Písomný tón, ktorý vzbudí záujem o vašu organizáciu, spôsobí, že e -mail so žiadosťou o dar bude účinný. Používanie e -mailu ako prostriedku na získavanie finančných prostriedkov získava na popularite, pretože je relatívne lacnejšie ako fyzická pošta a telefón. Elektronická pošta urýchľuje komunikáciu. Existuje niekoľko krokov, ktoré môžete vykonať, aby ste vytvorili presvedčivý e -mail, na ktorý čitatelia odpovedia, a získate výťažok z veľkého daru.
Krok
Časť 1 z 3: Nastavenie štruktúry e-mailu
Krok 1. Vytvorte silný nadpis
Nadpis je prvým riadkom v e -maile, ktorý slúži ako nadpis. Zo všetkých odoslaných e -mailov bolo otvorených iba 15% e -mailov. Pútavý nadpis upúta pozornosť tých 15% ľudí a povzbudí ich, aby pokračovali v čítaní. Na väčšine e -mailových účtov si môžete prečítať prvý riadok (nadpis) e -mailu vedľa riadku s predmetom. Tieto nadpisy povzbudzujú ľudí, aby otvárali vaše e -maily a nechali ich čítať
- Na upútanie pozornosti používajte aktívne slovesá a podstatné mená. Tiež používajte funkcie tučného písma, zarovnania na stred a väčšej veľkosti písma.
- Nadpis by mal byť krátky, aby bol od začiatku jasný účel vášho e -mailu. Povzbudzujte čitateľov, aby si mysleli, že čítanie tohto e -mailu bude užitočné, vhodné a relevantné.
- Odpovedzte na otázku čitateľa: Čo dostanem?
- Predmetné riadky môžu čitateľov pozývať na rôzne činnosti, napríklad odpovedať na váš e -mail, požiadať o účasť na konkrétnej udalosti alebo zdieľať miesto alebo udalosť v miestnej komunite.
- Príkladom dobrého nadpisu je „Riau proti zákonu o zemnom plyne na súde“
Krok 2. Rozprávajte celý príbeh v prvom odseku
Od začiatku si stanovte svoje ciele. Nenúťte príjemcu prečítať polovicu vášho e -mailu bez toho, aby pochopil, čo to znamená. Bez darovania môžu váš e -mail zahodiť. Do tohto odseku jasne napíšte, aká je vaša požiadavka a prečo odosielate e -mail.
- Požiadajte o dary v prvom odseku. Ak hovoríte priamo, mali by ste sa opýtať opatrne. Ak však používate e -mail, v prvom rade o to požiadajte. Uľahčite čítanie tejto žiadosti tým, že ju napíšete tučným písmom alebo väčším písmom.
- Vo svojej žiadosti povedzte čitateľovi, čo urobíte s ich peniazmi. Ak vám malý dar niečo umožní, povedzte to. Ak napríklad 5 000 dolárov nasýti 100 detí, povedzte to. Keď si to zapíšete, získate viac reakcií ako písanie, ktoré potrebujete na stavbu chaty 15 000 000 Rp.
- Povedzte čitateľom, že majú právo odmietnuť. Štatistiky uvádzajú, že ľudia častejšie dávajú, keď sa môžu slobodne rozhodnúť, než keď sa cítia nútení.
- V prvom odseku vysvetlite a popíšte svoju misiu, aby čitateľ hneď vedel, na čo budú peniaze použité. Ukážte, že nezbierate iba peniaze.
Krok 3. Používajte mikroobsah múdro
Microcontent sú krátke frázy a titulky, ktoré zdobia e -maily. Pomocou mikroobsahu zvýraznite svoje hlavné body, aby čitateľov, ktorí sú zvyknutí na skimming, prečítalo, že si prečítajú váš text.
- Mikrokontent obsahuje názvy, titulky, riadky s predmetom, odkazy a tlačidlá.
- Používajte aktívne slovesá, popisné príslovky a podstatné mená. Vaším cieľom je, aby prečítali celý text.
- Príklad dobrého názvu vyzerá takto: „Darujte 500 000 IDR na záchranu delfínov“
- Urobte text odvážnejší alebo väčší, aby vynikal. Tento podnadpis sa nachádza pred odsekom alebo pri spustení novej sekcie.
