Spolupracovníci neprídu, ak budú pozvaní na stretnutie bez jasného účelu. Ak máte na starosti stanovovanie programu schôdze, vyhnite sa tomu tým, že zadáte témy, o ktorých sa bude na schôdzi diskutovať, a dobu, ktorú bude potrebné na pokrytie jednotlivých tém. Plánovaním a vykonávaním svojho najlepšieho výkonu môžete dosiahnuť lepšie výsledky a účastníci schôdze sa necítia byť znevýhodnení strateným časom.
Krok
Časť 1 z 3: Príprava
Krok 1. Požiadajte kolegov o informácie
Účastníci schôdze sa budú cítiť viac zapojení, ak sú zapojení do stanovovania programu schôdze. Požiadajte ich, aby im navrhli tému, o ktorej chcú diskutovať, a potom ju zaradia do programu.
- Pošlite e -mail alebo sa stretnite so spolupracovníkom, ktorý bude pozvaný niekoľko dní pred stretnutím.
- Vykonajte tento krok najmenej 6-7 dní vopred, aby mali ešte čas prispieť. Zaistite, aby bol program schôdze konečný 3-4 dni pred dátumom schôdze.
Krok 2. Určte hlavný cieľ alebo niekoľko cieľov, ktoré chcete dosiahnuť
Uistite sa, že sa schôdza koná s konkrétnym účelom, napríklad aby ste sa mohli rozhodovať, zdieľať informácie, vytvárať pracovné plány alebo podávať správy o pokroku pri plnení úloh. Ak nemáte cieľ, nemusíte viesť schôdzu.
Schôdze sa môžu konať na niekoľko účelov, napríklad na účely správy o pokroku v práci ako základu pre prijímanie dlhodobých rozhodnutí
Krok 3. Zamerajte sa na témy, ktoré postihujú veľa ľudí
Témy s dostatočnou diskusiou zahŕňajúce 2 osoby by nemali byť zaradené do programu. Nájdite si riešenie, ktoré si vyžaduje zapojenie mnohých ľudí.
- Ak sa chcete so spolupracovníkom porozprávať o novom zadaní, napríklad usporiadajte samostatné stretnutie (mimo stretnutia).
- Ak usporiadate schôdzu s cieľom prediskutovať problém, ktorý môže vyriešiť len niekoľko ľudí, účastníci schôdze, ktorí nie sú zapojení do diskusie o danej téme, by mali byť schopní pokračovať v práci. Vďaka tomu sa cítia sklamaní, pretože ich pracovný čas je zbytočný. Využite preto túto príležitosť čo najlepšie, pretože stretnutie, na ktorom sa zúčastňuje veľa ľudí, nie je jednoduché.
Krok 4. Usporiadajte program schôdze selektívnym určením tém, o ktorých chcete diskutovať
Uprednostnite dôležité témy, ktoré je potrebné prediskutovať na schôdzi, pretože nemôžete zaradiť všetky témy na program.
- Môžete napríklad uviesť zoznam „rokovania o termíne projektu“, „prezentácie správy o pokroku“, „nové plány projektov“a „návrhy“. Z časových dôvodov ste nezaradili zasadnutie brainstormingu do programu schôdze.
- Zvážte, či je potrebné zorganizovať stretnutie s niekoľkými ľuďmi, aby ste prediskutovali hlavný program prípravy na plenárne zasadnutie.
Krok 5. Najskôr vypíšte najdôležitejšie témy
Pri plánovaní schôdze je dobrou zásadou položiť najdôležitejšie témy na začiatok schôdze. Týmto spôsobom môžu všetci účastníci diskutovať o dôležitých témach, zatiaľ čo ich myseľ je jasná a fyzicky pripravená, keď sa stretnutie začne.
- Naplánujte si napríklad „rozhodovanie“a potom „prezentáciu správy o pokroku“(pokiaľ správa o pokroku nie je potrebná na rozhodovanie).
- Okrem toho boli prediskutované najdôležitejšie témy v prípade, že sa schôdza musí skončiť skôr alebo niektorí účastníci schôdze musia opustiť schôdzu skôr, ako sa schôdza skončí.
Krok 6. Odhadnite, ako dlho bude trvať pokrytie jednotlivých tém
Aj keď si nemôžete byť istí, ako dlho bude trvať jednotlivé témy, urobte odhad. Zvážte, ako dlho bude stretnutie trvať a koľko tém sa bude preberať. Vyhraďte si viac času na najdôležitejšie témy.
