Access je rozhranie správcu databáz, ktoré umožňuje používateľom importovať jednu alebo viac častí databázy programu Excel do systému, aby mohli nájsť zhody medzi svojimi poliami (poliami) alebo v rámci nich. Pretože jeden súbor programu Access môže obsahovať viacero tabuliek programu Excel, je tento program ideálny aj na porovnávanie alebo analýzu veľkého množstva informácií o tabuľkách programu Excel do programu Access. Stačí urobiť niekoľko kľúčových krokov.
Krok
Časť 1 z 3: Príprava na import Excelu do Accessu
Krok 1. Otvorte oba programy v počítači
Budete si musieť kúpiť a stiahnuť plán balíka Microsoft Office, ktorý obsahuje Excel a Access. Môžete to urobiť iba prostredníctvom webovej stránky spoločnosti Microsoft.
- Po dokončení sťahovania programu kliknite v systéme Windows na „Štart“a vyberte „Všetky programy“.
- Kliknite na položku „Microsoft Office“a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Prístup“(alebo „Excel“). Tabuľka programu Excel bola pravdepodobne odoslaná e -mailom alebo stiahnutá z určitého servera. Súbor otvorí vo vašom počítači program balíka Office.
Krok 2. Pred importovaním tabuľky programu Excel do programu Access vyčistite
Aby sme vám to uľahčili, odporúčame vám pred importom súboru programu Excel do Accessu vykonať niekoľko jednoduchých krokov. Kľúčové je, že údaje medzi importovanými tabuľkami musia byť konzistentné.
- Je vhodné uistiť sa, že prvý riadok tabuľky programu Excel obsahuje záhlavia stĺpcov (alebo názvy buniek) a je zrozumiteľný a zrozumiteľný. Napríklad pre stĺpec obsahujúci priezviská ľudí odporúčame zadať názov stĺpca „Priezvisko“. Poskytnite jasné a presné nadpisy, aby bolo jednoduchšie priradiť nadpisy stĺpcov jedného listu programu Excel k druhému.
- Access vám umožňuje prepojiť dve alebo viac polí medzi viacerými pracovnými listami. Povedzme, že máte pracovný list programu Excel, ktorý obsahuje informácie o mzdách. Táto tabuľka obsahuje krstné meno a priezvisko osoby, adresu a výšku platu. Povedzme, že chcete priradiť hárok v programe Access k druhému listu programu Excel, ktorý obsahuje informácie o kampani s finančným príspevkom. Tento druhý list obsahuje meno osoby, adresu a dar. Access vám umožní priradiť jeden nadpis k druhému. Môžete napríklad prepojiť názvy mien, aby sa v oboch databázach objavili ľudia s rovnakým menom.
- Naskenujte hárok programu Excel, aby ste sa presvedčili, že s každým typom údajov sa zaobchádza rovnako, a pred importovaním do Accessu ich vyčistite. Tomu sa v programe Access hovorí „vzťahový“. Ak napríklad vaša mzdová tabuľka obsahuje prvé, posledné a stredné začiatočné mená v jednom stĺpci, ale druhá tabuľka obsahuje iba krstné mená v samostatných stĺpcoch, Access nezobrazí zhody. Nadpisy stĺpcov/polí sa musia presne zhodovať.
Krok 3. Rozdeľte informácie do stĺpcov v programe Excel
Aby sa tento problém vyriešil, je potrebné informácie rozdeliť do stĺpcov v programe Excel, aby v programe Access neviedli k "žiadnej zhode".
- Môžete napríklad rozdeliť meno, strednú iniciálu a priezvisko tak, aby mali každý svoj vlastný stĺpček. Ak je druhý pracovný hárok štruktúrovaný rovnakým spôsobom, pri prepojení, povedzme, priezviska s priezviskom v programe Access, sa výsledky zhody zobrazia pre rovnaké mená.
- Ak chcete rozdeliť stĺpec v programe Excel, zvýraznite stĺpec, ktorý obsahuje informácie, ktoré chcete rozdeliť. Kliknite na údaje „údaje“na paneli s nástrojmi v programe Excel. Kliknite na „text do stĺpcov“. Spravidla vyberiete možnosť „oddelené“. Kliknite na tlačidlo Ďalej (Ďalej).
Krok 4. Naďalej použite sprievodcu na rozdelenie zbiehajúcich sa stĺpcov
Teraz ste pripravení vykonať proces rozdeľovania informácií, ktoré sú zreťazené v jednom stĺpci, do niekoľkých stĺpcov.
- Vyberte, ako sa majú údaje v stĺpci „oddeliť“. To znamená, že každá informácia v stĺpci je niečím oddelená. Tento oddeľovač je zvyčajne medzera, čiarka alebo bodkočiarka. Tieto informácie sú často jednoducho oddelené priestorom. Napríklad v nasledujúcom príklade povedzte, že v jednom stĺpci je meno „Budi A. Dodo“. Krstné meno (Budi) a iniciály A. sú oddelené medzerami. Dodoove priezvisko a iniciály A. sú tiež oddelené priestorom. Vyberte si teda medzeru v sprievodcovi s oddeľovaním.
