Práve ste boli zvolení alebo vymenovaní za tajomníka výboru, ktorého ste členom. V bezpečí! Viete, ako vytvárať, pripravovať a prezentovať zápisnice? Toto sú dôležité metódy, bez ohľadu na to, či sa riadite zákonodarným „Robertovým poriadkom“alebo si robíte zápisnicu v menej formálnom prostredí.
Krok
Časť 1 zo 4: Počiatočná príprava
Krok 1. Pochopte zásady schôdze vašej organizácie
Ak sa od tajomníka očakáva, že bude mať formálnu zápisnicu, opýtajte sa, či sa skupina riadi Robertovým poriadkom alebo inými pokynmi. V neformálnejšom prostredí sa opýtajte, čo je potrebné zahrnúť do zápisnice alebo ako sa budú používať.
- Ako príjemca poznámok nemusíte byť oboznámení s celou stránkou poriadku. Získanie kópie knihy (alebo požičanie si od predsedu) však môže byť užitočné pri odpovediach na konkrétne otázky.
- Pochopte dobre svoju úlohu. Niektorí tajomníci, ktorí urobili zápisnicu, sa schôdze nezúčastnili, zatiaľ čo iní ju urobili a do diskusie tiež prispeli. V oboch prípadoch by tajomníkom nemal byť niekto, kto má inú primárnu úlohu, napríklad vedúci schôdze alebo sprostredkovateľ.
Krok 2. Predbežne pripravte šablónu
Každá zápisnica zo schôdze bude obsahovať veľa rovnakých informácií. Šablóny vytvárajú konzistentný formát pre jednoduchú orientáciu. Zahrňte medzery pre nasledujúce informácie.
- Názov organizácie.
- Typ stretnutia. Ide o týždennú alebo výročnú schôdzu, menšiu schôdzu výboru alebo schôdzu, ktorá sa koná na zvláštny účel?
- Dátum, čas a miesto. Vytvorte priestor na začiatok a koniec schôdze (otvorenie a rozpustenie).
- Meno predsedu alebo predsedu schôdze a meno tajomníka (alebo ich nástupcu).
- Zoznam „účastníkov“a „ospravedlnenie za neprítomnosť“. Toto je efektný termín pre prezenčné listiny. Všimnite si, či je dosiahnuté kvórum (dostatočný počet ľudí na hlasovanie).
- Vytvorte priestor pre svoj podpis. Ako pracovník poznámok by ste sa mali vždy podpísať. Podľa zásad vašej organizácie môžu byť pri schválení zápisnice vyžadované ďalšie podpisy.
- Kniha agend, ak je k dispozícii. Ak vás predseda alebo facilitátor schôdze nepožiada o vypracovanie programu rokovania, mal by byť k dispozícii na požiadanie. Referenčný program vám pomôže zorganizovať zápisnice zo schôdzí.
Krok 3. Vezmite si so sebou notebook alebo prenosný počítač
Uistite sa, že čokoľvek si prinesiete, bude pre vás pohodlné. Ak si budete často písať poznámky, ponechajte si na tento účel zápisník alebo si vytvorte priečinok v počítači.
- Ak si urobíte zápis z predchádzajúceho stretnutia, ktorý nebol schválený, vezmite si ho so sebou.
- Aj keď vám zvukový záznamník môže pomôcť s prepisom zápisnice neskôr, nenahrádza minúty. Ak nahrávate schôdzu, zaistite, aby s tým všetci prítomní súhlasili a nepodľahli pokušeniu urobiť prepis slova od slova.
- Učenie skratky urýchli písanie poznámok, ale na to, aby ste si urobili poznámky, nemusíte si zapisovať každé slovo. V skutočnosti by ste sa tomu mali vyhnúť.
- Ak vás na schôdzi požiadajú, aby ste si urobili verejne zápisnicu, použite OHP alebo prezentačnú tabuľu. Uistite sa, že si potom budete môcť robiť poznámky doma bez vyblednutia atramentu, aby ste mohli na písanie poznámok používať skrátené písanie.