- Vyčleňte napríklad 30 minút na hlásenie pokroku, 10 minút na diskusiu a 10 minút na stanovenie nových termínov.
- Programy schôdzí často nemožno dokončiť, pretože na každú tému nie je vyhradený čas. Pred stretnutím si urobte časové rozdelenie, aby ste sa presvedčili, že všetky témy na programe je možné prediskutovať do konca.
- Pri výpočte času navyše zvážte počet pozvaných účastníkov schôdze. Ak sa schôdze zúčastní 15 ľudí a vy vyhradíte 15 minút na každú tému, znamená to, že každá osoba dostane na jednu tému približne 1 minútu rečníckeho času. Aj keď nie všetci hovorili, vymedzený čas bol príliš krátky.
Časť 2 z 3: Príprava programu schôdze
Krok 1. Napíšte názov programu schôdze
Pomocou názvu programu schôdze dajte čitateľovi vedieť, že číta program obsahujúci tému, o ktorej sa má diskutovať. Po určení názvu ho vložte na vrch prázdneho dokumentu. Vyberte si názov, ktorý je jednoduchý a priamy.
- Príklady názvov programu schôdze: „Júlová agenda: Diskutujte o nových myšlienkach projektu“alebo „Agenda z augusta 2018: Predĺženie termínu projektu“.
- Napíšte program schôdze pomocou obchodného písma, napríklad Times New Roman alebo Calibri.
Krok 2. Nájdite si čas na pozdrav a poďakovanie účastníkom za účasť na stretnutí
Využite túto príležitosť a pozdravte účastníkov. V tejto chvíli môžete vy alebo iný predseda schôdze otvoriť stretnutie a vysvetliť hlavné témy, o ktorých sa má diskutovať.
- Ak sa mnohí z účastníkov schôdze nepoznajú, urobte si čas na zlepšenie nálady.
- Ak chcete dohodnúť program schôdze pre dôležité stretnutie, napríklad pre konferenciu, čas potrebný na otvorenie schôdze je zvyčajne dlhší. Pri bežných schôdzach v kancelárii trvá úvodné zasadnutie spravidla iba niekoľko minút.
- Na začiatku schôdze nechajte čas na predvídanie zmien v programe.
Krok 3. Zahrňte program schôdze vo forme otázok, aby ste u účastníkov vzbudili zvedavosť
Budú sa čudovať, či program schôdze sformulujete iba niekoľkými slovami. Otázky dokážu odhaliť kontext, o ktorom sa má diskutovať, aby účastníci schôdze mali možnosť premýšľať o tom v dostatočnom predstihu pred stretnutím.
- Napríklad namiesto toho, aby ste písali „Diskutovanie o termínoch projektu“, uveďte: „Je potrebné predĺžiť termíny projektov, pretože sa zvyšuje dopyt?“
- Ak je to potrebné, poskytnite stručné vysvetlenie k otázke.
Krok 4. Vypíšte odhadovaný čas vedľa každej témy
Aj keď odhady času nemusia byť na programe dňa, tieto informácie pomôžu spolupracovníkom pripraviť sa alebo požiadať o dodatočný čas, ak je to potrebné.
Tiež mali ešte čas skrátiť správu, ktorá sa má predložiť, podľa vyhradeného času
Krok 5. Pripravte postup diskusie pre každú tému v programe
Tok diskusií je metóda na diskusiu o každej téme. Napríklad pri diskusii o predĺžení termínu projektu budú všetci diskutovať podľa vopred určeného toku. Všetci účastníci schôdze budú mať teda rovnakú perspektívu.
Na stretnutí sa napríklad prediskutuje predĺženie termínu projektu, aby sa uspokojil rastúci dopyt. Na to pripravte postup diskusie, ktorý bude pozostávať z „10 minút na prediskutovanie doterajšieho postupu práce; 15 minút na rozhodnutie, ako zvýšiť produktivitu; 10 minút na zváženie pozitívnych a negatívnych aspektov; 5 minút na rozhodnutie, či sa termín predĺži alebo nie.“
Krok 6. Rozhodnite, kto bude viesť diskusiu o jednotlivých témach
Vedľa témy dajte jeho meno, aby sa mohol pripraviť. Potvrďte túto úlohu dotyčnému pár dní pred stretnutím a zaraďte ju na program rokovania.
