Účet je zoznam cien za predaný tovar alebo poskytnuté služby. Microsoft Word vám umožňuje vytvárať faktúry s existujúcimi šablónami alebo s vlastným dizajnom. Nasledujúce kroky vás prevedú vytváraním faktúr v programe Word 2003, 2007 a 2010.
Krok
Metóda 1 z 1: Sťahovanie hotových šablón
Krok 1. Vytvorte nový dokument
Aj keď hotová šablóna nie je novým dokumentom, začnite účtovať tak, ako keby ste vytvárali nový dokument.
- V programe Word 2003 vyberte v ponuke Súbor položku „Nové“.
- V programe Word 2007 kliknite na tlačidlo Office v ľavom hornom rohu okna a potom v ponuke Súbor vyberte položku „Nové“.
- V programe Word 2010 kliknite na kartu Súbor a potom vyberte možnosť Nové zo zoznamu možností v ľavej časti okna.
- Neklikajte na nový panel s nástrojmi v programe Word 2003 alebo na tlačidlo nové na paneli s nástrojmi rýchleho prístupu v programe Word 2007/2010. Tlačidlo umožňuje iba vytvoriť nový dokument so šablónou Normal.dot alebo Normal.dotx. Túto metódu použite, ak chcete vytvoriť účet z prázdneho dokumentu.
Krok 2. Nájdite požadovanú šablónu
- Vo Worde 2003 a 2007 vyberte Faktúry z možnosti „Dostupné šablóny balíka Office“v ľavej časti podokna úloh Nový dokument. Vyberte typ šablóny zo zoznamu v strednom okne a potom vyberte jednu zo zobrazených šablón fakturácie.
- V programe Word 2010 vyberte v sekcii Dostupné šablóny balíka Office.com Šablóny faktúry. Dvakrát kliknite na priečinok so šablónami, ktorý chcete vytvoriť, a potom vyberte jednu zo zobrazených šablón fakturácie.
Krok 3. Stiahnite si šablónu kliknutím na tlačidlo „Stiahnuť“v strede obrazovky
Potom môžete vo vyúčtovaní vykonať zmeny s informáciami dostupnými v spodnej časti tohto článku. Po vykonaní zmien uložte poplatok.
K šablónam fakturácie pre Word a Excel máte prístup aj priamo z webovej stránky spoločnosti Microsoft na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Uistite sa, že ste vybrali príslušné faktúra. s vašou verziou programu Word
Krok 4. Druhý spôsob:
Vytváranie faktúr z prázdnych dokumentov
Krok 5. Vytvorte účtovaciu hlavu
Zapíšte si názov svojej spoločnosti a zadajte príslušný popis „Fakturácia“. Môžete napríklad uviesť zoznam „Ponuky“, ak dokument slúži iba ako cenová ponuka, nie ako faktúra.
- Môžete zahrnúť hlavičku v hornej časti stránky alebo použiť funkciu hlavičky programu Word. Ak používate funkciu hlavičky programu Word a predpokladáte, že vyúčtovanie presiahne jeden list, môžete použiť možnosť Odlišná prvá stránka na zobrazenie úplných hlavičiek na prvej stránke a súhrnných nadpisov na ďalších stranách.
- Názov spoločnosti musí byť napísaný rovnakým písmom ako ostatné materiály vašej spoločnosti.
- Fakturačný výpis musí byť napísaný v dostatočne veľkej veľkosti, aby ho príjemca dokumentu identifikoval.
Krok 6. Napíšte dátum fakturácie v blízkosti hornej časti dokumentu, napravo od fakturačného výpisu
Nie je však potrebné uvádzať taký veľký dátum ako popis.
Word má funkciu automatického dátumu, ktorá vám môže vložiť dnešný dátum. Aj keď je to celkom užitočné, nepoužívajte túto funkciu pre faktúry odoslané elektronicky, pretože dátum sa pri otvorení dokumentu bude stále meniť. Aj keď sa dátum uchovávania nezmení, pri fakturácii sa zistí, kedy ste dostali platbu, dátum na faktúre
Krok 7. Očíslite faktúru
Toto číslo by sa malo objaviť aj v hornej časti účtu. Číslovanie účtov vám uľahčí sledovanie vašich účtov, ak máte otvorených viac účtov. Svoj účet môžete číslovať dvoma spôsobmi:
- Globálne číslovanie nesúvisiace s klientom. Všetky fakturačné dokumenty tak môžete uložiť do jedného priečinka.
- Špeciálne číslovanie pre každého klienta. Toto číslovanie použite, ak chcete pre každého klienta vytvoriť samostatný priečinok. Do fakturačného čísla môžete chcieť zahrnúť časť klientskeho mena, napríklad „Swithin1“.
Krok 8. Zobrazte adresu odosielateľa a príjemcu
Na faktúru uveďte svoju adresu a meno, ako aj adresu klienta.
Vaše kontaktné informácie by mali obsahovať názov spoločnosti, meno príjemcu, adresu klienta a v prípade potreby telefónnu, faxovú a e-mailovú adresu
Krok 9. Zapíšte si fakturačné údaje
Funkcia tabuľky v programe Microsoft Word vám uľahčuje vytváranie riadkov a stĺpcov pre fakturačné informácie, ako je množstvo položky, popis položky/služby, jednotková cena/servisný poplatok a celková cena za zakúpenú položku.
Funkcia tabuľky v programe Word vám tiež umožňuje vykonávať výpočty. Namiesto ručného výpočtu celkovej ceny zakúpenej položky môžete množstvo jednoducho vynásobiť cenou. Potom môžete vypočítať všetky medzisúčty a nájsť celkový účet
Krok 10. Napíšte celkový účet na pravú stranu účtu, tesne pod cenu za položku
Celkové vyúčtovanie môžete zvýrazniť tučnejším písmom, aby sa zobrazilo jednoduchšie.
Ak účtujete daň z obratu, ukážte medzisúčet všetkých tovarov/služieb, potom napíšte vyúčtovanú daň a vľavo od daňovej hodnoty zadajte percento dane. Potom pod ňu napíšte celkový účet
Krok 11. Zahrňte pravidlá platby
Pravidlá platby môžete zobraziť v hornej alebo dolnej časti fakturačných informácií. Bežne používaným pravidlom platby je „zaplatiť, keď príde účet“. „splatné do 14 dní“, „splatné do 30 dní“alebo „splatné do 60 dní“.
V spodnej časti účtu by ste mohli chcieť uviesť poznámku s vysvetlením, ako zaplatiť, všeobecné informácie alebo klientovi s poďakovaním za používanie vašej služby
Krok 12. Uložte zmenku s názvom, ktorý je ľahko zrozumiteľný a opisuje typ faktúry
Môžete tiež zahrnúť názov spoločnosti, fakturačné číslo a meno klienta.
Tipy
- Po uložení dokladu o faktúre môžete doklad použiť ako šablónu na vytvorenie ďalšej faktúry pomocou funkcie „Nové z existujúcej“pri vytváraní novej faktúry. Faktúry môžete uložiť aj vo formáte šablóny.dot alebo.dotx pre budúce použitie.
- Ďalším spôsobom zobrazenia faktúr a ďalších informácií je vytvorenie zošita programu Microsoft Excel a vloženie odkazu na súbor z faktúry vo formáte Word. Keď aktualizujete zošit, zmeny sa zobrazia kliknutím pravým tlačidlom myši na prilepený list a výberom položky „Aktualizovať odkaz“.
