Odmietnuť odpovedať na žiadosť môže byť náročné, najmä ak je osobou, ktorá žiadosť podáva, váš šéf. Aj keď sa snažíte urobiť všetko, čo od vás šéf požaduje, sú chvíle, keď nemôžete a musíte povedať nie. Pred stretnutím so šéfom sa zamyslite nad svojimi dôvodmi a pochopte, čo chcete povedať. Namiesto toho, aby ste priamo povedali „nie“, skúste prísť s pozitívnymi alternatívnymi návrhmi.
Krok
Časť 1 z 3: Príprava odpovedí
Krok 1. Napíšte zoznam dôvodov, prečo nemôžete podať žiadosť
Ak vás šéf požiada, aby ste vykonali ďalšiu prácu alebo prevzali úlohu, keď nemáte čas alebo je úloha mimo vášho popisu práce, je užitočné uviesť dôvody, prečo by ste mali úlohe povedať nie. Zamyslite sa nad problémom pokojne a racionálne a uveďte dôvody. Tieto poznámky vám pomôžu pripraviť odpoveď šéfovi.
- Existujú jednoduché dôvody, prečo nemôžete vykonať žiadnu úlohu, napríklad záväzok starať sa o deti alebo plánovanie dovolenky.
- Ak si nie ste istí, či je zadanie pre vás to pravé, dvakrát skontrolujte popis práce.
- Ak už máte veľkú záťaž a nemôžete prijať inú prácu, musíte si dobre premyslieť, ako sa s tým vysporiadať.
Krok 2. Analyzujte svoje pracovné priority
Ak je váš pracovný rozvrh problémom a nie ste si istí, či môžete prijať ďalšie úlohy, skúste analyzovať svoje priority. Zvážte nové zadanie s iným a zhodnoťte, či môžete zmeniť existujúcu prácu. Povedanie „nemám čas“môže prinútiť vášho šéfa spochybniť vašu efektivitu a efektivitu, takže ak je čas problémom, musíte ukázať, že dokážete úlohy uprednostniť a dokončiť včas.
- Vytvorte si zoznam úloh a zoraďte ho podľa priority a termínu.
- Odhadnite, ako dlho bude každá úloha trvať, a zistite, či existuje šanca, že budete môcť pracovať na novej.
- Vytvárajte úhľadné a jasné dokumenty, ktoré je možné použiť pri rozhovore s nadriadenými.
- Toto je spôsob, ako „ukázať“svojmu šéfovi, že nemôžete robiť to, čo sa od vás požaduje, a nielen „hovoriť“.
Krok 3. Vhoďte sa do kože šéfa
Predtým, ako sa porozprávate so svojim šéfom, je dôležité, aby ste sa pokúsili vžiť do jeho kože a porozumieť mu a prioritám spoločnosti. Pochopenie motivácie šéfa vám pomôže sformulovať lepšiu odpoveď. Ak nevykonávate konkrétnu úlohu, pretože je pravdepodobné, že to bude stáť spoločnosť výrazne tržby, potrebujete veľmi presvedčivý argument a alternatívu, aby spoločnosť neprišla o príjmy.
- Ak si len chcete naplánovať stretnutie kvôli predchádzajúcemu záväzku, zamyslite sa nad tým, ako toto preplánovanie ovplyvní vášho šéfa.
- Pokúsiť sa vžiť sa do jeho kože vám pomôže predvídať, ako na vás váš šéf zareaguje.
Krok 4. Zamyslite sa nad jazykom, ktorý chcete použiť
Je dôležité použiť správny tón hlasu a jazyk, aby ste povedali nie, bez toho, aby ste povedali nie. Pamätajte si, že je dôležité vždy používať neutrálny jazyk a vyhnúť sa zmene situácie. Nie je to o vás alebo o vašom šéfovi alebo o vzťahu, ktorý máte, či už je to dobrý alebo zlý vzťah. Vždy ukážte na spoločnosť a na to, ako dosiahnuť najlepšie výsledky pre firmu.
- Povedzte niečo neutrálne a objektívne, napríklad: „Ak splním túto úlohu, nebudem mať čas dokončiť hlavnú správu tohto týždňa.“
- Vyhnite sa subjektívnym a osobným reakciám. Nehovorte „Nemôžem to urobiť, je to pre mňa príliš veľa práce“.
Časť 2 z 3: Rozhovor s šéfom
Krok 1. Nájdite ten správny čas pre šéfa
Predtým, ako sa porozprávate so svojim šéfom, musíte si nájsť ten správny čas. Určite ho nechcete vidieť v stresovom alebo uponáhľanom čase. Možno máte dobrú predstavu o tom, ako pracuje, ale podľa možnosti si skontrolujte jeho denný rozvrh na počítači. Mali by ste sa opýtať, či má voľný čas, pretože chcete o niečom diskutovať, v závislosti od kultúry a zvykov vo vašej kancelárii.
- Súkromne sa porozprávajte, ak vám to vaša pracovná situácia umožňuje hovoriť sami so svojim šéfom.
- Dávajte pozor na pracovný tlak a štýl práce svojho šéfa. Ak je to niekto, kto má rád ráno aktívnu aktivitu, skúste sa s ním porozprávať pred obedom.
- Ak viete, že je vždy na prvom mieste, môžete sa jedného rána prísť naň pozrieť skôr, ako prídu ostatní zamestnanci.
