Cítite sa ohromení tým, že musíte v obmedzenom čase splniť nespočetné množstvo povinností? Osobné a profesionálne povinnosti, ktoré sa navzájom prekrývajú, sú náchylné vyvolať stres, najmä ak vás extrémna zaneprázdnenosť často núti zabudnúť na niečo dôležité. Aby ste tomu zabránili, prečo neskúsiť zostaviť úhľadný a dobre zorganizovaný zoznam úloh? Prostredníctvom tohto zoznamu môžete jednoduchšie nastaviť priority, sledovať nedokončené úlohy a zvyšovať každodennú produktivitu.
Krok
Časť 1 z 3: Zhrnutie podrobností o činnosti
Krok 1. Vyberte najvhodnejšie médium
Ak pristupujete k telefónu viac, ako je váš program, skúste si v aplikácii telefónu zapísať zoznam úloh. Na druhej strane, ak sa nechcete celý deň pozerať na obrazovku telefónu alebo počítača, skúste si to zapísať na papier alebo špeciálnu agendu. Ak to nie je prispôsobené vašim preferenciám, je pravdepodobné, že zoznam úloh bude menej účinný.
V skutočnosti existujú aplikácie ako Any.do, Wunderlist a Vreckové zoznamy, ktoré si môžete stiahnuť a používať na efektívnejšiu správu svojich každodenných aktivít
Krok 2. Vytvorte zoznam všetkého, čo potrebujete na vykonanie
Aranžmán je možné naplniť menej dôležitými vecami, ako napríklad „Kúpeľ“, alebo dôležitými vecami, ako napríklad „Dokončovací materiál na prezentáciu budúci týždeň“alebo „Hľadám darček k narodeninám pre mamu budúci mesiac“. Ako vidíte, tri úlohy sú rôzneho charakteru, dôležitosti a trvania. V tejto fáze sa neponáhľajte s ich kategorizáciou; stačí si napísať všetky úlohy, zodpovednosti alebo činnosti, ktoré vás napadnú.
- Pokojne si na papier napíšte všetko, čo vás napadne. Pocítite tým väčšiu úľavu a zároveň pomôžete nezabudnúť na žiadne povinnosti.
- Tento zoznam je váš hlavný zoznam úloh.
Krok 3. V prípade potreby požiadajte ostatných o pomoc
Po zostavení zoznamu aktivít, ktoré je potrebné dokončiť, sa rozhodnite, či požiadate ostatných o pomoc. V skutočnosti by ste nemali váhať požiadať niekoho iného o pomoc, ak sa cítite skutočne preťažení alebo máte veľmi obmedzený čas! Vyhnite sa nutkaniu zvládať veci sami! Ak môže byť úloha delegovaná na niekoho iného, pokojne to urobte!
Časť 2 z 3: Riadiace činnosti
Krok 1. Zoskupte úlohy uvedené v hlavnom zozname do kategórií
Môžete napríklad vytvoriť kategórie „zodpovednosť v práci“a „zodpovednosť doma“. Pomôže vám to lepšie zamerať pozornosť a energiu na každú úlohu. Môžete napríklad ušetriť viac času tým, že nebudete musieť kontrolovať kategóriu „zodpovednosť doma“, keď ste v práci.
Ak chcete maximalizovať produktivitu, predstavte si, že všetky svoje úlohy umiestnite do uličky pred seba. Akonáhle to urobíte, pokúste sa odstrániť rušivé zvuky a zamerajte svoju pozornosť na konkrétny súbor úloh. Inými slovami, prestaňte sa v ten deň starať o zbytočné úlohy alebo povinnosti
Krok 2. Vytvorte si zoznam aktivít iba na jeden deň
Pomôže vám to zvládnuť svoje povinnosti podľa ich priorít. Navyše sa tiež nebudete cítiť zaťažení, pretože „nemáte“povinnosti, ktoré je potrebné splniť zajtra, budúci týždeň alebo dokonca budúci mesiac! Zamerajte sa na to, čo môžete stihnúť do 24 hodín. V ideálnom prípade by počet aktivít, ktoré by ste mali absolvovať za jeden deň, nemal prekročiť desať alebo dokonca päť aktivít.
- Ak neviete, kde začať, skúste si urýchliť spánok. Aké úlohy je potrebné v túto hodinu skutočne vykonať? Hneď ako ho nájdete, pridajte si ho do zoznamu priorít!
- Hlavný zoznam úloh použite ako referenciu pre svoje každodenné úlohy. Po vytvorení zoznamu úloh alebo dennej úlohy sa ihneď zbavte svojho hlavného zoznamu úloh!
Krok 3. Odhadnite trvanie každej úlohy alebo zodpovednosti
Uvažujte realisticky! Ak netrávite dostatok času alebo ste príliš posadnutí tým, aby ste každú úlohu vykonali čo najrýchlejšie, je väčšia pravdepodobnosť, že vás napadne väčší stres. Verte mi, nebudete môcť produktívne pracovať, ak budete neustále zmätení. Zmerajte preto objektívne a realisticky trvanie každej úlohy a na základe tohto odhadu naplánujte rozvrh aktivít.
Medzi každou zodpovednosťou nechajte asi 10-15 minút. V skutočnosti sa skutočne nemôžete bez prestávky presúvať z jednej úlohy do druhej, však?
Krok 4. Vytvorte si zoznam úloh, aby vyzeral zaujímavejšie
Aj keď sa to zdá menej dôležité, tieto akcie môžu skutočne zmeniť váš pohľad na zoznam úloh pozitívnejším smerom! Skúste napísať alebo napísať zoznam úloh vo svojej obľúbenej farbe, prilepiť ho na zaujímavú farebnú lepenku alebo si ho navrhnúť do telefónu. Urobte čokoľvek, aby ste zvýšili svoju motiváciu dokončiť rôzne povinnosti v ňom!
Časť 3 z 3: Dodržiavanie záväzkov
Krok 1. Napíšte termín pre každú úlohu uvedenú v hlavnom zozname úloh
Verte mi, že vám to uľahčí zostavenie denného zoznamu úloh, najmä preto, že hromadiace sa povinnosti vám môžu spôsobiť, že zabudnete na úlohy, ktoré sa považujú za menej významné alebo núdzové. Vytvorte si denný zoznam podľa termínov každej úlohy uvedenej v hlavnom zozname!
- Ak úloha alebo zodpovednosť nemá konečný termín, skúste si ich nastaviť sami.
- Bez jasného a štruktúrovaného plánu je možné ľahko zabudnúť na nepodstatné zodpovednosti.
Krok 2. Uložte zoznam na miesto, kde ho môžete často vidieť
Zostavovať zoznam úloh nemá zmysel, ak potom vložíte papier do zásuvky a zabudnete ho. Zoznam si preto vždy dajte tam, kde ho často vidíte! Tak na to nezabudnete a budete mať väčšiu motiváciu rýchlo si v ňom splniť všetky povinnosti.
Vezmite si zoznam so sebou, nech ste kdekoľvek. Ak je to potrebné, prilepte kópiu na zrkadlo v kúpeľni alebo si ju vložte do kabelky. Zaistite, aby ste ich mohli ľahko vidieť a mať k nim prístup
Krok 3. Dajte niekomu kópiu svojho zoznamu úloh
Môžete ho napríklad dať rodičovi, priateľovi, manželovi alebo spolupracovníkovi; čo je najdôležitejšie, uistite sa, že osoba je schopná sledovať váš pokrok. Ak niekto iný pozná zoznam úloh, budete sa ešte viac zdráhať prokrastinovať, však?
