Pri použití tabuľky programu Microsoft Excel s veľkým počtom údajov je možné, že nájdete rovnaké položky. Funkcia „Podmienené formátovanie“v programe Microsoft Excel vám môže ukázať, kde sa nachádzajú duplicitné položky, zatiaľ čo funkcia „Odstrániť duplikáty“odstráni duplicitné položky. Zobrazovanie a odstraňovanie duplikátov zaisťuje presnosť vašich údajov a prezentácií.
Krok
Metóda 1 z 2: Použitie podmieneného formátovania
Krok 1. Otvorte súbor
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vybrať všetky údaje, ktorých duplikáty chcete nájsť.
Krok 2. Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu skupiny údajov
Tým sa spustí proces výberu údajov.
Krok 3. Stlačte a podržte kláves Shift a potom kliknite na poslednú bunku v pravom dolnom rohu skupiny údajov
Tým sa vyberú všetky údaje, ktoré ste zadali.
Môžete to urobiť v inom poradí (napr. Najskôr kliknite na pravý dolný roh a potom odtiaľ zvýraznite ďalšie údaje)
Krok 4. Na paneli s nástrojmi vyhľadajte sekciu „Štýly“
Táto oblasť obsahuje nástroje na formátovanie dokumentov vrátane funkcie „Podmienené formátovanie“.
Krok 5. Kliknite na „Podmienené formátovanie“
Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka.
Krok 6. Vyberte „Zvýrazniť pravidlá buniek“a potom kliknite na „Duplikovať hodnoty“
Zaistite, aby boli vaše údaje stále zvýraznené. Tým sa otvorí okno programu s možnosťami nastavení v ďalšej rozbaľovacej ponuke.
Krok 7. V rozbaľovacej ponuke vyberte „Duplicitné hodnoty“
Ak chcete zobraziť všetky hodnoty, ktoré nemajú duplikáty, zvoľte „Jedinečné“
Krok 8. Vyberte požadovanú farbu zvýraznenia
Farba zvýraznenia zobrazí duplikáty. Počiatočná farba je ružová s tmavočerveným písmom.
Krok 9. Kliknutím na „OK“zobrazíte výsledok
Krok 10. Vyberte duplicitné pole a potom ho odstráňte stlačením klávesu Delete
Možno nebudete chcieť odstrániť tieto duplicitné hodnoty, ak každý údaj niečo predstavuje (napríklad prieskum).
Po odstránení duplikátu stratí duplicitný pár svoje zameranie
Krok 11. Znova kliknite na „Podmienené formátovanie“
Bez ohľadu na to, či ste odstránili duplikáty, alebo nie, pred zatvorením dokumentu sa budete musieť zbaviť zvýraznení formátovania.
Krok 12. Vyberte „Vymazať pravidlá“a potom kliknite na „Vymazať pravidlá z celého listu“, aby ste sa zbavili formátovania
Tým sa odstráni zvýraznenie všetkých duplikátov, ktoré ste neodstránili.
Ak existuje viacero častí tabuľky, ktoré sú naformátované, môžete vybrať konkrétne oblasti a kliknutím na položku „Vymazať pravidlá z vybratých buniek“odstránite zvýraznenia
Krok 13. Uložte zmeny dokumentu
Ak ste so zmenami spokojní, úspešne ste našli a odstránili duplikáty v programe Excel!
Metóda 2 z 2: Použitie funkcie Odstrániť duplikáty v programe Excel
Krok 1. Otvorte súbor
Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vybrať všetky údaje, ktorých duplikáty chcete nájsť.
Krok 2. Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu skupiny údajov
Tým sa spustí proces výberu údajov.
Krok 3. Stlačte a podržte kláves Shift a potom kliknite na poslednú bunku v pravom dolnom rohu skupiny údajov
Tým sa vyberú všetky údaje, ktoré ste zadali.
Môžete to urobiť v inom poradí (napr. Najskôr kliknite na pravý dolný roh a potom odtiaľ zvýraznite ďalšie údaje)
Krok 4. Kliknite na kartu „Údaje“v hornej časti obrazovky
Krok 5. Na paneli s nástrojmi vyhľadajte sekciu „Nástroje údajov“
Táto časť obsahuje nástroje na úpravu vybratých údajov vrátane funkcie „Odstrániť duplikáty“.
Krok 6. Kliknite na „Odstrániť duplikáty“
Tým sa otvorí okno s nastaveniami programu.
Krok 7. Kliknutím na „Vybrať všetko“sa uistite, že sú vybraté všetky stĺpce
Krok 8. Začiarknite stĺpec, ktorý chcete pomocou tohto nástroja skontrolovať
Počiatočné nastavenie má vybraté všetky stĺpce.
Krok 9. Ak používate hlavičky, kliknite na možnosť „Moje údaje majú hlavičky“
Programu to povie, že prvá položka v každom stĺpci je hlavička, takže tieto položky budú z procesu vymazania vynechané.
Krok 10. Keď ste s výberom spokojní, kliknite na „OK“
Tým sa automaticky odstránia všetky duplikáty, ktoré ste zadali.
Ak vám program oznámi, že neboli nájdené duplikáty, najmä ak viete, že existujú, skontrolujte polia v okne programu „Odstrániť duplikáty“. Kontrola stĺpcov jeden po druhom vyrieši všetky chyby v tejto časti
Krok 11. Uložte zmeny dokumentu
Ak ste so zmenami spokojní, úspešne ste odstránili duplikáty v programe Excel!
Tipy
- Duplikáty môžete nájsť aj inštaláciou ďalších nástrojov tretích strán. Niektoré z týchto nástrojov vylepšujú funkciu „Podmienené formátovanie“programu Excel, takže na identifikáciu duplikátov môžete použiť rôzne farby.
- Odstránenie duplikátov je vhodné na kontrolu zoznamov hostí, adries alebo iných podobných dokumentov.
