Kto hovorí, že písanie e -mailu je najľahší spôsob komunikácie? V skutočnosti má písanie e -mailov aj etiku. Inými slovami, štýl jazyka v e-mailoch zameraných na spolužiakov a lektorov musí byť samozrejme rozlišovaný, najmä preto, že formálne vzdelávanie je vstupnou bránou do potenciálnej profesionálnej kariéry. Preto všetky interakcie, ktoré sa v ňom vyskytujú, musia byť vykonávané profesionálne, vrátane odosielania e -mailov. E -maily by napríklad mali byť vždy odoslané s vašou akademickou e -mailovou adresou a vždy by mali byť otvorené s oficiálnym pozdravom. Zaobchádzajte s interakciou ako s formálnym obchodným listom. To znamená, že svoje body vyjadríte jasne, stručne a jasne a použijete dobrú gramatiku!
Krok
Časť 1 z 3: Vytváranie pozitívneho dojmu
Krok 1. Prečítajte si osnovu kurzu a zistite odpovede na svoje otázky
Vo všeobecnosti boli vaše otázky zodpovedané v materiáli poskytnutom prednášajúcim na začiatku prednáškového procesu. Výsledkom bude, že ak sa budete pýtať svojho profesora, budete pôsobiť len ako seriózny študent, a tiež to môže dráždiť lektora, že obsah vášho e-mailu zaberá drahocenný čas.
- Učebný plán kurzu bude vo všeobecnosti obsahovať informácie o zadaniach, termínoch odovzdávania úloh, zásadách v triede a formátoch zadania.
- Ak prednášajúci poskytne iba zoznam na čítanie, nie je nič zlého na odoslaní e -mailu so žiadosťou o materiál, ktorý nie je vysvetlený v osnove prednášky.
Krok 2. Použite svoju akademickú e -mailovú adresu
Je pravdepodobné, že váš profesor dostane každý deň desiatky až desiatky e -mailov. Preto by ste mali používať akademickú e -mailovú adresu, aby sa e -maily automaticky nedostali do spamového poľa. Okrem toho odoslanie e -mailu s akademickou e -mailovou adresou bude vyzerať oveľa profesionálnejšie a pomôže lektorom jasne identifikovať meno odosielateľa, najmä preto, že akademické e -mailové adresy budú spravidla obsahovať celé meno študenta.
Krok 3. Zahrňte reprezentatívny subjekt
Inými slovami, uistite sa, že je váš e -mail lektorovi známy, aj keď si iba prečíta predmet. Poznanie zámeru vášho e -mailu od začiatku pomôže vášmu lektorovi vyhradiť si správny čas na prečítanie a odpovedanie na neho. Preto vždy zahrňte jasný a stručný predmet e -mailu!
Môžete napríklad napísať „Otázky týkajúce sa nedávnych úloh“alebo „Záverečné eseje“
Krok 4. Začnite e -mail uvedením mena a titulu lektora
Bez ohľadu na to, aké dôležité sú vaše priania, vždy začnite svoj e -mail formálnym pozdravom, ako by ste to urobili pri písaní podobného formálneho listu. E -mail začnite napríklad tak, že napíšete „Vážení. DR. Jones, “nasledovala čiarka. Nezabudnite použiť prezývku, ktorá zodpovedá preferenciám lektora, dobre!
- Ak si nie ste istí, že príslušný lektor získal doktorát, jednoducho ho oslovte „pán Jones“.
- Ak máte obaja časté osobné interakcie, nie je nič zlého na tom, ak použijete príležitostnejší pozdrav, napríklad „Dobrý deň, pán/doktor. Jones."
Časť 2 z 3: Skladanie obsahu e -mailu
Krok 1. Jasne sa identifikujte
Pretože vás daný lektor nielenže učí, je pravdepodobné, že vám bude musieť pripomenúť vašu identitu. E -mail preto vždy začnite uvedením svojho mena a názvu kurzu, ktorý vás spojil, a prednáškových hodín, napríklad „Popoludňajšia hodina marketingu“.
Krok 2. Zamerajte sa na svoj bod
Pamätajte si, že lektori sú veľmi zaneprázdnení ľudia. Uistite sa preto, že obsah vášho e -mailu nie je prepletený, aby vám nezabral príliš veľa času na nepodstatných veciach. Vyjadrite svoj názor stručne, jednoducho a jasne a vyhnite sa nedôležitým alebo nepodstatným podrobnostiam.
Ak máte napríklad otázku týkajúcu sa úlohy, jasne ju povedzte: „Chcem sa vás niečo opýtať na úlohu, ktorú ste zadali minulý štvrtok. Úlohu je skutočne potrebné vykonať v skupinách alebo jednotlivo, však, pane/pani? “
Krok 3. Napíšte celé vety
Pamätajte si, že tieto e -maily nie sú odovzdané na Facebook alebo textové správy vašim rovesníkom! To znamená, že vždy používajte úplné a formálne vety, aby ste ukázali svoju profesionalitu.
- Nepíšte napríklad: „Materiál v minulej triede bol skutočne úžasný, pane/pani!“
- Skúste namiesto toho napísať: „Ďakujem za posledný materiál, ktorý ste naučili a ktorý osvietil moje porozumenie“.
