V živote je veľa udalostí, ktoré vyžadujú, aby ste požiadali o predĺženie času. Možno potrebujete čas na domáce úlohy alebo máte problém dokončiť pracovné projekty včas. V takom čase by ste mali byť schopní napísať list so žiadosťou o predĺženie času efektívne a primerane. Zamyslite sa nad svojou požiadavkou, napríklad koľko času potrebujete a prečo? Potom list napíšte formálnym štýlom a odošlite ho sledovačom, aby ste zostali pokojní.
Krok
Metóda 1 z 3: Zostavenie obsahu listu
Krok 1. Napíšte čo najskôr
Keď zistíte, že potrebujete rozšírenie, ihneď pripravte list. Mali by ste príjemcovi poskytnúť čo najviac času na rozhodnutie o vašej situácii. Musíte tiež vyzerať pripravení napriek tomu, že žiadate o úpravu plánu.
Krok 2. Zistite, koľko času navyše potrebujete
Zvážte všetky faktory a predložte realistickú požiadavku. Ak je požadovaný čas príliš krátky, možno budete musieť neskôr požiadať o predĺženie. Kedykoľvek je to možné, termíny by nemali chýbať. Je preto najlepšie, ak sú vaše výpočty trochu prehnané.
- V závislosti od situácie môžete tento list považovať za súčasť rokovaní. V tomto prípade je dobré požiadať o viac času, aby bol stále priestor na kompromisy a nájsť strednú cestu.
- Zmerajte svoju rýchlosť na základe aktuálneho pokroku a toho, ktorá časť má byť ešte dokončená. Ak napríklad pracujete na konzultačnom projekte tri mesiace, mali by ste byť schopní odhadnúť, koľko práce je ešte nedokončené.
- Uvedomte si, že príjemca listu môže mať aj časový limit. Možno majú aj termín, ktorý by sa teraz mal posunúť. Lektori napríklad musia spravidla udeliť známke fakulty v polovici semestra a musia naplánovať odovzdanie študentských úloh podľa termínu.
Krok 3. Poznáte pravidlá
Pred požiadaním o úpravu poznajte presný termín. Nedávajte dojem, že by ste svoj čas nemohli zvládnuť tým, že požiadate o predĺženie bez toho, aby ste poznali aktuálnu situáciu. Niektoré vládne agentúry napríklad požadujú, aby ste žiadosť odoslali do 24 hodín od prvého kontaktu. Ak to nemôžete splniť, môžete povedať, že rozvrh je príliš tesný.
Krok 4. Zahrňte vierohodné vysvetlenie
Venujete čas vypracovaniu listu a príjemca si tiež nájde čas na jeho prečítanie. Nech je teda tento list zmysluplný. Zamyslite sa nad svojim skutočným dôvodom a úprimne ho dajte príjemcovi. Neklamte a nepreháňajte dôvody, pretože prídete o seba.
- Dobrý dôvod, ktorý by sme mohli predložiť, je túžba pracovať dôkladne a starostlivo. Ak napríklad dokončujete projekt, ktorý ovplyvňuje bezpečnosť veľkého počtu ľudí, uvedenie tejto skutočnosti vo vašom vysvetlení vám prospeje.
- Ak existuje niekoľko dôvodov, vyberte ten najlepší. Ak napríklad odložíte pracovnú ponuku, povedzte, že chcete vykonať dodatočný prieskum pohyblivých nákladov (ak je to pravda), nehovorte, že čakáte aj na ďalšiu ponuku.
Krok 5. Zadajte niektoré vybrané podrobnosti
Podrobnosti dodajú punc autenticity a zručnosti v písaní. Toto je obzvlášť dôležité, ak píšete vláde alebo skupine ľudí, ktorých ste nikdy osobne nestretli.
