Aktivitu šekového účtu je možné jednoduchšie zaznamenať pomocou kontrolných registrov vytvorených z programu Microsoft Excel. Môžete nastaviť šekové registre na kategorizáciu výdavkov, aby ste mohli sledovať všetky výplaty peňazí. Môžete vytvoriť vzorec na zistenie zostatku peňazí na účte. Okrem toho, že ste vytvorili kontrolný register v programe Excel, môžete tiež ovládať základy programu Excel.
Krok
Časť 1 z 5: Vytváranie stĺpcov v programe Excel
Krok 1. Zoznámte sa s Excelom
Excel je tabuľkový procesor, ktorý sa používa na správu údajov a vykonávanie výpočtov pomocou vzorcov. Tabuľky programu Excel sú usporiadané podľa stĺpcov a riadkov.
- Desktopovú verziu Excelu je možné nainštalovať na PC alebo Mac. K dispozícii sú aj bezplatné online aplikácie pre váš počítač, tablet alebo telefón. Funkčnosť každej verzie je len mierne odlišná.
- Excel je k dispozícii už nejaký čas a vždy existuje nová verzia. Spôsob, akým každá verzia funguje, sa líši len mierne.
- V programe Excel sú riadky vodorovné a zoradené podľa počtu. Stĺpce sú zvislé a zoradené podľa písmen. Štvorce, kde sa stretávajú riadky a stĺpce, sa nazývajú bunky. Bunky sú pomenované podľa riadkov a stĺpcov. Bunka v piatom riadku v stĺpci D má názov D5 (stĺpec D, riadok 5).
- Poznáte rozdiel medzi pracovným listom a zošitom. Hárok je súbor programu Excel, ktorý obsahuje jednu alebo viac tabuliek. Každá tabuľka je v zošite na samostatných kartách. Zošity majú spravidla tri karty, ale v prípade potreby ich je možné pridať.
- Na vytvorenie základného kontrolného registra môžete jednoducho použiť jednu kartu.
- Dve karty použijete na vytvorenie funkcie kategórie zaťaženia v kontrolnom registri.
Krok 2. Otvorte prázdnu tabuľku
Otvorenie tabuľky závisí od operačného systému a typu počítača, ktorý používate.
- V prípade počítačov s operačným systémom Windows 7 kliknite na ponuku Štart v dolnom ľavom rohu pracovnej plochy. V zobrazenej ponuke kliknite na položku Programy. V ponuke, ktorá sa zobrazí ďalej, kliknite na položku Microsoft Office a potom na položku Microsoft Office Excel. V tomto mieste sa na pracovnej ploche zobrazí prázdna tabuľka.
- Na počítačoch so systémom Windows 7 alebo novším kliknite na ikonu Windows v dolnom ľavom rohu obrazovky a potom kliknutím na dlaždicu Microsoft Excel otvorte Excel. Vľavo bude stránka zobrazujúca nové súbory a napravo možnosti novej šablóny dokumentu. Kliknutím na prvú možnosť šablóny, Prázdny zošit, otvoríte novú tabuľku.
- Ak chcete Excel otvoriť na Macu, kliknite na dok v Exceli. Na paneli s ponukami kliknite na „Súbor“. Kliknite na „Otvoriť“a potom na „Nové“. Dostanete sa do novej prázdnej tabuľky.
Krok 3. Vytvorte štítky stĺpcov
Použite štítok, ktorý sa zvyčajne nachádza v šekovej knižke registra. Vytvorte stĺpce pre dátum, č. šek, príjemca platby a popis alebo poznámka. Potom vytvorte stĺpce pre debety (t. J. Platby alebo výbery), kredity (t. J. Vklady) a forwardové zostatky.
- Do bunky B1 (stĺpec B, riadok 1) zadajte „DÁTUM“. Tu sa zadáva dátum transakcie.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku C1 (stĺpec C, riadok 1). Zadajte „POLOŽKA #“. Tu sa zadáva číslo šeku alebo typ transakcie, napríklad „bankomat“alebo „vklad“.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku D1 (stĺpec D, riadok 1). Zadajte „PAYEE“. Toto je meno príjemcu šeku alebo príjemcu platby.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku E1 (stĺpec E, riadok 1). Napíšte „POPIS“. Tu sa zadávajú podrobnosti o transakcii.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku F1 (stĺpec F, riadok 1). Napíšte „DEBIT“. Tu sa zaznamenávajú peniaze, ktoré odchádzajú z účtu (odliv).
