Ak pracujete ako učiteľ alebo spisovateľ technických príručiek, pokyny si budete musieť samozrejme písať každý deň. Pre väčšinu ľudí však môže byť napísanie jasných pokynov náročné. Dôležitý krok môžete preskočiť, pretože predpokladáte, že to čitateľ urobí automaticky, alebo ho zamieňate s mnohými akciami, ktoré sú súčasťou jedného kroku. Aby ste mohli písať jasné pokyny, musíte najskôr vedieť, ako úlohu splniť. Vezmite svojho sprievodcu doslova, aby ste sa uistili, že čitateľovi pomôže úlohu dokončiť.
Krok
Časť 1 z 3: Pochopenie úloh
Krok 1. Zhromaždite potrebné materiály
Pred napísaním sprievodcu by ste sa mali zoznámiť so zahrnutou úlohou. Pripravte si všetky potrebné nástroje a vybavenie a usporiadajte ich v poradí, v akom sa používajú.
Napíšte všetko, čo potrebujete. Pri písaní príručky bude možno potrebné uviesť zoznam všetkých spotrebných materiálov a materiálov potrebných na splnenie úlohy
Krok 2. Dokončite súvisiacu úlohu sami
Aj keď sa vám podarí splniť súvisiacu úlohu sami niekoľkokrát, je dobré pri písaní sprievodcu úlohu znova zopakovať, aby vám nič neuniklo.
- Ak úlohu dobre poznáte, možno budete chcieť použiť skratku. Pri písaní príručky vám určite neuniknú žiadne kroky alebo informácie.
- Predstavte si, že pre niekoho píšete recept. Ak toto jedlo varíte často, možno budete môcť odhadnúť potrebné ingrediencie jednoduchým pohľadom na ne. Iní ľudia však samozrejme potrebujú presný počet dávok týchto zložiek.
Krok 3. Vytvorte podrobný obrys
Pri plnení úloh si chvíľu poznamenajte, čo ste urobili. Pomôže vám to napísať sprievodcov v logickom poradí. Ak budete robiť úlohu pri písaní krokov, budete presne vedieť, čo je potrebné urobiť a kedy ju dokončiť.
Krok 4. Definujte svoje publikum
Spôsob, akým je príručka napísaná, je možné prispôsobiť typu ľudí, ktorí budú čítať vašu príručku a budú sa ňou riadiť. Ako napísať príručku pre teenagerov sa bude líšiť od dospelých.
Ovplyvňuje to aj dôvody publika na dokončenie úlohy. Cieľ študenta pracujúceho na projekte je určite odlišný od cieľa dospelého, ktorý chce dokončiť svoju prácu
Krok 5. Vytvorte stručný úvod
Tento úvod čitateľovi povie, čo sa dá urobiť a aké budú výsledky pri plnení úlohy. Uvedomte si, že väčšina ľudí úvod vynechá, alebo si ho prelistuje. Nevkladajte preto do úvodu dôležité informácie alebo varovania.
- Ak napríklad píšete návod na výrobu sendvičov z arašidového masla a želé, môžete stručne spomenúť, že sendviče s arašidovým maslom a želé sú dobrou a jednoduchou možnosťou na detské obedy a popoludňajšie občerstvenie.
- Ak máte pocit, že by ste do svojho úvodu mali zahrnúť varovanie, je dobré ho zahrnúť do jedného z krokov v prípade, že čitateľ váš úvod zmešká.
Časť 2 z 3: Písanie sprievodcu
Krok 1. Rozdeľte úlohu na malé kroky
Každý krok by mal obsahovať jednu akciu. Ak máte na jeden krok viac ako jednu alebo dve vety, pokúste sa ich rozdeliť na kratšie a jednoduchšie kroky.
Napísali ste napríklad návod, ako venčiť psa. Krok, ktorý hovorí „Dajte obojok psovi okolo krku a zaviažte vodítko“je kombinovaný krok, ktorý pozostáva z dvoch činností: pripevnenie vodítka a zaviazať opraty. Ako prvý krok teda napíšte „vodítko okolo krku psa“a ako druhý krok „dajte vodítko na vodítko“.
Krok 2. Každý krok začnite akčným slovom
Každý napísaný krok musí byť uskutočniteľný. Pomocou slovies presne označte, akú akciu je potrebné vykonať na dokončenie kroku v úlohe.
- Zostrojte svoje vety, aby ste niekomu povedali, čo má robiť, nie to, čo potrebuje vedieť.
- Povedzme napríklad, že píšete sprievodcu o tom, ako venčiť psa a jedným krokom je úprava veľkosti vodítok. V tomto kroku je fráza „skontrolujte veľkosť vodítok“alebo „zmerajte svojmu psovi krk“pravdepodobnejšia než iba „Poznáte veľkosť svojich vodítok“.
Krok 3. Sledujte logický pokrok
Predpokladajme, že sa čitateľ dostane do práce bezprostredne po prečítaní prvého kroku. Čitateľ spravidla neprečíta kroky sprievodcu do konca. Ak existujú informácie, ktoré musí čitateľ vedieť na dokončenie úlohy, zahrňte tieto informácie do krokov sprievodcu.
- Ak v konkrétnom kroku existuje nebezpečenstvo, zahrňte do tohto kroku varovanie. Nevkladajte varovanie do úvodu alebo na koniec príručky, keď bude neskoro.
