E -mail je dnes jedným z najčastejšie používaných komunikačných prostriedkov, okrem aplikácií na odosielanie SMS správ, telefónu a rýchlych správ. Odosielanie e -mailov sa stalo veľmi bežnou činnosťou, takže veľa ľudí zabúda na to, ako napísať dobrý e -mail. Dobrý e -mail ukazuje profesionalitu a čestnosť v správe, ktorú prináša, preto by ste mali vedieť, ako formátovať e -mailovú správu.
Krok
Krok 1. Napíšte predmet e -mailu
Predmet e -mailovej správy slúži ako stručné zhrnutie obsahu správy. Predmet vášho e -mailu by mal byť presne na cieľovom mieste, aby mohol príjemcovi v niekoľkých slovách poskytnúť predstavu o obsahu e -mailu.
- Ak napríklad odosielate e-mail týkajúci sa podnikania, nerobte z neho dlhý predmet s prílišnými podrobnosťami, ako napríklad „Milujem tvoje auto. Je to pekné modré, tiež pekné pneumatiky“.
- Vysvetlite, čo máte na mysli odoslaním e -mailu na predmet, ako napríklad „Máte záujem o kúpu modrého sedanu“.
Krok 2. Používajte správne pozdravy
Nezačínajte e -mail hneď tým, čo chcete povedať. Používajte všeobecné pozdravy, ako napríklad „Dobré ráno/popoludnie“alebo „pozdravy“. Určite nechcete, aby vás bombardovali otázky ľudí, ktorých nepoznáte, však? Rovnaká etiketa platí aj pre e -mail.
Ak chcete, aby bol pozdrav osobnejší, zadajte do pozdravu priezvisko príjemcu
Krok 3. Napíšte telo správy
V závislosti od typu a príjemcu správy môžete správu napísať ľubovoľne.
- Ak píšete e -mail niekomu, koho poznáte, môžete ho napísať osobným tónom. Ak však píšete obchodný e -mail, pokúste sa použiť čo najprofesionálnejší jazyk.
- Mali by ste tiež venovať pozornosť formátu správy. Nepoužívajte ťažko čitateľný typ, veľkosť a formátovanie a vyhýbajte sa veľkým písmenám. V kyberpriestore znamenajú veľké písmená hnev.
Krok 4. Zahrňte záverečný pozdrav - e -mail nielen ukončite
Možno použiť záverečný pozdrav ako „pozdravy“alebo iný vhodný pozdrav.
Mali by ste zvoliť záverečný pozdrav, ktorý sa zhoduje s vašim e -mailom. Určite nechcete napísať „pozdravy“na koniec obchodného e -mailu, pretože by to bolo neslušné, však?
Krok 5. Pridajte podpis
Aj keď vaša e -mailová adresa obsahuje v každom odoslanom e -maile vaše meno, odporúčame vám na každom odoslanom e -maile použiť podpis. Vo svojom podpise môžete použiť obyčajný text alebo obrázky (ako logá, značky atď.).
Na webovom e -mailovom klientovi alebo poskytovateľovi služieb, ktorého ste použili na vytvorenie podpisu, použite možnosť „Podpis“
Tipy
- Okrem formátovania e -mailu by ste mali používať aj vhodnú e -mailovú adresu. E -mail svojmu priateľovi z detstva prostredníctvom adresy „[email protected]“môže byť stále v poriadku, ale tento e -mail by ste nemali používať na odosielanie e -mailov na e -maily svojmu šéfovi.
- Pri písaní e -mailov používajte dobrú internetovú etiketu. Neposielajte nevyžiadanú poštu ani správy neznámym kontaktom.
- Pred odoslaním e -mail dvakrát skontrolujte, aby ste zabránili odoslaniu viacerých správ rovnakému príjemcovi. Ak odošlete viac e -mailov, vaše správy môžu byť označené ako spam.