Časť 2 zo 4: Tvorba zápisnice zo schôdze
Krok 1. Zdieľajte prezenčnú listinu
Hneď ako budú všetci prítomní, rozdajte papier (viac pri väčších stretnutiach) s dostatočným priestorom na to, aby si ľudia mohli zapísať svoje mená a kontaktné údaje. Tento dokument môžete použiť po schôdzi na vyplnenie sekcie zoznamu účastníkov vo vašej šablóne alebo tento zoznam prilepiť do dokončenej zápisnice.
Ak nie ste oboznámení s veľkým počtom prítomných ľudí, nakreslite si tabuľku miest na sedenie a vyplňte ju, keď požiadate všetkých, aby sa predstavili. Pripravte si tento hárok s grafom pri písaní zápisnice, aby ste mohli ľudí pomenovávať menami, kedykoľvek je to možné (ako je uvedené nižšie)
Krok 2. Vyplňte čo najviac do dostupných šablón
Pri čakaní na začiatok schôdze si poznačte názov organizácie, dátum a miesto konania a typ schôdze (týždenné zasadnutie predstavenstva, mimoriadne zasadnutie výboru atď.). Keď sa schôdza začne, poznačte si čas začiatku.
- Ak šablónu nemáte, poznamenajte si tieto informácie v hornej časti poznámky.
- Ak sa schôdza koná na zvláštny účel alebo na inú udalosť, uložte odoslané oznámenia a dajte o tom vedieť členom. Po skopírovaní ho budete musieť vložiť do poznámky.
Krok 3. Zaznamenajte výsledky prvého pohybu
Väčšina formálnych schôdzí sa začne návrhom na prijatie programu, takže tento krok bude použitý ako príklad. Ak sa schôdza začína iným pohybom, zaznamenajte všetky relevantné informácie:
- Príslušné znenie na začiatku návrhu je „predkladám návrh“. Spravidla ide o vety ako „navrhujem prijatie tejto agendy“.
- Meno navrhovateľa (osoba, ktorá podáva návrh).
- Výsledky hlasovania. Ak je hlasovanie úspešné, napíšte „návrh prijatý“. Ak to zlyhá, napíšte „návrh odmietnutý“.
- Ak nemôžete presne zaznamenať dlhý dokument, môžete ho predložiť písomne. Ak sa to opakuje, opýtajte sa na okraji schôdze, či je predloženie návrhov v tomto príspevku možné považovať za oficiálnu politiku pre návrhy s určitým počtom slov.
- Ak pripravíte návrh programu rokovania, môžete byť zástancom tohto návrhu a tajomníkom zápisnice. To sa dá urobiť; pokiaľ zostanete objektívni, nemal by byť problém zaznamenať vaše vlastné kúsky.
Krok 4. Zaznamenajte ďalšie návrhy počas schôdze
Počúvajte pozorne celú diskusiu, ale (pokiaľ nie je uvedené inak!) Ju nenahrávajte. Keď sa urobí nový pohyb, zaznamenajte príslušné informácie.
- Nezabudnite, že každý návrh musí obsahovať presné znenie návrhu, meno navrhovateľa a výsledok hlasovania.
- Niektoré návrhy vyžadujú, aby navrhovatelia návrhov pristúpili k hlasovaniu. Ak niekto povie „Podporujem tento návrh“alebo podobné slová, všimnite si meno tejto osoby ako podporovateľa.
- Ak neviete meno navrhovateľa alebo potrebujete návrh zopakovať, schôdzu zdvorilo prerušte. Presný záznam informácií je dôležitý na odôvodnenie menších prerušení.
- Ak je pohyb opravený, jednoducho zmeňte znenie pohybu v poznámkach. Pokiaľ nie je zmena kontroverzná a nevyvoláva dlhšiu diskusiu, nie je potrebné poznamenať, že k zmene došlo na schôdzi.
