéf, tento papier môžete použiť zadarmo. Ak ste zamestnanec, najskôr sa opýtajte, či ich môžete využiť. Oficiálny hlavičkový papier spoločnosti certifikuje váš list a prinúti príjemcu veriť jeho obsahu.
Ak nemáte oficiálny hlavičkový papier, môžete hlavičky listov vytvoriť pomocou počítača. Hlavička by mala obsahovať názov spoločnosti, adresu, telefónne číslo a e -mailovú adresu. Uveďte tiež informácie o autorovi listu (a názve) a dátume napísania listu
Krok 2. List adresátovi adresujte čo najkonkrétnejšie
Ak poznáte meno príjemcu, adresujte ho priamo dotknutej osobe. Ak neviete, kto ju bude čítať, adresujte ju organizácii s predmetom s popisom obsahu listu.
- Ak napríklad poznáte adresu a meno príjemcu, napíšte ho tesne pod hlavičku. Nasledujte vhodným pozdravom, napríklad „Vážený [pán Sudirman]“.
- Ak neviete, komu je list adresovaný, pošlite ho na príslušné oddelenie s predmetom správy popisujúcim obsah listu. Pokiaľ ide napríklad o list finančnej inštitúcii s cieľom získať pôžičku, môžete poslať list na svoju miestnu pobočku s predmetom: „Popis zamestnanca pre žiadosť o pôžičku“. Pokračujte pozdravom, ako napríklad „Komu to záleží“.
Krok 3. Popíšte, kto ste
V prvom odseku odseku vysvetlite, kto ste a účel napísania listu. Uveďte svoju pozíciu, dĺžku služby a ako dlho poznáte zamestnanca, ktorý o certifikát požiadal. Ak ste zamestnanec, ktorý sám píše, píšte tak, ako keby list prišiel od vášho šéfa, pretože to bude on, kto ho podpíše.
Napríklad: „Volám sa Budi Jatmiko a som zástupcom vedúceho marketingu a predaja v spoločnosti PT. ABC. V spoločnosti PT. ABC pracujem 12 rokov a tohto zamestnanca poznám sedem rokov. Za posledné tri roky mám bol priamym nadriadeným zamestnanca. “
Krok 4. Vykonajte overenie
Nasledujúci odsek obsahu sumarizuje prácu zamestnanca vrátane dátumu nástupu do zamestnania, titulu, či je zamestnanie dočasné alebo trvalé a či tam zamestnanec stále pracuje. Tento odsek poskytuje v prípade potreby finančné informácie zamestnancov.
- Napríklad: „Tento list je potvrdením, že zamestnanec tu skutočne pracuje. Pracoval v PT. ABC sedem rokov, od 7. septembra 2003. Zastáva pozíciu zástupcu riaditeľa predaja, čo je trvalá pozícia na PT. ABC. Do 7. januára 2011 stále pracuje s touto pozíciou v PT. ABC. “
- Ďalší príklad: "Tento list potvrdzuje, že zamestnanec pracoval sedem rokov v spoločnosti PT. ABC. Príslušná osoba pracovala v spoločnosti PT. ABC od 7. septembra 2003 do 7. januára 2011. Zastával funkciu zástupcu obchodného riaditeľa v spoločnosti PT. ABC "Pracoval ako stály zamestnanec sedem rokov v spoločnosti PT ABC s platom 35 miliónov IDR mesačne."
Krok 5. Zhrňte povinnosti zamestnanca
Tento odsek popisuje povinnosti zamestnanca, ktoré sú v pracovnom liste veľmi potrebné pre zamestnancov, ktorí sa uchádzajú o iné zamestnanie. Napriek tomu, že potvrdenie o zamestnaní nie je odporúčacím listom, nie je nič zlého na tom, ak zaradíte pozitívne hodnotenie zamestnanca. Tieto dodatočné informácie posilnia vašu povesť zamestnávateľa a pomôžu zamestnancom pri hľadaní nového zamestnania, majetku alebo pôžičiek.
Napríklad: „Povinnosti zamestnanca v PT. ABC sú tieto: Zodpovedný za predaj radiátorov v oblasti Bogor a jeho okolí. Zastáva manažérsku pozíciu a je zodpovedný za motiváciu tímu siedmich až deviatich ľudí. Musí zaistiť spokojnosť zákazníkov, riešenie sťažností zákazníkov a každé tri mesiace hlásiť priebeh predaja ústrediu. “
Krok 6. Vyhnite sa citlivým alebo nezákonným informáciám o zamestnancoch
Existujú ustanovenia o tom, čo môže byť zahrnuté v referenciách o zamestnaní a iných vyhláseniach potenciálnym zamestnávateľom. Existuje ustanovenie, že informácie o zamestnancoch môžete uvádzať iba s príslušným povolením. Existuje tiež pravidlo, že môžete zverejniť akékoľvek informácie o príslušnom zamestnancovi, pokiaľ sú čestné a v dobrej viere. Pred zverejnením citlivých informácií si overte, čo je prijateľné a vhodné zahrnúť v súlade so sociálnou vhodnosťou a platnými zákonmi.
Krok 7. Zadajte svoje kontaktné informácie
Posledný odsek by mal obsahovať vaše kontaktné informácie (na zamestnávateľa). Tieto informácie sú potrebné, ak má príjemca akékoľvek otázky. Uistite sa, že uvediete, že vás príjemca môže kontaktovať.
Napríklad: „Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete viac informácií, neváhajte ma kontaktovať na čísle (021) 21215555 alebo na [email protected].“
Krok 8. Podpíšte a odošlite
Hneď ako bude list napísaný, ukončite ho pozdravom, podpíšte ho a dajte ho zamestnancovi, ktorý oň požiadal, alebo ho pošlite príjemcovi sami.
- Zatvorte list s pozdravom „S pozdravom“.
- Pripojte svoj podpis, celé meno a funkciu.
- Pridajte oficiálnu alebo overovaciu pečiatku, ktorú zvyčajne používajú spoločnosti pre tento typ listu.
Tipy
- Niektoré postupy podávania žiadostí o víza vyžadujú, aby ste si v prípade udelenia víza zapísali pozíciu, na ktorej bude zamestnanec vykonávať. Možno budete musieť vysvetliť dôležitosť práce zamestnanca, ktorý žiada o vízum.
- Niektorí zamestnávatelia požiadajú zamestnanca, aby vypracoval list, ktorý potom podpíše. Ak požiadate zamestnancov, aby napísali svoje vlastné, pred podpisom si ich dôkladne prečítajte.
- Niektoré spoločnosti majú na overenie zamestnania pridelenú konkrétnu osobu a existujú aj spoločnosti, ktoré majú konkrétnu šablónu. V prípade pochybností sa obráťte na oddelenie ľudských zdrojov.
Pozor
- Finančné informácie zadajte iba vtedy, ak o to zamestnanec požiada. Ak ste zamestnanec a list píšete sami, môžete zadať toľko informácií, koľko potrebujete.
- Nezadávajte osobné údaje o zamestnancoch, pokiaľ to nedovolia.
- Ak zamestnanec, ktorý požiadal o potvrdenie o zamestnaní, už s vami nepracuje, neuvádzajte dôvody odchodu, aj keď neexistuje žiadny prípad alebo problém.