- Napíšte jednoduchý podtitul. Titulky môžete, ale nemusíte používať, ale sú užitočné, ak je názov príliš krátky. Používajte rovnaké zásady - krátke, použiteľné, odvážne.
Krok 4. Napíšte príbeh
Písanie príbehu v e -maile pritiahne väčšiu pozornosť čitateľov. Napíšte príbeh do tela svojho e -mailu. Nezabudnite, že príbehy majú začiatok, stred a koniec. Na povzbudenie čitateľov k darovaniu môžete použiť emocionálne príbehy. Napíšte skutočný príbeh o výsledkoch svojich aktivít.
Krok 5. Napíšte krátky odsek
Napíšte svoj e -mail pomocou krátkych a jasných odsekov. Čitatelia budú unavení z prijímania veľkého počtu e -mailov. Vďaka obmedzeniu dĺžky e -mailu budete vyniknúť.
- Vytvorte jeden alebo dva hlavné body.
- E -mail bude stručný, aj keď ho budete musieť mnohokrát upravovať a revidovať
- Neuvádzajte históriu, prečo žiadate o dar. Veta v úvodnom odseku a váš príbeh v odseku v texte sú dostatočné na vysvetlenie vašich úvah.
Krok 6. Poskytnite odkazy a tlačidlá - ale neodchádzajte od správy
Možno budete chcieť zahrnúť stovky odkazov, čo však môže čitateľov odradiť od vašej hlavnej správy, ktorou je prosba o dary. Jednoduchý spôsob, ako poskytnúť informácie bez toho, aby ste sa rozptyľovali, je zahrnúť všetky informácie na svoj web a do e -mailu zahrnúť iba jeden odkaz, odkaz na váš web. Ak napríklad existuje štúdia, ktorá podporuje vaše tvrdenie, nedávajte do e -mailu odkaz na dlhú a komplexnú štúdiu. Umiestnite na svoj web odkaz na prieskum (a uistite sa, že vynikne voľba darovania).
Krok 7. Opatrne pridajte obrázok
Možno budete chcieť pridať jeden alebo dva obrázky, aby ste zdôraznili svoj názor, ale nie je to potrebné. Farby a obrázky môžu v skutočnosti spôsobiť, že vaše e -maily budú vyzerať ako spam. Ak vložíte obrázok, umiestnite ho do hornej alebo dolnej časti e -mailu a použite ho iba vtedy, ak je to absolútne nevyhnutné na vyjadrenie vášho názoru alebo vyvolanie súcitu.
- Užitočným obrázkom môže byť napríklad váš cieľ zameraný na získavanie finančných prostriedkov, ktorý prijíma dary, napríklad fotografia dieťaťa, ktoré prvýkrát dostáva nové oblečenie.
- Vo výnimočných prípadoch môžete svoje logo vložiť na nenápadné miesto, napríklad do dolného rohu e -mailu. Vďaka tomuto logu môžu čitatelia rozpoznať vašu organizáciu.
Krok 8. Napíšte informácie o následných/ďalších krokoch
Na konci e -mailu sú informácie o tom, ako postupovať. Urobte tieto informácie prominentnými, aby si ich čitatelia mohli prečítať predtým, ako si prečítajú dôvody, prečo by mali darovať. Tieto informácie čitateľovi oznámia, prečo ste odoslali e -mail. Jasne napíšte, ako prispieť darom.
- Ak čitateľ nerozumie obsahu vášho e -mailu, pravdepodobne ho vyhodí.
- Uistite sa, že táto konečná „požiadavka“vynikne a jasne uvedie, čo požadujete. Venujte tomu odsek pomocou tučného písma alebo väčšieho písma alebo iného typu písma. Napíšte odkaz alebo vytvorte tlačidlo s inou farbou.
- Ak má čitateľ stlačiť určité tlačidlo alebo odkaz alebo ak má čitateľ odpovedať na e -mail s ďalšími pokynmi, jasne im povedzte: „Kliknutím na toto tlačidlo uložíte opicu práve teraz!“alebo „Stlačte tlačidlo odpovede a do tela e -mailu zadajte„ informácie o darovaní “.