Krok 2. Hovorte jasne a stručne
Keď sa rozprávate so šéfom, je dôležité, aby ste rýchlo porozumeli a nevyhýbali sa problémom. Musíte sa uistiť, že svoj názor vyjadríte jasne a stručne. Nechoďte okolo toho dokola, pretože váš šéf si bude myslieť, že strácate čas a stratíte šéfove sympatie.
- Vyhnite sa hovoreniu „áno, ale …“, pretože šéf môže iba počuť „áno“a myslieť si, že prácu zvládnete, ak dokážete lepšie hospodáriť so svojim časom.
- Namiesto použitia negatívnych slov ako „ale“skúste použiť viac pozitívnych slov.
- Skúste napríklad povedať „Viem, že ste ma požiadali o vypracovanie tejto správy, ale mám pred sebou ešte veľa práce“, napríklad „Mám nápad reorganizovať pracovné zaťaženie tohto projektu“.
Krok 3. Popíšte svoj stav
Je veľmi dôležité, aby ste dôvody jasne a efektívne vysvetlili. Ak sa nemôžete spoľahlivo pohádať, váš šéf pravdepodobne nechápe, prečo nemôžete túto prácu vykonávať. Ak vás napríklad požiadajú, aby ste urobili niečo mimo svojho popisu práce, mali by ste to vysvetliť a byť pripravení v prípade potreby vysvetliť aj popis vašej práce. Neodhaľujte ihneď popis svojej práce, ale buďte pripravení to vysvetliť.
- Ak je čas problémom, potrebujete skutočný a nepopierateľný dôvod, prečo danú úlohu nemôžete zvládnuť.
- Odhalte ďalšiu prácu, ktorá sa robí a je prioritou. Povedzte niečo ako: „Budúci týždeň mám konečný termín na dokončenie jarnej správy, takže táto úloha môže byť náročná.“
- Skúste zdôrazniť, že ak váš šéf úlohu znova priradí niekomu inému, prospeje to tejto osobe a spoločnosti tým, že zdôrazní, že práca, ktorú robíte, je dôležitejšia.
- Jasne a priamo vysvetlite svoju situáciu, ale nikdy nie konfrontačne alebo emocionálne.
Krok 4. Nenechajte to príliš dlho
Ak hneď zistíte, že nemôžete vykonávať určitú úlohu alebo že nie je pre vás to pravé, nečakajte príliš dlho a naplánujte si rozhovor so šéfom. Ak to necháte, je ťažšie reorganizovať prácu, ktorú je ešte potrebné vykonať načas. Ak počkáte do poslednej minúty, je takmer nemožné dodržať termín. Váš šéf s vami nebude súcitiť.
Časť 3 z 3: Ponúkanie pozitívnych alternatívnych návrhov
Krok 1. Navrhnite znova zladiť svoje priority
Keď sa rozprávate so šéfom, je dôležité nepovedať priamo „nie“, ak sa tomu môžete vyhnúť. Namiesto toho skúste nájsť spôsoby, ako navrhnúť pozitívne alternatívy, ktoré od vás nevyžadujú úlohu, o ktorej si myslíte, že ju nemôžete zvládnuť. Dobrým spôsobom, ako to urobiť, je navrhnúť svojmu šéfovi, aby vám pomohol zmeniť priority. Ukážete tým svojmu šéfovi, že chcete pracovať čo najproduktívnejšie, a bude zrejmé, že pracovné vyťaženie nie je konštantné.
- Robte si poznámky o svojej vynikajúcej práci a o tom, ako dlho vám trvalo dokončenie každej úlohy, aby ste dokázali, že ste si to dobre premysleli.
- Opýtajte sa šéfa: „Môžete mi pomôcť zmeniť moje priority?“ukáže, že ho chcete zapojiť do riadenia vašej práce.
- To ukáže, že si vážite ich názor a hľadáte pomoc, ako pracovať efektívnejšie.
Krok 2. Odporučte kolegu
Ďalším spôsobom, ako navrhnúť pozitívne alternatívy k jednoduchému odmietnutiu, je odporučiť spolupracovníka, ktorý by mohol prevziať ďalšiu prácu. Vášmu šéfovi to urobí dojem, že ste o ňom mysleli a o potrebe spoločnosti dokončiť prácu a bez obáv z prepracovania.
- Ukážka, že máte dobrý úsudok a stanovenie priorít pre potreby spoločnosti, uľahčí vášmu šéfovi dôveru v váš úsudok nabudúce.
- Tiež to ukáže, že rozumiete tomu, čo sa deje v kancelárii, a máte záujem o rozvoj svojich spolupracovníkov.
Krok 3. Navrhnite nové usporiadanie práce
Ak máte veľa práce na dokončenie v dohodnutých hodinách, môže to byť príležitosť porozprávať sa so svojim šéfom o vytvorení nového pracovného režimu. Ak napríklad musíte dochádzať do práce dlho, čo znižuje vašu produktivitu, mohli by ste navrhnúť prácu jeden deň v týždni z domu, čím by ste skrátili čas dochádzania.
- Ak si myslíte, že flexibilnejší pracovný režim vám uľahčí prispôsobenie sa požiadavkám pracoviska, nebojte sa to vyzdvihnúť.
- Vždy myslite na kultúru na svojom pracovisku a na to, či je flexibilnejšia práca životaschopným nápadom.
- Pred odoslaním si všetky návrhy premyslite. Nenavrhujte nápady, ktoré nie sú úplne jasné.
Pozor
- Ak vás váš šéf požiada, aby ste urobili niečo nezákonné, máte právo povedať nie. Kontaktujte úrady.
- Buďte pokojní a hovorte normálnym tónom.