Krok 4. Použite správny tón e -mailu
Pri prvom kontakte s učiteľom pamätajte na profesionálny tón a gramatiku. To znamená, že zo žiadneho dôvodu nepoužívajte emotikony! Ak ste s lektorom poslali správu viackrát, mali by ste tiež napísať svoj e -mail neformálnejším tónom, najmä ak lektor ako prvý koná neformálne (napríklad vám posiela emotikony).
Krok 5. Zdvorilo predložte svoju požiadavku
V skutočnosti pomerne veľa študentov rád kladie požiadavky na svojich lektorov. Nerobte to, pretože vám nič nepomôže získať! Namiesto toho vyjadrite svoje zámery vo forme žiadosti, s ktorou váš profesor môže, ale nemusí súhlasiť.
Ak chcete napríklad požiadať o predĺženie lehoty na odosielanie úloh, nepíšte: „Moja stará mama nedávno zomrela, tak prosím predĺžte termín na odovzdanie úloh, dobre?“Namiesto toho napíšte zdvorilejšiu vetu, ako je ako: „Ospravedlňujem sa, pane/pani, tento týždeň bol pre mňa veľmi ťažký, pretože moja babička práve zomrela. Ak áno, boli by ste ochotní mi predĺžiť čas týkajúci sa predkladania dokumentov?“
Krok 6. Použite správnu interpunkciu
Ak je e -mail zameraný na rovesníkov, príjemca e -mailu samozrejme nebude mať problém s nesprávnym zadaním bodky alebo čiarky. Ak je však e -mail pre učiteľa, uistite sa, že sú všetky interpunkčné znamienka umiestnené na správnom mieste.
Krok 7. Napíšte každé slovo so správnym pravopisom
Napriek rozsiahlemu používaniu jazyka textu na internete ho nikdy nepoužívajte v profesionálnom e -maile! Inými slovami, každé slovo napíšte v úplnom tvare, napríklad „pán“namiesto „pán“. Použite správny pravopis, aby vaše e -maily vyzerali profesionálnejšie!
Nezabudnite skontrolovať správnosť obsahu e -mailu pomocou aplikácie alebo počítačového programu na kontrolu pravopisu
Krok 8. Umiestnite správne veľké písmená
Najmä slová uvedené na začiatku viet musia byť napísané veľkými písmenami, rovnako ako niektoré druhy podstatných mien (napríklad prezývky). Nepovažujte e-maily za konverzácie s textovými správami a dbajte na to, aby ste vždy používali veľké písmená.
Časť 3 z 3: Ukončenie e -mailu
Krok 1. Uveďte činnosti, ktoré musí váš učiteľ vykonať
Inými slovami, uistite sa, že vaše prianie alebo požiadavka je jasne uvedená na konci e -mailu. Ak od neho chcete napríklad odpoveď, nezabudnite to povedať. Ak cítite potrebu stretnúť sa s ním, oznámte mu to aj vy.
Krok 2. Prečítajte si gramatiku použitú v e -maile
Naskenujte e -mail a uistite sa, že neboli urobené žiadne gramatické chyby. Tento proces vám často pomôže odhaliť jednu alebo dve menšie chyby, ktoré je potrebné opraviť.
Krok 3. Prečítajte si e -mail z pohľadu učiteľa
Zaistite, aby váš e -mail nevyzeral, že niečo požadujete. Tiež sa uistite, že vaše zámery sú vyjadrené priamo, jasne a nie sú zafarbené osobnými informáciami, ktoré sú menej dôležité. Okrem toho, že je toto správanie neúčinné, je tiež neprofesionálne.
Krok 4. Ukončite e -mail formálnym záverečným pozdravom
Rovnako ako keď začnete svoj e -mail profesionálnym pozdravom, urobte to isté aj vtedy, ak ho chcete ukončiť. Použite napríklad formálny záverečný pozdrav ako „s pozdravom“alebo „pozdravy“, za ktorým nasleduje čiarka a končí sa celým menom.
Krok 5. Po týždni znova pošlite e-mail
Po odoslaní e -mailu nepokračujte v terorizovaní svojho profesora, aby vám odpovedal. Ak však na váš e -mail nikto neodpovedal týždeň alebo dlhšie, je vhodné skúsiť odoslať ten istý e -mail späť pre prípad, že by vám zmeškal váš prvý e -mail.
Krok 6. Odpovedzte na prijatú e -mailovú odpoveď
Po obdržaní e -mailovej odpovede od príslušného lektora nezabudnite odpovedať a ukázať, že ste e -mail dostali správne. Môžete napríklad poslať krátku poďakovanie alebo v prípade potreby dlhšiu odpoveď s rovnakými pravidlami písania, aby to znelo profesionálne. Ak váš problém alebo otázka nebola zodpovedaná e -mailom, skúste ho požiadať, aby sa stretol osobne.
- Môžete napríklad napísať: „Ďakujem za odpoveď, pán/pani. Uvidíme sa v triede."
- Ak cítite potrebu stretnúť sa s lektorom neskôr, skúste napísať: „Veľmi si vážim vaše názory na túto vec. Ak si želáš, môžem sa s tebou stretnúť priamo a prediskutovať to podrobnejšie? “
