Jedným zo spôsobov, ako si firmy môžu udržať konkurencieschopnosť, je zlepšiť svoje obchodné procesy z prevádzkového aj finančného hľadiska. Na to je potrebný spôsob, ako merať pokrok konkrétneho procesu. „Čo sa nedá zmerať, sa nedá spravovať.“Firma nemôže riadiť proces, ak nemá vhodnú metódu merania. Na zhromažďovanie údajov pred a po implementácii zmien sa preto používajú metriky (merateľné detaily procesu). Analýza týchto metrík poskytuje údaje, ktoré informujú o množstve vylepšení, ktoré sú spôsobené zmenami procesu. Na začiatok musíte najskôr vybrať metriku, ktorá vyhovuje procesu, ktorý meriate.
Krok
Časť 1 z 3: Nastavenie systému na zlepšenie procesu
Krok 1. Zistite, čo je potrebné merať
To znamená, čo rozumiete pod pojmom „zlepšenie“. Chcete proces, ktorý je spoľahlivejší, rýchlejší, efektívnejší alebo lepší v niečom inom? Tým sa váš projekt vyjasní. Zaistite, aby váš proces produkoval merateľný výstup.
Napríklad spoločnosť, ktorá chce zvýšiť rýchlosť dodania produktu, bude merať dodaciu lehotu. Spoločnosti zaoberajúce sa digitalizáciou údajov môžu chcieť zmerať percento chýb znaku v dávke alebo vo výstupe procesu
Krok 2. Zaistite, aby bola slovná zásoba vášho projektu konzistentná
Na zaistenie presnosti a konzistentnosti meraní používajte bežne chápané výrazy. To zaisťuje spoľahlivosť informácií zdieľaných s inými stranami z rôznych miest a zariadení. Predíde sa tým nedorozumeniam a vyjasnia sa definície všetkých meraných premenných.
Spoločnosť napríklad meria čas v dňoch. Ostatné pobočky tej istej spoločnosti môžu mať slovo „jeden deň“odlišný výklad. Možno to chápu ako 8 -hodinový pracovný deň, a nie 24 hodín. Veci ako táto môžu viesť k nedorozumeniam medzi pobočkami spoločnosti
Krok 3. Rozhodnite o spôsobe zhromažďovania údajov
Údaje by sa mali zhromažďovať rovnakým spôsobom v celom podniku. Ak napríklad jedno oddelenie používa na zber údajov náhodnú vzorku, všetky oddelenia by mali postupovať podobne. V opačnom prípade nebudú údaje porovnateľné. Navyše merné jednotky musia byť tiež rovnaké. Pri meraní výstupu sa presvedčte, či sú použité meracie jednotky všetky rovnaké.
Rýchlosť doručenia sa môže napríklad merať v minútach alebo hodinách. Prechod z jednej jednotky na druhú je len strata času
Krok 4. Určte štandard presnosti výpočtu
To znamená, že jedno oddelenie by nemalo zaokrúhľovať čísla, kým nie sú čiarky, a iné oddelenie by malo za čiarkou zaokrúhľovať až dve číslice. Rozdiel v úrovni podrobností v číslach pokazí výsledky. Nezabudnite, že menšie jednotky zvyčajne poskytujú presnejšie výsledky.
Všetky oddelenia sa napríklad musia dohodnúť na spôsobe zaokrúhľovania čísel
Časť 2 z 3: Stanovenie vhodných metrík pre projekt
Krok 1. Vyberte primárnu metriku
Kľúčové metriky definujú výstupy alebo ciele zlepšovania procesov. Napríklad výrobca automobilov môže merať počet vyrobených automobilov za hodinu. Predtým, ako sa vykoná zlepšenie procesu, najskôr sa urobí základ merania. Na konci projektu sa proces znova zmeria. Potom sa vykoná výpočet počtu vylepšení v tomto procese.
Krok 2. Prepojte kľúčové metriky s obchodnými metrikami
Obchodné metriky merajú, ako zlepšenia operačných procesov dosahujú jeden z cieľov spoločnosti. Ak je napríklad primárnou metrikou zrýchlenie výroby produktu, obchodná metrika môže zvýšiť zisky alebo znížiť fixné náklady. Medzi kľúčovými metrikami a obchodnými metrikami existuje vzťah príčin a následkov. Tento nesúlad vysvetľuje dôvod, prečo zlepšenia v kľúčových metrikách zlepšujú aj výkonnosť spoločnosti.
Krok 3. Zvážte možné neočakávané výsledky
V dôsledku projektov na zlepšenie procesov môže dôjsť k neočakávanému zaťaženiu. Ak primárna metrika meria, čo by sa malo zlepšiť, budú existovať ďalšie následné metriky na meranie toho, čo by sa nemalo zmeniť. Následné metrické údaje by ste mali získať pred, počas a po projekte. Z mnohých možných následných metrík v projekte má iba niekoľko zásadný vplyv na kvalitu výstupu a malo by sa to vziať do úvahy.
Napríklad spoločnosť, ktorá chce zvýšiť rýchlosť dodania, by nemala mať zvýšené náklady z dôvodu zlej manipulácie a poškodenia produktu. V tomto prípade je podiel defektov produktu následnou metrikou
Krok 4. Definujte finančné metriky
Šetrenie peňazí nie je nevyhnutne primárnou metrikou spoločnosti. Spoločnosti však musia sledovať finančné výsledky zlepšovania procesov. Toto by sa nemalo zamieňať s účtovnými nákladmi projektu. Finančné metriky by mali byť nástrojom na analýzu finančných výhod realizovaných projektov. Mnoho spoločností pokračuje v monitorovaní finančných metrík až jeden rok po dokončení projektu.
