Aby ste mohli efektívnejšie komunikovať, musíte vedieť konkrétne veci sprostredkovať (najmä aby ste sa vyhli nejednoznačnosti viet alebo zmätku druhej osoby). Jasné a popisné informácie, či už písomné alebo verbálne, vám pomôžu nielen jasnejšie sprostredkovať body, ktoré ich komunikujete, ale tiež ich druhej osobe uľahčí porozumenie. Nie je potrebné sa ponáhľať; nájdite si čas na štruktúrovanie správy a vychutnajte si výhody konkrétnejšej komunikácie.
Krok
Časť 1 z 2: Rozhodovanie o tom, aké informácie sa majú prenášať
Krok 1. Vyberte si tému, v ktorej ste dobrý
Čím viac budete o téme vedieť, tým jednoduchšie vám bude sprostredkovať konkrétne fakty a čísla.
- Ak sa v danej téme nevyznáte, urobte si malý prieskum (prečítajte si knihu, prezerajte internetové stránky a podobne), aby ste mohli k danej téme sprostredkovať alebo napísať podrobnejšie. Ak chcete vytvoriť komplexný materiál na písanie alebo reč, musíte urobiť malý prieskum.
- Ak sa necítite sebavedomí vo svojich schopnostiach, skúste tému prepojiť s niečím známym. Môžete tiež myslieť na podtému, ktorej lepšie rozumiete. Ak vás napríklad požiadajú, aby ste hovorili o klimatických zmenách, pokúste sa vybrať jeden konkrétny aspekt, ktorému rozumiete a v ktorom ste dobrí, ale ktorý patrí do rozsahu témy zmeny klímy (napríklad vaša láska k ľadovým medveďom a vplyv klimatických zmien na ich biotopoch).
Krok 2. Definujte svoju „výzvu na akciu“
Tento krok môže znieť komplikovane, ale stojí za to pokúsiť sa zúžiť zameranie vašej argumentácie a zdôrazniť účel vášho písania alebo prejavu pre poslucháča alebo čitateľa. Inými slovami, jasne uveďte, aký druh činnosti by mal čitateľ alebo poslucháč urobiť po vypočutí alebo prečítaní vášho argumentu. Bez ohľadu na typ materiálu, ktorý si vyberiete (či už beletriu alebo filozofický argument), zamyslite sa nad tým, akú reakciu od poslucháča alebo čitateľa očakávate. Nezabudnite na tento krok pri navrhovaní materiálu.
- „Výzva na akciu“je termín bežne používaný v marketingovom svete, ale dá sa použiť aj na proces skladania písomných alebo rečových materiálov. Nech už je vaša téma akákoľvek, zamyslite sa nad tým, ako možno esej použiť ako marketingový prvok na sprostredkovanie konkrétneho posolstva a povzbudenie ľudí, aby konali podľa vašich očakávaní.
- Všeobecné výzvy k akcii: niečo informovať, niekoho povzbudiť, aby niečo urobil, niečo odporučiť, debatovať o niečom, podporiť hádku, niečo vysvetliť, niečo poučiť a s niečím bojovať.
- Ak chcete písať o ľadových medveďoch a zmene klímy, vaša výzva na akciu sa bude pravdepodobne týkať opatrení, ktoré môžu poslucháči alebo čitatelia podniknúť pri riešení dôsledkov zmeny klímy.
Krok 3. Uistite sa, že odpovedáte na otázky týkajúce sa témy
Nech už je váš cieľ akýkoľvek (odpoveď na otázku, vyvrátenie hádky alebo dokončenie úlohy), dobre si premyslite konkrétne otázky, ktoré k danej téme potrebujete zodpovedať. Samozrejme môžete vložiť niekoľko ďalších relevantných informácií. Najprv sa však uistite, že ste najskôr odpovedali na hlavné otázky.
Zamyslite sa nad slovom otázky, ktoré začína otázkou. Ak vás napríklad požiadajú, aby ste popísali, čo robíte v práci, môže vás lákať vysvetliť ďalšie veci súvisiace s témou, napríklad ako ste si v práci počínali alebo prečo ste si vybrali túto prácu. Tieto informácie - aj keď sú zaujímavé a dôležité počuť - nie sú základnými informáciami, ktoré musíte predložiť. Pred pridaním akýchkoľvek ďalších informácií sa uistite, že ste odpovedali na základnú otázku
Krok 4. Zamyslite sa nad dĺžkou svojho písania alebo prejavu
Ak máte dovolené napísať maximálne 500 slov alebo hovoriť 15 minút, uistite sa, že v týchto medziach dokážete sprostredkovať všetky dôležité informácie a argumenty. Ak dĺžka písania alebo rozprávania nie je špecifikovaná, dobre si premyslite, aké posolstvo musíte sprostredkovať, aké témy chcete predniesť a kto je vaše cieľové publikum alebo čitateľ. Pomôže vám to určiť dĺžku vášho času na písanie alebo hovorenie. Zaistite, aby mohli byť prenášané všetky dôležité informácie bez toho, aby sa poslucháč alebo čitateľ nudili a ťažko ho počúvali.