Ak budete predsedať schôdzi od začiatku do konca, uveďte to pod nadpisom programu schôdze
Krok 7. Vyhradte si čas, ak sú na schôdzi rečníci
Ak sa na schôdzi zúčastní niekoľko rečníkov, ktorí diskutujú o dôležitej téme, budete im musieť vyhradiť časť času. Nastavte si v programe rozvrh tak, aby každý hosť mal možnosť hovoriť, aj keď chce diskutovať o niekoľkých témach. Môžu tak pripraviť materiál na dodanie čo najlepšie.
Niekoľko dní pred stretnutím zavolajte prednášajúceho a opýtajte sa ho na čas, ktorý je potrebný na prediskutovanie témy, ktorej sa chcete venovať. Pomôže vám to zorganizovať si rozvrh, aby sa navzájom nestretávali
Krok 8. Nájdite si čas na prediskutovanie ďalších záležitostí
Naplánujte si toto zasadnutie na koniec stretnutia. Využite túto schôdzu a spýtajte sa všetkých účastníkov, či by ešte chceli niečo prediskutovať pred ukončením schôdze. Okrem toho môžu stále sprostredkovať veci, ktoré boli zmeškané alebo o ktorých sa nehovorilo.
- Zahrnutím tejto relácie na program pozvaný vie, že môže prispieť, aj keď to, čo chce oznámiť, nie je zahrnuté v programe schôdze.
- V tejto relácii si dajte čas na otázky a odpovede.
Časť 3 z 3: Dokončenie programu schôdze
Krok 1. Uveďte podrobnosti súvisiace s vedením schôdze
Do programu napíšte čas, dátum a miesto schôdze spolu s menami účastníkov, ktorí sa môžu schôdze zúčastniť. Tak už vedia, s kým sa stretnú na schôdzi, keď dostanú pozvánku.
- Je vhodné zahrnúť mená účastníkov, ktorí sa schôdze zvyčajne zúčastňujú, ale tentoraz sa nemôžu zúčastniť. Jasne informujte, že meno sa nemôže zúčastniť schôdze.
- Pripojte mapu polohy pre ľudí, ktorí nevedia, kde sa schôdza koná.
Krok 2. Pred stretnutím povedzte veci, ktoré je potrebné pripraviť
Informujte pozvaných spolupracovníkov, ak existujú veci, ktoré je potrebné pripraviť vopred, ako napríklad čítanie správ, zhromažďovanie informácií s cieľom nájsť riešenia alebo identifikácia problémov.
Zahrňte tieto informácie do spodnej časti programu schôdze pomocou tučných alebo farebných písmen, aby boli pre všetkých účastníkov schôdze jasné a ľahko čitateľné
Krok 3. Pred distribúciou programu schôdze si dôkladne skontrolujte, aby nedošlo k žiadnym chybám
Program schôdze je pre pozvaných ľudí dôležitý. Pred distribúciou skontrolujte program schôdze, aby ste sa presvedčili, že informácie boli napísané úplne a správne a že nedochádza k preklepom. Tento spôsob okrem ukážky vysokej pracovnej morálky znamená, že dbáte na detaily a vážite si ich.
Krok 4. Distribuujte program 3-4 dni pred stretnutím
Kolegovia, ktorí dostanú pozvánku, majú ešte čas sa pripraviť, ak si prečítali program schôdze niekoľko dní predtým, ale neposielajú ju príliš skoro, pretože existuje možnosť, že bude ignorovaná.
Ak chcete počas konferencie zorganizovať dôležité stretnutie, pripravte si program niekoľko mesiacov vopred
Tipy
- Použite formát programu schôdze, ktorý je k dispozícii v programe Word. Mnoho programov na vytváranie dokumentov, ako napríklad Microsoft Office, Pages pre Mac atď. ktorý poskytuje osobné a profesionálne formáty dokumentov, napríklad na rýchle a jednoduché usporiadanie programov schôdzí.
- Ak vo vašej spoločnosti existuje štandardný formát programu schôdze, použite tento formát.
- Uistite sa, že stretnutie prebieha podľa vopred stanoveného plánu, ale buďte flexibilní. Schôdzu musíte sledovať častým sledovaním hodín. Ak bola diskusia o prvom programe rokovania ukončená, nasmerujte účastníkov, aby pokračovali v stretnutí prediskutovaním nasledujúceho programu. Môžete zdvorilo povedať: „Budeme sa venovať ďalšej téme, aby sa schôdza skončila podľa plánu.“