Dá sa napríklad očakávať, že predĺženie výrobného času zvýši príjmy spoločnosti. Spoločnosť bude od okamihu implementácie zmeny monitorovať výnosy spolu s ďalšími faktormi, ako je napríklad zisk, a zmerať, aký bude vplyv zmeny procesu
Časť 3 z 3: Zhromažďovanie údajov
Krok 1. Zmerajte čas
Čas procesu meria dĺžku krokov v procese výroby výrobku alebo služby. Iné časové metriky merajú dobu, po ktorú je projekt pridanou hodnotou, alebo čas, ktorý je potrebný na odpoveď na požiadavku zákazníka. Výpočet metriky môže byť percentom z času dodania.
Je dokázané, že stratégie na skrátenie času procesu zvyšujú obchod. To môže zvýšiť produkciu a rýchlejšie dodanie produktov alebo služieb. Ak sú cena a kvalita tovarov alebo služieb rovnaká ako ceny a ceny konkurencie, zákazníci sa rozhodnú kúpiť tovar alebo služby, ktoré budú prijaté rýchlejšie. Ak je možné skrátiť čas spracovania, šance na prijatie nových objednávok a podnikania budú vyššie
Krok 2. Zmerajte náklady
Metrika nákladov hodnotí celkové náklady na výrobný proces. Táto metrika tiež meria prevádzkové náklady vzhľadom na úrovne výroby. Náklady na transakciu merajú náklady na výrobu jednej jednotky. Úspora nákladov meria zníženie nákladov na transakciu. Úspora práce meria zníženie pracovného času potrebného na výrobu tovaru alebo služieb.
Stratégia znižovania nákladov sa stáva dôležitou, keď príjmy podniku začnú klesať. Napríklad Bank of America zaznamenala pokles výnosov z úverov a obchodovania v roku 2011. Preto znížili počet svojich zamestnancov, aby mohli naďalej vyplácať akcionárom. Bankoví manažéri a konzultanti sa rozhodli použiť nákladové metriky na identifikáciu pracovných miest, ktoré by bolo možné odpísať, aby sa ušetrili peniaze bez toho, aby sa spoločnosti uškodilo
Krok 3. Zmerajte kvalitu
Metriky kvality merajú spokojnosť zákazníkov. Údaje o spokojnosti zákazníkov je možné získať prostredníctvom prieskumov, sťažností zákazníkov a ďalšej spätnej väzby. Metriky kvality tiež posudzujú, či proces prináša zákazníkovi hodnotu. Táto metrika sa zameriava aj na frekvenciu chýb a prepracovaní. Percento chýb bude vidieť na úrovni vád produktu. Percento dokončenia a úroveň presnosti merajú frekvenciu bezchybných procesov.
- Zdravotnícky priemysel sa do značnej miery spolieha na metriky kvality. Zlepšovanie kvality musí byť založené na údajoch. Analytici skúmajú finančné a klinické údaje, aby zistili odchýlky v poskytovaní zdravotnej starostlivosti. Proces poskytovania služieb je rozdelený a potom sa hľadajú nehospodárne alebo nadbytočné oblasti, aby sa vytvoril proces, ktorý prináša vysokokvalitné výsledky. Zníženie nákladov nepridáva hodnotu, ak nemôže zlepšiť alebo udržať danú úroveň kvality.
- Kľúčom k zlepšeniu kvality je zvýšenie účinnosti bez zníženia účinnosti. Efektívnosť sa týka množstva zdrojov potrebných na dodanie produktu alebo služby. Efektívnosť sa týka toho, ako dobre sa dosahujú ciele produktu alebo služby.
Krok 4. Zmerajte výstup
Výstupné metriky merajú množstvo produktu alebo služby poskytovanej za určité časové obdobie. Výrobné ciele musia byť v súlade s požiadavkami zákazníkov. Výstupné metriky sa zameriavajú aj na nevybavené a nadbytočné zásoby (súčet oboch by mal byť minimálny). Nakoniec sa meria nedokončená výroba, aby sa určil počet pripravovaných produktov alebo služieb.
Jednou zo stratégií na zvýšenie produkcie vo výrobe je štandardizovaná práca. Napríklad v automobilovom priemysle majú výrobcovia automobilov štandardné metódy montáže automobilov. Výrobcovia môžu stanoviť štandardy výrobných procesov na zvýšenie výroby. Metriky môžu pomôcť analyzovať, ako dobre proces zlepšuje výstup. Tento proces je údajne úspešný, ak je výrobok vyrobený v určitom čase s nárastom nového štandardizovaného postupu
Krok 5. Zmerajte zložitosť postupu
Táto metrika meria počet krokov vo výrobnom procese, ktoré je potrebné absolvovať. Táto metrika tiež ukazuje frekvenciu spomalení procesu v dôsledku výmeny rúk alebo žiadostí o súhlas nadriadeného. Počet krokov v procese sa počíta spolu s krokmi procesu pridávania hodnoty. Vďaka týmto krokom je produkt alebo služba hodnotnejšia. Metrika tiež meria frekvenciu vrátenia produktu pri opravách chýb.