- Zahrňte vhodné pokyny, aby čitatelia vedeli, či kroky urobili správne. Môžete napríklad napísať „Vodítka majú správnu veľkosť, ak môžete vkĺznuť dvoma prstami medzi zadnú časť obojku a krk psa.“
Krok 4. Vyberte si slová opatrne
Používajte jednoduchý jazyk, ktorému každý porozumie. Mali by ste sa vyhnúť používaniu žargónu alebo odborných výrazov. Ak musíte použiť odborný výraz, urobte ho krátky a jednoduchý.
Ak napríklad píšete návod na podanie žaloby, možno budete musieť zahrnúť právne podmienky. Najprv napíšte jednoduché vysvetlenie a potom pokračujte technickými výrazmi použitými v teste
Krok 5. Používajte kladné slovesá
Obvykle je dobré napísať, čo musí čitateľ urobiť, aby úlohu dokončil, a nie to, čo nemá robiť. Keď si človek prečíta sprievodcu, jeho myseľ sa zameria na dokončenie úlohy. Ak začnete s vecami, ktoré by nemali robiť, môžu byť zmätení a robiť to, čo by nemali.
Ak napríklad píšete sprievodcu o tom, ako venčiť psa, môžete napísať „uistite sa, že je vodítko správne pripevnené“alebo „upravte obojok, aby správne sedel“, a nie „vodítko nenasadzujte“. príliš tesný “alebo„ Nenoste príliš tesný obojok. “príliš úzky."
Krok 6. Napíšte v druhej osobe
Použitím slova „vy“oslovte svojich čitateľov priamo, aby neboli zmätení. Keď použijete slovo „vy“, čitatelia budú vedieť, čo je potrebné urobiť na dokončenie úlohy, bez toho, aby museli hádať.
Ak napríklad napíšete „páčka musí byť stlačená“, nútite čitateľa uhádnuť, kto by mal páku stlačiť. Fráza „musíte stlačiť páčku“alebo dokonca „stlačiť páčku“nenechá čitateľa na pochybách
Krok 7. Zahrňte alternatívy
Niekedy existuje viac spôsobov, ako vykonať jeden alebo viac krokov. Spolu s krokmi zahrňte aj alternatívy, aby si čitatelia mohli vybrať spôsob, ktorý uprednostňujú.
Ak napríklad píšete návod na výrobu sendviča s arašidovým maslom a želé, zahrňte alternatívnu náplň, napríklad „Mandľové maslo pre ľudí s alergiou na arašidy“
Krok 8. Zahrňte obrázok, ak to pomôže
Existuje jedno príslovie, ktoré znie takto: „Jeden obrázok je lepší ako tisíc slov“. Ak chcete vytvoriť jasné pokyny, obrázky alebo diagramy niekedy čitateľom uľahčia porozumenie poskytnutým pokynom.
Ak chcete získať ďalšie technické rady, uistite sa, že obrázok môže čitateľovi jasne pomôcť a že pôsobeniu na obrázok nebránia nástroje ani ruky
Časť 3 z 3: Testovanie vytvorených príručiek
Krok 1. Usporiadajte svojho sprievodcu do sekcií
Zložité úlohy majú viac ako jednu časť. Ak píšete sprievodcu pre veľkú úlohu, ktorá má niekoľko menších častí, rozdeľte ich na samostatné časti.
- Ak číslujete sprievodcov, priraďte ku každej sekcii číslo. Po prečítaní každej časti bude čitateľ cítiť úspech.
- Aj keď vaša úloha nemá časti, ktoré je možné ovládať iba čiastočne (polo-nezávislé), rozdeľte ju na časti, ak má úloha niekoľko krokov. Tak nebude čitateľ zahltený počtom krokov v sprievodcovi.
Krok 2. Skúste postupovať podľa sprievodcu, ktorý ste napísali
Ak sa nemôžete riadiť písomnými pokynmi vy, nebude to robiť ani ktokoľvek iný. Požiadajte priateľa, aby si prečítal sprievodcu a dodržal ho, a spýtajte sa ho, či v ňom nie sú časti, ktoré ho mätú.
Sprievodcu možno budete musieť niekoľkokrát otestovať, najmä ak je váš sprievodca dlhý alebo zložitý
Krok 3. Starostlivo upravte svojho sprievodcu
Překlepy a gramatické chyby kazia zrozumiteľnosť sprievodcu, takže je ťažké ho sledovať. Prečítajte si sprievodcu tam a späť, aby ste sa uistili, že nie sú žiadne chyby.
Ak si nie ste istí svojimi editačnými schopnosťami, požiadajte priateľa, aby si skontroloval vášho sprievodcu
Krok 4. Zahrňte zoznam potrebných nástrojov a materiálov
Najmä ak zadanie vyžaduje špeciálne nástroje alebo materiály, tento zoznam bude pre čitateľa veľkým prínosom. Tento zoznam umiestnite na začiatok príručky, aby si čitateľ mohol pred začatím úlohy zhromaždiť všetky nástroje a materiály.
Predstavte si, že píšete recept. Recepty vždy obsahujú všetky ingrediencie a nástroje na varenie potrebné na začiatku. Tak budete môcť všetko zhromaždiť pred varením
Krok 5. Poskytnite príslušné varovania
Pri testovaní príručky môžete objaviť skryté nebezpečenstvá, ktoré neboli odhalené pri prvom písaní príručky. Varujte čitateľov, aby sa mohli chrániť pred týmto nebezpečenstvom.