- Kliknite na tlačidlo Ďalej, potom dokončite (hotovo). Program rozdelí Budiho, A. a Dodo do troch stĺpcov. Potom môžete týmto novým stĺpcom dať nové názvy na označenie typu informácií, ktoré obsahujú (Priezvisko, Meno, atď.) Najlepšie je najskôr vytvoriť niekoľko prázdnych stĺpcov napravo od rozdelených údajov, aby sa údaje tlačili. do nového prázdneho stĺpca (namiesto -namiesto prepísania stĺpcov, ktoré už obsahujú informácie).
Časť 2 z 3: Import Excelu do Accessu
Krok 1. V počítači otvorte program Access
Prejdite do ponuky počítačového programu. prejdite do ponuky Štart, vyberte položku Microsoft Office a kliknite na položku Microsoft Access. Ak chcete importovať Excel, musíte otvoriť novú prázdnu databázu Access.
- Vyberte "prázdnu databázu", aby ste vytvorili novú databázu v programe Access.
- Ak chcete, dajte mu nový názov. Kliknite na „vytvoriť“(vytvoriť).
Krok 2. Importujte tabuľku programu Excel do programu Access
Ďalším krokom je presunutie tabuľky programu Excel (jednej alebo viacerých) do databázy programu Access.
- V správcovi databáz Accessu kliknite raz na paneli s nástrojmi na „Externé údaje“. Vyberte „Excel“. V niektorých verziách Accessu túto funkciu nájdete kliknutím na „súbor“na paneli s nástrojmi a „Získať externé údaje“.
- Keď sa zobrazí „názov súboru“, kliknite na „prehľadávať“a vo svojom počítači nájdete hárok programu Excel.
- Políčko s textom „importovať zdrojové údaje do novej tabuľky v aktuálnej databáze“nechajte nezaškrtnuté. Toto nastavenie je predvolené.
- Keď nájdete tabuľku, ktorú chcete importovať do počítača, kliknite na ňu. Kliknite na „OK“. Tento krok vás zavedie do sprievodcu importom Excelu do Accessu.
Časť 3 z 3: Použitie sprievodcu na dokončenie procesu importu
Krok 1. Prejdite krokmi v sprievodcovi, ktorý sa zobrazí v programe Access
Ak chcete dokončiť proces importu tabuľky, vykonajte kroky v sprievodcovi.
- Vyberte hárok v hárku programu Excel, ktorý chcete importovať. Niekedy však ľudia vytvoria viac stránok v jednej tabuľke programu Excel, ktorú je možné zobraziť kliknutím na štítky v spodnej časti tabuľky. Ak je to tak, musíte sprievodcovi prístupom povedať vybraný pracovný hárok. Kliknite na Ďalej.
- Na ďalšej stránke je pole s otázkou, či má prvý riadok listu programu Excel nadpisy stĺpcov. To znamená, že riadky v tabuľke, ktoré predstavujú údaje v každom stĺpci (napr. Priezvisko, adresa, plat atď.), By ste mali najskôr vyčistiť, aby ste sa uistili, že prvý riadok je záhlavím stĺpca. Potom začiarknite políčko „Áno, prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov“(áno, prvý riadok obsahuje nadpisy stĺpcov). Toto je najjednoduchší spôsob. Kliknite na Ďalej.
- Ak váš prvý riadok neobsahuje žiadne hlavičky stĺpcov, na ďalšej stránke sa zobrazí otázka, či chcete v programe Access pomenovať takzvané „polia“(jedná sa o nadpisy stĺpcov). Ak ste pred importom (odporúčané) nevyplnili každé z týchto polí jasnými a ľahko zapamätateľnými názvami, urobíte to tu.
Krok 2. Dokončite proces importu
V procese importu zostáva niekoľko krokov. Na ďalšej stránke sprievodcu sa zobrazí otázka, či chcete identifikovať primárny kľúč.
- Tento krok nie je povinný, ale dá sa vykonať. Primárny kľúč znamená, že počítačový program priradí každému riadku informácií jedinečné číslo. Tento krok môže byť nápomocný neskôr pri triedení údajov. Kliknite na Ďalej.
- Záverečná obrazovka v sprievodcovi obsahuje priestor obsahujúci počiatočný názov. Importovaný hárok programu Excel môžete premenovať (súbor sa po dokončení importu stane „tabuľkou“v programe Access na ľavej strane stránky).
- Kliknite na „importovať“a potom na „zavrieť“. Na ľavej strane obrazovky uvidíte tabuľku. Hárok sa teraz importuje do Accessu.
- Ak chcete prepojiť viac ako jednu množinu údajov, zopakujte tento postup s jednou alebo viacerými ďalšími tabuľkami. Teraz ste pripravení priradiť údaje na hárku v programe Access.
Pozor
- Ak je súbor programu Excel z inej verzie balíka Office ako Access, proces importu môže byť trochu náročný.
- Opäť zdôrazňujeme, že pred importovaním tabuľky musíte vyčistiť. Jedným z dôvodov je analyzovať existenciu problémov v dátach.
- Vždy si ponechajte kópiu pôvodnej tabuľky, aby sa tento postup nemusel opakovať, ak urobíte chybu.
- Do programu Access nemôžete importovať viac ako 255 buniek/polí.