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku G1 (stĺpec G, riadok 1). Zadajte „KATEGÓRIA VÝDAVKOV“. Toto nechajte najskôr prázdne. Tieto možnosti stĺpcov sa vytvoria v neskoršom kroku.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku H1 (stĺpec H, riadok 1). Zadajte „KREDIT“. Tu sa zaznamenávajú peniaze, ktoré idú na účet (príliv).
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku J1 (stĺpec J, riadok 1). Napíšte „KATEGÓRIA PRÍJMOV“. Tieto možnosti stĺpcov sa vytvoria aj v neskoršom kroku.
- Presuňte jednu bunku doprava, bunku K1 (stĺpec K, riadok 1). Napíšte „BILANCE“. Toto je čiastka na účte po zaznamenaní všetkých transakcií.
Krok 4. Naformátujte štítky stĺpcov
Pridajte formátovanie do stĺpca so štítkom tučným písmom a dajte riadkom štítkov registra inú farbu pozadia, aby sa dali ľahko čítať. Najprv vyberte rozsah buniek, ktoré chcete formátovať, a potom vyberte možnosť formátovania.
- Vyhľadajte možnosti formátu na karte „DOMOV“na páse s nástrojmi. Táto karta „DOMOV“je už otvorená, keď otvoríte nový zošit.
- Vyberte bunku B1 (DÁTUM) a potom presuňte kurzor na všetky štítky, kým nezačne bunka K1 (BALANCE).
- V ľavom hornom rohu panela s nástrojmi kliknutím na „B“vyberte tučný formát.
- Kliknutím na ikonu vedra s farbami zobrazíte paletu farieb pozadia, kde môžete zmeniť farbu pozadia.
Krok 5. Zmeňte veľkosť viacerých stĺpcov
Obvykle je veľkosť stĺpca na uloženie údajov, ktoré ste zadali, príliš malá. Napríklad stĺpce „PAYEE“a „DESCRIPTION“môžu obsahovať dlhé mená alebo dlhé poznámky. Stĺpec A slúži iba ako oddeľovač, takže jeho veľkosť je veľmi úzka.
- Kliknutím na hlavičku stĺpca A vyberiete celý stĺpec. V pravom hornom rohu panela s nástrojmi na páse „HOME“kliknite na tlačidlo „FORMÁTOVAŤ“. V rozbaľovacej ponuke kliknite na položku „Šírka stĺpca“, zadajte 2 a kliknite na tlačidlo OK. Stĺpec A bude veľmi úzky.
- Rozbaľte stĺpec D, „PLATBA“. Kliknutím na sekciu hlavičky v stĺpci D vyberte príslušný stĺpec. Umiestnite kurzor myši na okraj stĺpcov D a E. Kurzor sa zmení na kurzor na zmenu veľkosti s tvarom ako znamienko plus so šípkou. Akonáhle je tento kurzor viditeľný, kliknite ľavým tlačidlom myši a potiahnite myš doprava, aby bol stĺpec taký široký, ako chcete.
- Opakovaním rovnakého postupu rozbaľte stĺpec E „POPIS“.
Krok 6. Vycentrujte štítok registra
Vyberte celý prvý riadok. Kliknite ľavým tlačidlom myši na číslo jedna v ľavom okraji stránky. V ľavej hornej časti panela s nástrojmi na páse „HOME“kliknite na stredné tlačidlo zarovnania. Všetky údaje vo vybraných bunkách budú vycentrované. Štítky stĺpcov v každej bunke sú teraz vycentrované.
Časť 2 z 5: Formátovanie buniek
Krok 1. Zadajte niektoré údaje
Ak chcete vidieť vykonané zmeny formátu, zadajte do buniek štyri riadky údajov. Začnite počiatočným zostatkom a potom zadajte ďalšie tri transakcie.
- Do bunky B2 zadajte dátum počiatočného zostatku, napríklad 27/9/15. Do stĺpca „PLATBA“v bunke D2 zadajte „Počiatočný zostatok“. Do stĺpca „Zostatok“v bunke K2 zadajte sumu peňazí na vašom účte podľa dátumu v bunke B2.
- Pridajte ďalšie tri transakcie. Skombinujte debetné transakcie (napríklad platby šekom alebo výbery z bankomatu) a kreditné transakcie (napríklad vklady).
