Ak vaša práca vyžaduje, aby ste kontaktovali klientov telefonicky, pravdepodobne budete veľa zanechávať hlasové správy. Čo je však potrebné presne povedať, keď v telefóne zaznie zvukový signál? Doručenie všetkých relevantných informácií prostredníctvom hlasovej schránky môže byť skľučujúce, takže mnohé detaily sú nakoniec prehliadané. Vymeňte improvizované doručovanie hlasových správ za správny systém. Prostredníctvom niekoľkých ľahko zapamätateľných bodov môžete zaistiť, aby boli všetky dôležité informácie doručené príjemcovi, aby sa zvýšila šanca na spätné volanie.
Krok
Metóda 1 z 3: Predstavte sa
Krok 1. Použite vhodný tón hlasu
Hneď ako sa správa začne zaznamenávať, hovorte jasným a ľahko počuteľným hlasom. Nemumlajte ani nehovorte príliš rýchlo. Snažte sa, aby váš hlas pôsobil príťažlivo a energicky, aby si získal pozornosť poslucháča. Aj keď vás nevidí, váš tón bude jasný. Uistite sa teda, že používate správny tón hlasu.
- Vyslovte každé slovo nahlas. Zlý signál môže zakaliť váš hlas, dokonca sa vám začnú míňať slová. Hlas bežnej konverzácie je pri volaní nevýrazne počuť.
- Kvalita vášho hlasu by mala odrážať účel hovoru. Môžete napríklad nechať nahlas zablahoželať svojej neteri k ukončeniu školy. Ak však chcete vyjadriť sústrasť, zanechajte vážny a úctivý hlasový odkaz.
Krok 2. Povedzte svoje meno
Na začiatku správy uveďte svoje meno. Účastník hovoru tak bude vedieť, kto ste. Jednoduché slová, ako napríklad „Táto (vaša prezývka)“, možno použiť v rôznych situáciách. Ak vás volajúci nikdy nestretol, môžete použiť aj zdvorilejšie vety, napríklad „Moje meno je (celé meno)“. Priatelia a rodina vás môžu rozpoznať bez ďalšej identifikácie. Ak hovor súvisí s prácou, príjemca hovoru potrebuje meno, aby poznal účel hovoru, aby mohol komunikovať osobnejšie.
- Kroky uvedené vyššie sú triviálne, ale nervózni volajúci na ne často zabúdajú pri zanechávaní hlasových správ.
- Ak máte profesionálny titul alebo popis, ktorý vám môže volajúcemu pomôcť identifikovať vás, uveďte ho za svojim menom. Napríklad „Moje meno je Dr. Arief, rádiológ zo Všeobecnej nemocnice Tangerang “alebo„ Toto je Tasya, som Selvyho matka, ktorá je v rovnakej triede ako tvoje dieťa. “
Krok 3. Uveďte svoje telefónne číslo
Po vyslovení mena zadajte svoje telefónne číslo. Väčšina príjemcov telefónu čaká na kontaktné informácie až do konca hlasovej schránky, ale ak ho príjemca ihneď nezruší, bude musieť správu začať znova. Pri uvádzaní telefónneho čísla nezabudnite hovoriť pomaly a jasne, aby ho príjemca dobre počul.
- Telefónne číslo na začiatku správy môžete vysloviť jednoduchým spôsobom: „Toto je (vaše meno), moje číslo (vaše telefónne číslo)“alebo „Toto je (vaše meno) z čísla (vaše telefónne číslo)). “
- Napriek tomu, že funkcia ID volajúceho umožňuje príjemcovi vidieť vaše číslo, napriek tomu sa odporúča uviesť telefónne číslo v prípade, že vaše číslo nie je uložené alebo chcete, aby vám príjemca zavolal na iné číslo.