- Skúste princíp obrátenej pyramídy. Obrátená pyramída umiestni všetky dôležité informácie hore a menej dôležité dole. Ak vám záleží na rozpätí pozornosti poslucháča, naučte sa uplatňovať tento princíp. Tento princíp samozrejme neplatí pre všetky druhy písma alebo reči. Ale prinajmenšom, ak sa chcete naučiť komunikovať niektoré dôležité body, princíp obrátenej pyramídy stojí za vyskúšanie.
- Ak vám zostáva čas (verbálna komunikácia) alebo stránok (neverbálna komunikácia), nepridávajte iba nezmyselné slová. Skúste myslieť na ďalšie informácie alebo príklady, ktoré sú relevantné pre vašu tému; sprostredkovať detaily, ktoré sú užitočné pre poslucháča alebo čitateľa.
- Poskytnite relevantné základné informácie. Irelevantné detaily spôsobia, že váš argument bude menej zameraný.
Krok 5. Uveďte príklad
Verbálne alebo neverbálne - oboje vyžaduje, aby ste postavili argument a poskytli príklady na podporu tohto argumentu. Nezabudnite, že konkrétne informácie vždy vyžadujú overenie.
- Napríklad v politickom prejave alebo vedeckej práci by mali byť príklady uvedené v priamom a konkrétnom formáte, ako napríklad „Príklad …“. Aj keď ide o príležitostnejšie žánre, ako napríklad kreatívne písanie, príklady sú dodávané v implicitnejšom formáte. Ak chcete napríklad vysvetliť, že vaša postava je veľmi módna, musíte popísať, aké oblečenie nosí alebo aký je jej obľúbený obchod s oblečením.
- Nepreháňajte to s príkladmi. Ak uvediete príliš veľa nesúvisiacich príkladov, je pravdepodobné, že vaši poslucháči alebo čitatelia zabudnú na vašu hlavnú tému. Vyhnite sa tejto možnosti vyhodnotením všetkých podrobností príkladu, ktorý sa chystáte predstaviť; uistite sa, že existuje jasný vzťah medzi príkladom, ktorý uvádzate, a vašim hlavným argumentom.
Krok 6. Čo najviac vysvetlite všetky otázky
Pokiaľ váš materiál nie je veľmi stručný, zvážte objasnenie otázok typu kto, čo, kedy a kde vo vašom materiáli. Táto metóda je obzvlášť dôležitá pre použitie v obchodnej komunikácii. Ak od niekoho niečo chcete, musíte mu samozrejme sprostredkovať, čo potrebuje, kto to potrebuje, kedy to potrebuje splniť a kde to možno splniť.
Slová otázok „ako“a „prečo“môžu, ale nemusia byť dôležité (v závislosti od obsahu vašej správy). Dobre si premyslite, ako budú poslucháči alebo čitatelia interpretovať vašu správu; nikdy nepredpokladaj, že to pochopia, ak im to nepovieš
Krok 7. Negeneralizujte tému
Zovšeobecnenia sa často robia, keď neviete, čo iné povedať (zvyčajne sa to deje v neverbálnej/písomnej komunikácii). Bežnými príkladmi sú vety „Už dávno …“alebo „Mnoho ľudí si myslí …“. O týchto frázach sa dá povedať, že sú príliš abstraktné a široké, takže je ťažké ospravedlniť pravdu.
Môžete napríklad namiesto toho, aby ste svoju esej začali slovami: „Technológia zhoršuje moderný život“, dalo by sa povedať: „Podľa niektorých odborníkov spôsobuje technológia problémy s komunikáciou medzi ľuďmi a zvyšuje u človeka pocit samoty.“
Časť 2 z 2: Výber slov
Krok 1. Používajte správne prídavné mená a príslovky
Popisné vety zvyčajne uľahčia poslucháčovi alebo čitateľovi porozumieť tomu, čo máte na mysli. Navyše, takéto vety budú zvyčajne zaujímavejšie na počúvanie alebo čítanie. Nepoužívajte však popisné vety príliš často; obáva sa, že tieto vety budú skutočne nadbytočné a budú mať menší vplyv na poslucháčov alebo čitateľov.
- Zamyslite sa nad tým, ako si poslucháč alebo čitateľ predstaví váš výber slov. Ak vaše slová nevytvárajú jasný obraz v ich mysliach, je pravdepodobné, že vyberiete slová, ktoré sú príliš nejednoznačné. Ak napríklad jednoducho poviete „Ten človek išiel domov“, poslucháč si to asi bude ťažko predstavovať. Skúste namiesto toho povedať: „Unavený starý muž sa vrátil domov do svojho tmavého a prázdneho domu“; takýto opis výrazne uľahčí poslucháčovi alebo čitateľovi porozumieť situácii.