- Všimnite si nekonzistentného formátovania každého čísla v bunke. Formát stĺpca dátumu sa môže zmeniť na „2015/09/27“alebo „27. september“. V stĺpci sumy v dolároch sa môže zobrazovať nesprávny počet desatinných miest. Naformátujte ho tak, aby bolo všetko čisté.
Krok 2. Naformátujte dátum
Zaistite, aby tento stĺpec zobrazoval konzistentné dátumy. V programe Excel existuje veľa možností formátovania dátumov. Vyberte si, ktorý chcete.
- Kliknite na hlavičku v stĺpci B, ktorý je „DATE“. Vyberie sa celý stĺpec.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a vyberte položku Formátovať bunky. Zobrazí sa okno Formát buniek.
- Vyberte kartu „Čísla“. V časti „Kategória“vyberte „Dátum“. Vyberte požadovaný formát dátumu a kliknite na tlačidlo OK v pravom dolnom rohu okna.
- Kým je stĺpec stále vybratý, vycentrujte údaje v týchto bunkách kliknutím na ikonu zarovnania na stred v ľavom hornom rohu panela s nástrojmi na páse „DOMOV“.
Krok 3. Naformátujte stĺpček „ITEM #“
Údaje v tomto stĺpci musia byť vycentrované. Zvýraznite celý stĺpec C kliknutím na hlavičku stĺpca. Kliknite na ikonu zarovnania na stred. Dávajte pozor na údaje, ktoré boli zadané do tohto stĺpca. Písmo musí byť vycentrované.
Skontrolujte formát stĺpcov D a E, „PLATBA“a „POPIS“. Program Excel zvyčajne formátuje bunky tak, aby boli údaje zarovnané doľava. Tento formát bude vhodný pre tento stĺpec. Znova skontrolujte veľkosť stĺpca. V týchto bunkách je teraz niekoľko údajov, takže podľa potreby upravte šírku stĺpca, aby bol stĺpec širší alebo užší
Krok 4. Naformátujte menu v stĺpcoch F, H a K alebo „DEBIT“, „KREDIT“a „BILANCE FORWARD“
Mena používa dvojciferné desatinné miesta. Existuje možnosť zobraziť znak dolára. Ak chcete, debetné číslo môže byť tiež červené.
- Vyberte stĺpec F. Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec F a vyberte položku Formátovať bunky. Zobrazí sa okno Formát buniek. Na karte „Číslo“vyberte „Účtovníctvo“. V možnosti „Desatinné miesta“zvoľte „2“. Vyberte znak dolára v časti „Symbol“.
- Zopakujte vyššie uvedené kroky pre stĺpce H a K.
- Aby číslo debetu vyzeralo červeno, kliknutím na hlavičku v stĺpci F vyberte celý stĺpec. Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec a vyberte položku Formátovať bunky. Keď sa zobrazí okno Formát buniek, vyberte kartu Písmo. Na tejto karte kliknite na rozbaľovací zoznam vedľa možnosti Farba. Na palete kliknite na červenú farbu.
Časť 3 z 5: Vytváranie vzorcov
Krok 1. Vytvorte vzorec na výpočet aktuálneho zostatku
Zadajte vzorec matematickej operácie na výpočet aktuálneho zostatku do stĺpca K. Vzorec v bunke K2 nepotrebujete. Tu sa zadáva váš počiatočný zostatok.
- Kliknite na bunku K3. Kliknite na panel vzorcov v hornej časti tabuľky. Na vykonanie výpočtu zadajte vzorec. Zadajte = SUM (K2-F3+H3). Tento vzorec hovorí, že tabuľka má vziať počiatočný zostatok (bunka K2), odpočítať prípadné debety (bunka F3) a prípadne pridať kredity (bunka H3).
- Ak je počiatočný zostatok 200 dolárov a váš prvý vstup je šek na 35 dolárov, zaznamenajte 35 dolárov ako debet v bunke F3. Vzorec, ktorý ste zadali do bunky H3, vezme počiatočný zostatok a odčíta debet tak, aby bol zostatok 165 dolárov.
Krok 2. Skopírujte vzorec
Vyberte bunku K3. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Kopírovať. Vyberte bunky K4 a K5, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Prilepiť. Teraz je vzorec skopírovaný do týchto buniek. Teraz bol aktuálny zostatok vypočítaný v stĺpci K pre všetky riadky údajov, ktoré boli zadané.