Krok 5. Vypočujte si správu a získajte kópiu správy
Pri každom čítaní správy, bulletinu alebo podobnej položky si všimnite jej názov a osobu, ktorá ju čítala (alebo názov podvýboru, ktorý ju vypracoval). Ak je pripojený pohyb, zaznamenajte ho ako akýkoľvek iný pohyb.
- Najpraktickejšie je získať kópiu správy na konci schôdze. Po stretnutí si poznamenajte a požiadajte o kópiu čitateľa alebo vedúceho schôdze (predsedu alebo prezidenta). K predchádzajúcim skopírovaným zápisniciam priložíte kópiu každého prehľadu.
- Ak kópia nie je k dispozícii, poznačte si, kde je originál uložený. O tieto informácie budete možno musieť požiadať po stretnutí.
- Ak členovia robia ústnu správu (a nečítajú z dokumentu), napíšte stručné a objektívne zhrnutie správy. Neuvádzajte doslovne špeciálne detaily ani citáty rečníkov.
Krok 6. Zaznamenajte si vykonané alebo vykonané opatrenia
To zahŕňa „kontrolu“voči úlohám na minulých stretnutiach, ako aj nové akcie. Bol niekto poverený napísať list? Napíšte ich mená a pokyny.
- V závislosti od toho, aké formálne je vaše stretnutie, mnohé z týchto akcií spadajú do kategórie „návrhy“. Pri menej formálnych stretnutiach budete možno musieť sledovať rozhodnutia, ktoré nie sú úplne jednoznačné.
- Ak existuje, zahrňte krátky návrh dôvodov.
Krok 7. Zaznamenajte si všetky body inštrukcií a rozhodnutí
Pri každom vstupe námietky do postupu zaznamenajte námietku a jej základ, ako aj úplné rozhodnutie predsedu.
Nezabudnite zahrnúť odkazy na Robertov poriadok, interné organizačné pravidlá alebo firemné protokoly
Krok 8. Zaznamenajte si súhrn diskusie iba po vyzvaní
Oficiálne sú zápisnice záznamom o tom, čo sa „urobilo“, nie o tom, čo sa hovorilo. “Splňte však všetky požiadavky, ktoré ste dostali od organizácie.
- Pri zaznamenávaní diskusií buďte maximálne objektívni. Zahrňte konkrétne body, nie názory, a minimalizujte používanie prídavných mien a prísloviek. Suché, vecné a nudné písanie je vašim cieľom!
- V súhrne diskusií neuvádzajte ľudí menom. Toto je obzvlášť dôležité v horúcich hádkach, ktoré môžu spôsobiť problémy.
Krok 9. Na konci stretnutia zatvorte
Zaznamenajte si čas odmietnutia schôdze. Nezabudnite požiadať o kópiu správy alebo niekoho upozornite, aby vám ju poslal.
Naskenujte svoje poznámky, aby ste zistili, či vám niečo chýba alebo potrebujete objasnenie. Ak potrebujete niekomu položiť otázku, urobte to teraz, než odíde
Časť 3 zo 4: Kopírovanie zápisnice
Krok 1. Začnite tento proces čo najskôr
Najlepšie je skopírovať oficiálne zápisnice bezprostredne po schôdzi, kým sú vám udalosti stále čerstvé v pamäti.
Krok 2. Pomocou počítača napíšte zápisnice zo schôdzí
Pravdepodobne ste to urobili, ak na schôdzi používate prenosný počítač. Uložte si poznámky a vytvorte nový dokument na zápis, aby ste mohli svoje poznámky a poznámky porovnávať vedľa seba.
Krok 3. Formátujte svoje poznámky do úhľadných odsekov
Každý nový návrh, rozhodnutie alebo pokyn musí byť zahrnutý v samostatnom odseku. Pri vytváraní formátu skontrolujte, či:
- Používajte správny pravopis a gramatiku. V prípade potreby použite kontrolu pravopisu.