Krok 4. Vytvorte pripojenie
Keď počujete hlasové správy týkajúce sa podnikania od neznámych odosielateľov, ľudia začnú byť podozrievaví alebo stratia záujem, ak nevedia, kto ste a aký je účel hovoru. Upokojte ich uvedením mena známeho priateľa alebo osoby, ktorá číslo uviedla. Vďaka tejto metóde môže byť hovor opäť osobnejší. Hlasové správy budú netušené a s najväčšou pravdepodobnosťou dostanete odpoveď, ktorú očakávate.
- Skúste poslucháčom stručne predstaviť, ako napríklad „Toto číslo som dostal od Andiho, ktorý povedal, že ideš predať svoju loď“.
- Aj keď sa nehlásite do práce, nadviazanie osobného spojenia môže príjemcovi poskytnúť príjemnejší pocit. „Toto je Bob, tvoj sused naprieč domom“znie priateľskejšie ako „Toto je Bobby Rahmadika Setiawan“.
Metóda 2 z 3: Vysvetlenie vašich potrieb
Krok 1. Zamyslite sa vopred, čo chcete povedať
Pred opustením hlasovej schránky musíte vedieť, čo sa pokúšate sprostredkovať. Nie je to problém, ak máte na mysli konkrétny cieľ, ale počúvanie zvukových signálov, ktoré nahrávajú hlasovú schránku, môže každého znervózniť. Informácie, ktoré chcete sprostredkovať, rozdeľte do niekoľkých bodov a potom pred zavesením všetko vysvetlite.
- Najmä pre veľmi dôležité hlasové správy môžete pred nahraním správy napísať hrubý scenár.
- Ak zrazu zakoktete, zamerajte sa na krátke uvedenie svojho mena, kontaktných údajov a dôvodu, prečo ste zavolali.
- Predstavte si, že odosielate hlasovú správu, aby ste zanechali romantickú správu týkajúcu sa rande predchádzajúcu noc. Predstavenie si hlasovej správy, ktorú sa chystáte doručiť pred zaznamenaním správy, vám môže namiesto nervozity a hanblivosti poskytnúť chladný, pokojný a príjemný pocit.
Krok 2. Nechajte svoju správu krátku
Obmedzte hlasovú schránku na 20-30 sekúnd. Zriedka budete potrebovať hlasovú správu dlhšiu ako toto trvanie. Nechcete, aby sa príjemcovia unavovali počúvaním príliš dlhých a rozvádzaných správ. Zostaňte koncentrovaní a dostaňte správu priamo k veci. Krátke správy môžu vyvolať zvedavosť, takže príjemca má záujem zavolať späť.
- Na druhej strane, ak je vaša hlasová schránka príliš krátka, príjemca si môže myslieť, že nie je dôležitá, a potom ju odstráni bez toho, aby vás najskôr počúval. K tomu môže dôjsť, ak voláte z neznámeho čísla.
- Účelom opustenia hlasovej schránky je prinútiť niekoho zavolať späť, nie zdieľať všetky informácie, ktoré by ste chceli poskytnúť pri priamom hovore.
Krok 3. Spustite hlasovú schránku s najdôležitejšími informáciami
Nebojte sa okolo kríka s dôvodmi, prečo ste zavolali. Ak sa chcete spýtať, ako sa vám darí, povedzte to. Ak chcete ponúknuť konkrétny tovar alebo potvrdiť schôdzku, povedzte to. Poslucháči rýchlo stratia záujem a správu odstránia, ak na začiatku správy neuvádzate účel hovoru.
- Máte veľmi málo času na to, aby ste správu dostali ďalej. Ak príliš veľa rozprávate, poslucháči môžu správu stlmiť skôr, ako dostane dôležité informácie.
- Je lepšie podať zlé správy, ako napríklad „Otec je v nemocnici“, a potom využiť zvyšok času na vyjadrenie súcitu a vysvetlenia, než chodiť stále dokola, kým sa poslucháč nebude báť.
Krok 4. Nechajte správy osobne a organicky
Odolajte nutkaniu hovoriť rovnako strnulo, ako keď telefonujete. Buďte priateľskí, buďte sami sebou a hovorte prirodzene. Ľudia môžu spozorovať predajcu, ktorý sa ich snaží prinútiť niečo kúpiť, a pokiaľ sa cítia byť zdvorilí, s väčšou pravdepodobnosťou si vypočujú vašu hlasovú schránku.