- Veta „Koktá a koktá“obsahuje nadbytočné príslovie, pretože slovo „koktanie“už možno interpretovať ako poruchu reči, ktorá spôsobuje, že človek hovorí prerušovane.
- Ak si nie ste istí, či je použitý jazyk dostatočne opisný, požiadajte niekoho zo svojich blízkych, aby si prečítal a ohodnotil vaše písanie. Opýtajte sa ich, či je vaše písanie dostatočne podrobné a či jazyk, ktorý používate, je dostatočne jasný.
- Namiesto opisu každého predmetu, ktorý spomeniete, sa zamerajte iba na najdôležitejšie objekty vo vašej správe.
Krok 2. Použite správne podstatné meno
Nenechajte svojich čitateľov alebo poslucháčov zmätených; vždy sa snažte uviesť konkrétne meno, titul a polohu.
Krok 3. Uveďte podrobnosti o čase
Zaistite, aby poslucháč alebo čitateľ porozumel príslovke času, ktorý mu sprostredkujete; Namiesto toho, aby ste povedali „budúci týždeň“alebo „čoskoro“, použite konkrétnejšie výrazy ako „v pondelok“alebo „pred pol šiestou“.
Krok 4. Použite techniku písania „ukáž, čo nehovor“
Pri tvorivom písaní je používanie popisných slov a fráz založené na piatich zmysloch: zrak, čuch, chuť, sluch a dotyk. Táto metóda je užitočná aj pre iné typy písomnej alebo verbálnej reči, najmä preto, že je možné, aby si poslucháči alebo čitatelia situáciu „vyskúšali“a urobili si vlastné závery.
- Napríklad veta „Deshawn je veľmi šťastný“stále chýba v detailoch. Čitatelia nepochopia také šťastie, aké cíti Deshawn. Namiesto toho skúste napísať: “Deshawn cítil, že jej srdce zaplesalo, keď sa konečne stretla s Erikou. Nemôže sa dočkať, kedy sa so svojim starým priateľom podelí o dobrú správu, ktorú práve počul. “Tieto konkrétne a konkrétne detaily o Deshawnových pocitoch umožňujú čitateľovi lepšie porozumieť Deshawnovým emóciám.
- Aby ste mohli veci lepšie vysvetliť, naučte sa ich pozorovať podrobnejšie. Začnite tým, že budete pozorovať malé detaily vo svojom každodennom živote; zbystrite svojich päť zmyslov.
Krok 5. Vedieť, kedy parafrázovať
Ak chcete citovať slová niekoho iného, zvážte uvedenie skutočnej vety. Táto metóda bohužiaľ funguje iba vtedy, ak je citát jasný a stručný. Ak je veta, ktorú citujete, príliš zložitá alebo ťažko zrozumiteľná, zvážte parafrázu (opätovné vysvetlenie vlastnými slovami), aby bola pre poslucháčov alebo čitateľov jednoduchšia na pochopenie.
Dialóg je základným prvkom potrebným na rozvoj zápletky a charakteru v kreatívnom písaní. Uistite sa preto, že ho píšete v dialógovom okne, nie ako parafrázu
Krok 6. Rozšírte svoju slovnú zásobu
Široká slovná zásoba vám môže pomôcť lepšie komunikovať. Čím viac slov poznáte, tým jednoduchšie pre vás bude vybrať slová, ktoré najlepšie zodpovedajú detailom, ktoré chcete sprostredkovať.
- V určitých situáciách možno budete musieť použiť komplexné výbery slov. Uistite sa však, že sa vyhnete slovám, ktoré nie sú bežné a ťažko zrozumiteľné. Pamätajte si, že dôležitým prvkom komunikácie je správa, nie voľba slovnej zásoby. Musíte byť tiež opatrní pri výbere technického žargónu; obáva sa, že žargón nie je známy v mysliach poslucháčov alebo čitateľov.
- Jazykové slovníky a tezaurus sú objekty, ktoré vám skutočne pomôžu niečo vysvetliť. Ak si nie ste istí vybranými slovami, vždy si overte ich význam v slovníku.
Krok 7. Vyhnite sa príliš zložitým vetným štruktúram
Uistite sa, že každé slovo umiestnite v správnom poradí. Uistite sa tiež, že používate správnu vetnú štruktúru, aby bola vaša správa plynulá, jasná a stručná. Skúste porovnať nasledujúce vety:
- „Priemyselná špionáž spolu s rastúcim využívaním počítačov na ukladanie a spracovanie podnikových informácií rýchlo rastie.“Táto správa je nejasná, pretože vložené doložky v skutočnosti zamieňajú hlavnú myšlienku vety.
- „Priemyselná špionáž rýchlo rastie s rastúcim používaním počítačov na ukladanie a spracovanie podnikových informácií.“Táto správa je jasnejšia, pretože hlavná myšlienka je vyjadrená na začiatku vety.