- V správe používajte rovnakú formu jazyka. Použite minulý čas alebo prítomný čas, ale nikdy ich nemeňte v jednom dokumente.
- Píšte čo najobjektívnejšie. Váš názor by nemal byť odvodený zo zápisnice. Snažíte sa vytvoriť objektívny záznam, ktorý by mohol použiť každý.
- Používajte jednoduchý a presný jazyk. Vágny jazyk by mal byť nahradený určitými slovami. Kvetinový popis by sa mal úplne vynechať.
- Stačí uviesť vykonanú akciu, nie diskusiu. Pokiaľ nie ste požiadaní o zaznamenanie diskusie, mali by ste sa zamerať na to, čo hotový, nie čo povedal.
- Uveďte čísla strán pre jednoduchú orientáciu.
Krok 4. Podeľte sa o svoje zápisnice s členmi
Pošlite kópiu každému členovi pomocou kontaktných informácií v prezenčnej listine. Ak nemáte ich kontaktné informácie, vedúci schôdze by ich mal mať možnosť kontaktovať.
Krok 5. Prineste svoje minúty na schválenie
Na budúcom stretnutí vás môže požiadať, aby ste si zápisnicu nahlas prečítali a predložili na schválenie. Ak je návrh úspešný, označte, že zápisnica je prijatá.
- Ak je zápisnica pred prijatím odôvodnená, zaznamenajte zmeny v dokumente a na konci označte, že zápisnica bola opravená. Opravu nepopisujte konkrétne.
- Ak je podaný návrh na opravu zápisnice po ich prijatí, zahrňte do príslušnej zápisnice presné znenie návrhu a informáciu, či bol návrh schválený alebo nie.
Časť 4 zo 4: Používanie šablón zápisníc zo schôdzí
Krok 1. Navštívte web agregátora šablón schôdzí
Táto pripravená šablóna vám pomôže ušetriť čas pri príprave minút schôdze a zároveň predísť chybám pri zapisovaní poznámok.
Krok 2. Nájdite si chvíľu na preskúmanie týchto stránok
Použite funkciu vyhľadávania a preskúmajte dostupné možnosti, aby ste našli to najlepšie pre vás.
Ak potrebujete špeciálnu šablónu, napríklad všeobecnú alebo štandardnú, navštívte webovú stránku a nájdite takú, ktorá vyhovuje vašim konkrétnym potrebám, a potom si ju stiahnite kliknutím na tlačidlo „stiahnuť“alebo „použiť šablónu“. Uchovávajte ho na ľahko dostupnom mieste, aby ste ho nestratili
Krok 3. Otvorte súbor šablóny
Po stiahnutí otvorte súbor zip a potom ho otvorte v programe Microsoft Word alebo Excel. Ak chcete získať šablónu najvyššej kvality a uľahčiť používanie, použite najnovšiu verziu programu Microsoft Word. Používanie najnovšej verzie vám uľahčí prácu a umožní vám používať nové funkcie.
Krok 4. Pridajte logo spoločnosti a značku autorských práv na hlavu šablóny
Odstráňte vzorové logo, ale prečítajte si podmienky použitia zdrojového webu šablóny. Nechcete predsa čeliť zbytočným právnym problémom, však?
Krok 5. Zmeňte názov
V sekcii s názvom zvýraznite slovo „Schôdza/skupina“a zadajte názov zápisnice zo schôdze.
Krok 6. Zmeňte tému (voliteľné)
Aby boli zápisnice zo schôdzí krajšie a profesionálnejšie, zvážte zmenu farieb alebo voľbu vopred pripravenej témy. Trik je jednoduchý, vyhľadajte „Rozloženie stránky“a potom otvorte sekciu „Farby a motívy“. V tejto sekcii môžete nastaviť vzhľad šablóny. Farbu si môžete dokonca prispôsobiť tak, aby zodpovedala farbe loga spoločnosti.