Rozprávanie, ako keby ste čítali scenár, bude mať dojem, že poslucháč je len jedným z mnohých ľudí, ktorých voláte, aby vám ponúkli to isté
Metóda 3 z 3: Zatvorenie hlasovej schránky
Krok 1. Vložte konkrétnu otázku alebo požiadavku
Na konci správy vysvetlite, prečo chcete, aby príjemca zavolal späť. Položte konkrétnu otázku alebo urobte požiadavku, ktorá ho bude motivovať zdvihnúť telefón. Ak sa príjemca po vypočutí hlasovej správy cíti zmätený alebo si nie je istý vašim cieľom, správa bola neúspešná.
- Skúste použiť frázy ako „Dajte mi vedieť, či sa vám recept páči“alebo „Zaujímalo by ma, čo si o tomto návrhu myslíte.“
- Ľudia majú väčšiu motiváciu zavolať späť, ak zadáte konkrétnu požiadavku, a nie iba povedať „Zavolajte späť, dobre“.
Krok 2. Obnovte svoje meno a kontaktné informácie
Správu ukončíte zopakovaním svojho mena a telefónneho čísla. Zopakujte svoje telefónne číslo dvakrát, aby sa príjemca nepomýlil a mohol si robiť poznámky. Nezabudnite uviesť všetky užitočné podrobnosti o tom, kedy vám príjemca zavolá späť, napríklad kedy máte čas a kedy je najlepšie zavolať.
- Povedať telefónne číslo viac ako dvakrát na konci správy je príliš veľa a pre príjemcu správy môže byť urážlivé.
- Tento krok nemusíte praktizovať, ak je správa náhodne doručená priateľom alebo rodine.
Krok 3. Neukončujte správu doslovne
Keď je čas zavesiť, nepokračujte v chatovaní a zbytočne nepredlžujte správy. Ak príjemcom nie je niekto, na kom vám záleží, nie je potrebné zanechávať sladké slová. Čím je vaša správa dlhšia, tým menšiu pozornosť bude od príjemcu dostávať. Nestrácajte preto pozornosť na konci. Poďakujte mu za poskytnutý čas a nechajte ho pokračovať v komunikácii.
- Záverečné slová ako „Budem sa tešiť na vašu odpoveď“sú oveľa teplejšie a účinnejšie než sýrske komerčné slová ako „Prajem pekný deň“.
- Nerobte unáhlené závery ani sumarizujte svoje posolstvo na konci. Ak príjemca potrebuje nacvičiť určité detaily, môže si vašu správu znova prehrať.
Tipy
- Pamätajte si, keď ste dostali hlasovú schránku, v ktorej ste sa zamysleli „Čo chce táto osoba?“Zanechajte hlasovú správu, ktorú chcete počuť.
- Ak je to stále relevantné pre vašu interakciu s príjemcom správy, zadajte okrem telefónneho čísla aj e -mailovú adresu alebo kontaktné údaje.
- Ak zanecháte správu s časovými informáciami, nezabudnite uviesť dátum.
- Usmej sa! Váš úsmev bude sprostredkovaný, aj keď nie je viditeľný.
- Ak voláte na riešenie citlivej témy, obmedzte informácie zdieľané v hlasovej schránke, aby ich nikto iný nepočul.
- V prípade núdze alebo prírodnej katastrofy pomocou hlasovej schránky oznámte, že ste v poriadku.
Pozor
- Ak sa pokúšate dosiahnuť, aby vám niekto zavolal, nehovorte mu o svojich minulých zlyhaniach hovoru. To bude naštvať poslucháča a nebude sa cítiť pohodlne s vami obchodovať.
- Profesionálne by ste vždy mali nechať hlasovú schránku, ak osoba v telefóne neodpovedá. Vidieť veľa zmeškaných hovorov bez hlasovej schránky naznačuje, že vaša firma nie je dôležitá.