- Bude to jednoduchšie, ak čitateľ bude môcť ihneď stlačiť tlačidlo. Aj týmto spôsobom získate viac darov. Poskytnite teda odkaz alebo tlačidlo svojej organizácii.
- Vytvorte webovú stránku alebo stránku darovania online, aby čitatelia mohli prispievať online. Koniec koncov, to je niečo, čo čitatelia očakávajú od e -mailu s darom.
Krok 9. Nechajte to krátke
Ak je váš e -mail dlhý, čitatelia ho budú ťažko čítať. Písanie krátkych odsekov a nadpisov uľahčí čítanie e -mailu na prvý pohľad, skôr ako sa čitatelia rozhodnú pokračovať v čítaní.
Časť 2 z 3: Zohľadnenie čitateľov
Krok 1. Urobte tón svojho písania príležitostnejším než list
List odoslaný organizáciou jednotlivcovi často znie formálne a neosobne kvôli použitému komunikačnému médiu. E -mail, podobne ako blogy, má však ležérnejší tón.
- Na čítanie používajte zámená druhej osoby.
- Používajte každodenné výrazy, aby vám bol čitateľ blízky, ako napríklad „Tvrdo pracuje“alebo „Neseďte nečinne.“
- Pri rozhovore s čitateľmi používajte jasný, úprimný a otvorený jazyk, aby sa cítili byť vám nablízku a mysleli si, že vaša požiadavka je úprimná.
Krok 2. Uľahčite čítanie svojich slov
Používajte jednoduché písmo a vizuálny vzhľad. Nepoužívajte cursive - používajte pätkové písma a pre názvy a text nepoužívajte iné písmo. Na zvýraznenie zmeňte tučné písmo alebo veľkosť písma.
Váš e -mail by mal byť z jazykového hľadiska ľahko zrozumiteľný - najlepšie je použiť jazyk, ktorému budú rozumieť študenti stredných škôl. Nevytvárajte príliš zložitý e -mail. Váš text by mal byť jasný, bez chýb (jazyková štruktúra alebo pravopis) a ľahko čitateľný
Krok 3. Využite službu poskytovateľa e -mailu
Ak sa chcete uistiť, že sú vaše e -maily otvorené, alebo určiť, aký typ ľudí si vaše e -maily číta, nemusíte čakať, kým dostanete tieto informácie spolu s odpoveďami alebo darmi. Ak používate službu ako MailChimp, údaje metrík generované touto službou môžete použiť na vytváranie e -mailov, ktoré sú v súlade s vašim cieľovým publikom.
- Môžete si zobraziť metrické údaje, ako napríklad počet kliknutí, počet otvorených e -mailov a počet prečítaných e -mailov.
- Počet otvorených e -mailových údajov pomáha určiť obľúbené nadpisy predmetov a zvýšiť počet ľudí, ktorí čítajú vaše e -maily.
- Ďalším dôvodom, prečo využívať služby poskytovateľa e-mailov, je to, že sa vyhnete podozreniu z nevyžiadanej pošty. Veľa času strávite aj vytváraním zoznamu e -mailových adries, ich rozpisovaním na maximálny počet adries (väčšina e -mailov má maximálny počet 50 príjemcov na jeden e -mail), odpovedaním na jeden e -mail naraz a správou e -maily, ktoré sa odrazili, pretože adresa už nebola aktívna.
Krok 4. Uistite sa, že ľuďom v zozname e -mailov záleží na vašej misii
Pravidelne kontrolujte svoj zoznam e -mailov, aby ste sa uistili, že ľudia v ňom budú čítať vaše e -maily, najmä ľudí, ktorí svoj záujem výslovne vyjadria. Vaše výsledky metrických údajov budú lepšie a čas budete využívať efektívnejšie.
Krok 5. Vytvorte prispôsobený e -mail podľa segmentov
Podľa skupiny darcov používajte rôzne tóny. Ak máte napríklad skupinu ľudí, ktorí pravidelne odpovedajú na vaše e -maily, odošlite e -mail osobným tónom. Vytvorte ďalší zoznam s menami ľudí, ktorí zvyčajne neotvárajú vaše e -maily. Odošlite e -mail menej príležitostným tónom. E -maily odosielajte tiež „vysvetľujúcim“tónom pre ľudí, ktorí dostanú váš e -mail prvýkrát.