- Ak napríklad váš starý otec zomrel dva dni pred termínom na vypracovanie vysokoškolskej práce, možno budete chcieť túto udalosť opísať ako „núdzovú situáciu v rodine“, nielen ako „núdzovú záležitosť“. Tiež budete musieť spomenúť odchod starého otca a niekoľko informácií o vašej ceste späť domov.
- Pred odoslaním žiadosti si pripravte dokumenty. Možno budete musieť opísať svoju predchádzajúcu žiadosť alebo zamestnanie, najmä ak máte čo do činenia s vládou alebo inými úradnými orgánmi. Ukážka, že ste až do tohto bodu dodržali všetky kroky postupu, bude pre váš prípad prínosom.
Krok 6. Vyberte si pozitívny štýl a obsah
Nikto nechce čítať list obsahujúci sťažnosť. Namiesto toho popíšte rýchlo a vyrovnane negatívnu udalosť a potom prejdite na pozitívne riešenie, o ktoré ste požiadali. Ak sa vám napríklad zdá, že je vaša ponuka nástupného platu príliš nízka, môžete napísať: „Potrebujem nejaký čas na zváženie vašej ponuky. Mám však pocit, že vyšší plat mi umožňuje pracovať efektívnejšie.“
Krok 7. Pred odoslaním list skúmajte
Pred odoslaním listu si dajte pár minút na prečítanie. Vyhľadajte redakčné a preklepové chyby. V počítači spustite program na kontrolu gramatiky a pravopisu. Požiadajte svojho dôveryhodného priateľa, aby si ho prečítal. Neponáhľajte sa ani tento krok nepreskočte, pretože ak sa pomýlite, príde vám to neopatrné a mohlo by to ovplyvniť konečný výsledok.
Metóda 2 z 3: Dodržiavanie formálnych pravidiel pre písanie listov
Krok 1. Pripravte si nadpis
Dátum by mal byť v pravom hornom rohu stránky. Preskočte jeden riadok pod ním a potom napíšte adresu zarovnanú doprava. Potom preskočte ďalší riadok a napíšte úplnú adresu príjemcu zarovnaného doľava.
Ak je žiadosť odoslaná e -mailom, môžete vynechať časť s dátumom a adresou a prejsť priamo na pozdrav. Uistite sa však, že používate účinný a jasný predmet. Ak napríklad posielate list lektorovi, napíšte predmet „Žiadosť o predĺženie jávskeho dokumentu o histórii Andi Widodo“
Krok 2. Použite formálny a úplný pozdrav
Začnite výrazom „Vážení“. Potom nasledujte podľa názvu a názvu. Napríklad „Vážený. Pán Baskoro “alebo„ Vážený. Pani Darmawati “. Niekedy musíte použiť aj komplikovaný názov, napríklad: „Vážení. Profesor Abdurrahman “alebo„ Vážený. Raden Wiraningrat “.
- Aj keď príjemcu poznáte neformálne, tento list je stále formálnou požiadavkou, takže štýl a obsah by mali byť formálne. Nepíšte napríklad: „Ahoj, Don“.
- Skúste nájsť konkrétnu osobu, ktorá dostane váš list. V opačnom prípade bude váš list vyzerať ako formátovaný list. Napríklad „Vážený. Raden Wiraningrat “je lepší ako„ Záujemcom “.
Krok 3. Použite formátovanie krátkeho odseku
Telo listu by malo obsahovať iba 1-3 odseky. Vo väčšine prípadov môžete otvoriť 1 až 2 riadky, požiadavku vysvetliť 2 až 4 riadkami a na záver 1 až 2 riadky. Ak musíte vypracovať až tri úplné odseky, oddeľte úvod, text a záver.