Krok 7. Pomenujte časti šablóny
Šablóna by mala mať niekoľko sekcií. Možno budete potrebovať viac alebo menej, alebo sa vám meno naozaj nepáči. Môžete ho zmeniť tak, aby vyhovoval vašim konkrétnym potrebám schôdze.
Krok 8. Uložte si túto šablónu na prenosný počítač, aby ste si ju mohli vziať so sebou na zápis zo schôdze
Ak stále používate Microsoft Office, bude táto práca jednoduchá a rýchla. Tiež by ste mali mať možnosť navštevovať schôdze pravidelnejšie a presnejšie než predtým. Alternatívne si môžete vytlačiť aj šablónu a zápisnicu napísať ručne. Dbajte však na to, aby boli sekcie dostatočne široké, aby ste do nich mohli zahrnúť toľko informácií, koľko potrebujete.
Krok 9. Skontrolujte svoju šablónu
V bezpečí! Dokončili ste vytváranie šablóny zápisnice zo schôdze. Teraz, keď máte šablónu sprievodcu na organizovanie poznámok zo schôdzí, mala by sa vaša produktivita a presnosť práce počas schôdzí výrazne zlepšiť. Rovnako ako všetky ostatné práce, prečítajte si podrobnosti o šablóne, aby ste zistili, či niečo chýba alebo nie je jasné. Keď sa ubezpečíte, že je všetko v poriadku, túto šablónu môžete použiť a budete lepšie pripravení na ďalšie stretnutie.
Tipy
- Hneď po skončení schôdze napíšte svoju zápisnicu. Najlepšie je to urobiť, keď sú udalosti ešte stále v čerstvej pamäti. Je dôležité, aby účastníci dostali kópiu bodu akcie čo najskôr po stretnutí.
- Posaďte sa čo najbližšie k vedúcemu stretnutia. To vám umožní počuť všetko a požiadať o objasnenie bez toho, aby ste museli zvyšovať hlas.
- Požiadajte ľudí, aby zaznamenali ich návrhy, aby ste ich nemuseli zaznamenávať na mieste.
- Zápisnicu uchovávajte v bezpečnom súbore.
Nebojte sa kedykoľvek vyrušiť a požiadať o objasnenie.
- Poznámky sú veľmi dôležité. Tieto záznamy sú uchovávané a môžu byť použité pre budúce použitie. Pokiaľ ide napríklad o právne záležitosti, povesť niekoho môže závisieť od vašej zápisnice.
- Prečítajte si časti Robertovho poriadku, najmä časť o sekretárskej profesii.
- Keď budú hovoriť, zapíšte si dôležité veci. Ak je tá istá téma nastolená dvakrát, nezoskupujte ich dohromady.
Pozor
- Do zápisnice neuvádzajte príliš veľa podrobností. Aj keď sa od vás požaduje, aby ste nahrali diskusiu, urobte ju čo najkratšou a najpriamejšou. Obmedzte sa na zaznamenávanie dôležitých bodov, inak budete zahltení zaplnením zápisnice zbytočnými podrobnosťami.
- Osobné interpretácie a pocity poznámky by nemali byť zahrnuté v poznámkach.
- Ak jedna časť stretnutia spadá do kategórie dôvernosti advokáta-klienta, nie zaznamenajte tú časť. Upozorňujeme, že „Právny zástupca informuje, že táto diskusia zahŕňa dôvernosť advokáta a klienta. Táto diskusia nie je zaznamenaná.“
- Ak sa od vás požaduje, aby ste zaznamenávali dôverné diskusie, napríklad medzi právnikmi a klientmi, urobte „iné“zápisnice a oddeľte ich od bežných zápisníc. Označte ako dôverné a objasnite, kto má k dokumentu prístup.