Krok 3. Vytvorte podmienený vzorec na vymazanie stĺpca aktuálneho zostatku
Vyššie uvedený vzorec môžete skopírovať do bunky K6. Keďže ste však nezadali žiadne údaje, aktuálny zostatok z bunky K5 sa zobrazí aj v bunke K6. Aby ste to objasnili, vytvorte podmienený vzorec, ktorý bunku vyprázdni, ak nie sú zadané žiadne transakcie, ale zobrazí zostatok, ak existuje.
Do bunky K6 zadajte vzorec = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Excelu to oznámi, že ak je bunka B6 v stĺpci „DÁTUM“prázdna, bunka H6 musí byť prázdna, ale ak bunka B6 nie je prázdna, zostatok by sa mal vypočítať
Krok 4. Rozbaľte vzorec pomocou funkcie Automatické dopĺňanie
Funkcia Automatické dopĺňanie vypĺňa vzorec susedných buniek, takže nie je potrebné opakovane zadávať vzorec „VYVÁŽENIE“.
- V aktívnej bunke hľadajte páčku automatického dopĺňania. Pozrite sa na malý tmavý obdĺžnik v pravom dolnom rohu aktívnej bunky. Ukážte myšou, kým sa nezmení na kurzor automatického dopĺňania, ktorý vyzerá ako tenké plus.
- Kliknite na bunku K6. Ukážte na páčku automatického dopĺňania a kurzor sa zmení na tenké znamienko plus. Kliknite ľavým tlačidlom myši a podržte páčku automatického dopĺňania. Presuňte kurzor na bunku K100 (stĺpec K, riadok 100).
- Vzorec sa teraz skopíruje do všetkých stĺpcov K buniek až po riadok 100. Čísla riadkov a stĺpcov v každej bunke sa automaticky upravia, aby sa vzorec mohol správne vypočítať.
Časť 4 z 5: Pridávanie kategórií
Krok 1. Vytvorte kategóriu transakcie
Kategórie transakcií sú užitočné na sledovanie peňažných tokov a typov príjmu. Kategórie sa môžu týkať daní z príjmu, ako sú dane z majetku alebo charitatívne dary. Kategórie je možné použiť aj na vytváranie grafov, ktoré ľahko vizualizujú finančnú aktivitu účtu.
Krok 2. Vytvorte kartu „Kategórie“
Táto karta sa používa na ukladanie všetkých potenciálnych kategórií kontrol registra príjmov a výdavkov. Premenujte jednu z kariet v zošite „Kategórie“. Dvakrát kliknite na názov existujúcej karty, aby sa zvýraznil názov. Názov sa zmení na „List2“alebo „List3“. Keď je zvýraznený názov hárka, zadajte nový názov karty, napríklad „Kategórie“.
Do bunky B4 zadajte „Kategórie“. Bunky naformátujte na tučné a vycentrujte ich
Krok 3. Vytvorte príjmové kategórie
Do bunky B5 zadajte „*** príjem ***“. Tu sú zahrnuté všetky kategórie príjmu, ktoré máte alebo z ktorých môžete v budúcnosti ťažiť. Zadajte všetky svoje príjmové kategórie od bunky B6 až po najnižšiu úroveň.
- Najbežnejšou príjmovou kategóriou sú „Mzdy“(mzdy). Ak existuje viac ako jedno zamestnanie, rozdeľte rôzne mzdové kategórie.
- Vaša finančná situácia je určujúcim faktorom pre ostatné príjmové kategórie. Ak vlastníte akcie, vytvorte kategóriu „Dividendy“. Ak je to možné, vytvorte aj kategórie výživného pre deti. Ďalšie kategórie, ako napríklad „úrokové výnosy“, „darčeky“a „rôzne“.
Krok 4. Vytvorte kategórie zaťaženia
Vymažte bunky v poslednej príjmovej kategórii. Posuňte sa o jednu bunku nižšie a zadajte „*** Výdavky ***“. V tejto sekcii sú všetky kategórie zaťaženia.