Na otvorenie listu môžete povedať: „Som Andi Widodo, študent, ktorý navštevuje vaše hodiny javánskej histórie každý pondelok ráno v miestnosti III-C.“V lektorovi to prebudí pamäť a nebude musieť hľadať, kto ste
Krok 4. Dávajte pozor na slová na záver
Neprehliadnite dôležitosť solídnych záverov. Pomocou tejto poslednej vety zopakujte svoj prípad (v jednom riadku) a poďakujte príjemcovi za čas. Môžete napísať: „Ďakujem za váš čas a ohľaduplnosť.“
- List zatvorte formálnym pozdravom pred vašim menom. Niektoré z nich sú „s pozdravom“, „s pozdravom“alebo „so všetkou úctou“.
- Ak potrebujete odpoveď do určitého času, uveďte tieto informácie na konci. Môžete to dať do riadku s poďakovaním. Napríklad: „Ďakujem za vašu pozornosť a teším sa na vašu odpoveď budúci týždeň.“Pri písaní tejto časti sa snažte nepôsobiť dojmom, že na príjemcu tlačíte alebo ho prenasledujete.
Krok 5. Zadajte svoje úplné meno a podpis
Pod pozdravom „S pozdravom“nechajte 3-4 riadky prázdne. Potom napíšte celé meno zarovnané doľava. Použite prázdny riadok na pridanie originálneho podpisu. Ak bude tento list odoslaný e -mailom, môžete prázdny riadok odstrániť a zadať iba meno.
Metóda 3 z 3: Odosielanie listov príjemcom
Krok 1. Vytvorte alebo uložte kópiu listu
Po korektúre konceptu a pred jeho odoslaním odfoťte list (prenesený do formátu PDF), koncept uložte online alebo ho skopírujte. Ak dátum doručenia nie je totožný s dátumom listu, možno budete musieť zaznamenať. Túto kópiu uschovajte na bezpečnom mieste pre osobné súbory.
Krok 2. Odoslanie štandardnou poštou
Vezmite list na poštu, odovzdajte ho úradníkovi alebo ho vložte do schránky. Ak chcete mať istotu, že bola pošta prijatá, požiadajte o službu sledovania.
Ak je list odoslaný poštou, uistite sa, že je vytlačený na kvalitnej tlačiarni s dobrým atramentom. Ručne písané listy so žiadosťami sa spravidla neprijímajú
Krok 3. Odošlite ho e -mailom
Je to pravdepodobne najlepší spôsob, ako odoslať žiadosť, pretože nezaberie veľa času a je veľmi spoľahlivý. Uistite sa, že je e -mailová adresa príjemcu správna a do predmetu uveďte svoje identifikačné číslo (ak je to relevantné).
- Príjemca vidí deň a čas, kedy ste e -mail odoslali. Uvedomte si to, ak si často píšete e -maily neskoro v noci.
- Zaistite, aby bol váš e -mail formálny s adresou, ktorú používate. Odoslať z profesionálne vyzerajúceho účtu. Príklad vhodného e -mailového účtu na prácu je „[email protected]“.
- Ak odosielate list prostredníctvom faxu, počkajte na potvrdzovaciu stránku s informáciou, že váš list bol úspešne odoslaný a prijatý.
Krok 4. Namiesto listu odošlite žiadosť telefonicky
Ak je vaša požiadavka naliehavá alebo sa blíži k poslednej chvíli, môže byť vhodné opýtať sa osobne prostredníctvom telefónu. Ak je to tak, držte sa formálneho postoja a svoj prípad vyjadrite súvisle.
Tipy
- Skúste napísať list jednej strany alebo menej. Takéto písmeno vyzerá kompletne, ale ľahko sa číta.
- Zistite, či príjemca pošle odpoveď, napríklad potvrdzujúci list.
Pozor
- Sľúb niečo realistické. Nenechajte svoj extra čas venovať ďalším úlohám.
- Využite toto rozšírenie na maximum. Nenechajte sa znova požiadať o predĺženie.
- Uistite sa, že ste zahrnuli všetky požadované formáty. Niektoré organizácie vyžadujú, aby ste použili formát písmena, ktorý definovali.