Poskytovateľ e-mailových služieb vám pomôže prispôsobiť váš e-mail uvedením mena čitateľa, napríklad „Vážený pán Henry“
Krok 6. Zadajte údaje, ktoré podporujú vašu finančnú zbierku
Aby sa vaši čitatelia cítili zapojení, poskytnite údaje o tom, ako sa vaše prostriedky používajú alebo budú používať. Tieto informácie je možné vložiť do úvodného odseku alebo do sekcie, v ktorej žiadate sledovanie čitateľa, alebo do oboch sekcií. Ľudia častejšie dávajú, keď vedia, že ich finančné prostriedky boli použité na dobrú vec.
Krok 7. Po prijatí daru poďakujte
Potom, čo dostanete dar, nezabudnite poslať osobné poďakovanie. Tento druh jednoduchého aktu môže v budúcnosti zaručiť opakované darovanie. Tento pozdrav by ste mali odoslať čo najskôr; považujte tento pozdrav za príjem peňazí.
Ak každý mesiac dostanete veľký dar, vytvorte si šablónu, ktorú môžete skopírovať, aby ste ju mohli prilepiť do konceptu e -mailu a rýchlo si ju prispôsobiť
Časť 3 z 3: Vytvorenie zoznamu e-mailových adries
Krok 1. Nekupujte zoznam e -mailových adries
Predaj a kúpa zoznamu e -mailových adries potenciálnych darcov je nezákonnou činnosťou podľa vládneho nariadenia Indonézskej republiky číslo 82 z 2012 o implementácii elektronických systémov a transakcií. Existujú spoločnosti, ktoré vám umožnia „prenajať si“zoznamy e-mailov na jednorazové použitie, ale sú veľmi drahé. Tisíce e -mailových adries zvyčajne dosahujú malé výsledky. Radšej utrácajte peniaze za niečo iné a nájdite si lepší spôsob, ako si vytvoriť zoznam e -mailových adries.
Krok 2. Zhromažďujte mená a adresy pri vašich udalostiach
Kedykoľvek sa vaša nezisková organizácia zúčastní na udalosti, uistite sa, že ľuďom poskytnete spôsob, ako vložiť svoju e -mailovú adresu do vášho zoznamu e -mailov. Uistite sa, že registračný dokument jasne uvádza, že sú ochotní byť pridaní do vášho zoznamu e -mailových adries.
Skúste usporiadať stávky alebo súťaž a získať ďalšie mená. Na podujatí usporiadajte žreb alebo súťaž o ľudí, ktorí si zaregistrujú svoje e -mailové adresy
Krok 3. Používajte sociálne siete
Zaistite, aby mala vaša nezisková organizácia silný profil na sociálnych médiách - od Twitteru cez Facebook až po Instagram. Je ľahké osloviť ľudí prostredníctvom sociálnych médií a ak máte zaujímavý materiál, ľudia sa môžu podeliť o to, čo píšete, alebo vám začnú pomáhať so žiadosťou o dary. Požiadajte svoju sieť na sociálnych médiách, aby si zaregistrovala svoje e -mailové adresy, aby vám neunikli dôležité oznámenia.
Krok 4. Uľahčite registráciu
Váš web by mal návštevníkom povedať, ako si majú zaregistrovať svoju e -mailovú adresu. Stránka nemusí byť honosná, ale malo by byť jednoduché ju nájsť a používať.
Tipy
- Prečítajte si staré listy (papierové a elektronické) používané na získavanie finančných prostriedkov. Ak si myslíte, že písmena sú účinné, použite podobné frázy. Mnoho organizácií používa staré písmená ako príklady na vytváranie nových písmen.
- Použite svoje logo na okamžité rozpoznanie e -mailov. Čitatelia si k svojim logám často spájajú organizácie alebo spoločnosti.
- Využite služby poskytovateľa e -mailu na vytváranie pútavejších e -mailov a generovanie metrík, ktoré v budúcnosti zlepšia výkon vašich e -mailov. MailChimp je dobrá voľba.
- Pred odoslaním sa uistite, že je váš e-mail na bielom štítku. Ak použijete online platformu na získavanie finančných prostriedkov, ako je Fundraise.com, táto platforma to urobí automaticky.