Počet kategórií zaťaženia je prispôsobený vašim okolnostiam vrátane „Hypotéky“, „Prenájmu“, „Poistenia“, „Platby za auto“, „Plynu“, „Elektriky“, „telefónu“alebo „zábavy“
Krok 5. Pomenujte rozsah buniek obsahujúcich kategóriu
Vyberte bunku B5 a potom z bunky B5 zvýraznite všetky kategórie príjmov a výdavkov. Vyhľadajte pole s názvom bunky v ľavom hornom rohu okna, ktoré je naľavo od poľa vzorca. V názve prvej bunky vo zvýraznenom rozsahu sa zobrazí „B5“. Kliknite na pole s názvom bunky a zadajte „Kategórie“. Toto je názov rozsahu buniek, ktoré môžete použiť v kontrolnom registri.
Krok 6. V kontrolnom registri použite kategórie výdavkov a príjmov
Vráťte sa na kartu, ktorú ste vytvorili kontrolný register. Teraz budú do rozbaľovacej ponuky pridané stĺpce „EXPENSE CATEGORY“a „INCOME CATEGORY“.
- Pri kontrole karty registra vyberte bunku G2. Toto je prvá bunka v stĺpci EXPENSE CATEGORY.
- Na paneli s nástrojmi vyberte pásku „DATA“. Kliknite na tlačidlo „Overenie údajov“. V rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Overenie údajov“. Otvorí sa okno „Overenie údajov“.
- Na karte „Nastavenia“v okne „Overenie údajov“vyhľadajte rozbaľovacie pole „Povoliť“. Kliknite na šípku nadol a zvoľte „Zoznam“. Do poľa „Zdroj“zadajte „= Kategórie“. kliknite na OK.
- Vedľa bunky G2 sa zobrazí malá šípka. Kliknutím na túto šípku zobrazíte zoznam kategórií. Kliknite na kategóriu, ktorá zodpovedá transakcii v riadku.
- Skopírujte vzorec z bunky G2 do bunky G100 pomocou funkcie Automatické dopĺňanie.
- V bunke J2 zopakujte postup v stĺpci KATEGÓRIA PRÍJMOV.
Časť 5 z 5: Ochrana kontrolného registra
Krok 1. Zamknite bunky vzorca a chráňte tabuľku
Ochrana pracovného hárka znamená, že nemôžete prepísať údaje v uzamknutých bunkách, takže sa nemusíte obávať, že by budúce výpočty zostatku boli nesprávne kvôli chybám vzorcov. Môžete tiež pridať heslo, aby bol váš šekový register viac chránený pred ostatnými používateľmi. Zaistite, aby bolo heslo ľahko zapamätateľné, alebo si ho zapíšte na bezpečnom mieste. Pracovný list nebude prístupný, ak zabudnete heslo.
Krok 2. Odomknite bunku
Akonáhle je list chránený, všetky bunky budú uzamknuté. Preto musíte odomknúť údajové bunky, ktoré sa majú zadať, aj keď je pracovný hárok chránený.
- Vyberte bunky B2 až J100. Toto sú všetky bunky všetkých stĺpcov kontrolného registra, okrem posledného stĺpca K, ktorý je stĺpcom „Rovnováha“. Do týchto buniek je potrebné stále zadávať údaje, aj keď je pracovný hárok chránený.
- Vo vybratom rozsahu buniek kliknite pravým tlačidlom myši. Vyberte položku Formátovať bunky.
- V okne Formát buniek vyberte kartu Ochrana. Zrušte začiarknutie políčka „Uzamknuté“a potom kliknite na tlačidlo OK.
Krok 3. Na pracovnom hárku povoľte ochranu
To znamená, že všetky bunky zostanú uzamknuté, vrátane buniek v stĺpci K („BILANCE“), aby ich nebolo možné prepísať.
- Na paneli s nástrojmi otvorte pásku „REVIEW“. Kliknutím na „Chrániť hárok“vyvoláte okno „Chrániť hárok“.
- Ak chcete pracovný list chrániť, zadajte sem heslo. Ak nie, nechajte ho prázdne.
- kliknite na OK. Kontrolné registre sú teraz nechránené.
Krok 4. Ak chcete zmeniť uzamknuté bunky, zrušte ochranu listu
Tento proces môžete neskôr obrátiť, ak chcete zmeniť vzorec v uzamknutej bunke. Na paneli s nástrojmi otvorte pásku „RECENZIA“. Kliknite na položku „Zrušiť ochranu hárka“, kým sa nezobrazí okno „Odblokovať hárok“. kliknite na OK.
