Keďže popularita e -mailu rastie ako jednoduchšej, lacnejšej a rýchlejšej alternatívy k úlohe listov, zvyšuje sa aj počet pozvánok na svadby, narodeninové oslavy a dokonca aj na spoločenské akcie odoslané prostredníctvom týchto online médií. Pozvaní spravidla pošlú e -mail so systémom RSVP na zmeranie počtu hostí, ktorí sa môžu akcie zúčastniť. Ale bohužiaľ, systém RSVP nie je v Indonézii veľmi populárny, takže je veľká pravdepodobnosť, že budete ťažko reagovať. Neboj sa! Tento článok obsahuje rôzne tipy na určenie správneho spôsobu a času na odpoveď, vytvorenie správnej reakcie a overenie, či pozvaná osoba vašu odpoveď prijala alebo nie.
Krok
Časť 1 z 3: Stanovenie správneho spôsobu a času na odpoveď
Krok 1. Rozhodnite sa
Prvým krokom, ktorý musíte urobiť, je urobiť rozhodnutie zúčastniť sa akcie uvedenej v pozvánke alebo sa jej nezúčastniť. Myslite na to hneď, ako vám príde e -mail s potvrdením účasti.
- Zamyslite sa nad miestom konania akcie a zvážte, či nepotrebujete cestovať mimo mesta. Napríklad, aby ste sa zúčastnili akcie konanej mimo mesta, musíte vynaložiť viac peňazí na nákup letenky, však?
- Uistite sa, že sa v čase akcie nemusíte zúčastniť ďalšej akcie.
- Uistite sa, že sa môže zúčastniť aj váš partner a najbližší príbuzní. Pamätajte si, že dostupnosť ľudí, ktorí sú vám najbližšie, ovplyvní aj váš rozhodovací proces.
Krok 2. Identifikujte charakter udalosti
Povaha rôznych udalostí si skutočne bude vyžadovať rôzne tóny odozvy a úrovne formality. Preto pred odoslaním odpovede musíte najskôr porozumieť povahe udalosti, aby ste predišli nechceným chybám.
- Ak je udalosť neformálna, napríklad pozvánka na grilovačku u suseda, spravidla budete musieť odpovedať neformálne. Čas na odoslanie odpovede navyše býva kratší.
- Ak je udalosť formálna, ako je pozvánka na svadbu, narodeninovú oslavu alebo inú dôležitú oslavu, musíte spravidla odpovedať aj formálne.
Krok 3. Poskytnite účinnú odpoveď
Po prečítaní podrobností udalosti a prijatí rozhodnutia okamžite poskytnite účinnú odpoveď. Inými slovami, prostredníctvom odpovede, ktorú poskytnete, potvrďte, či pozvánke vyhoviete alebo nie.
- Prečítajte si dátum RSVP uvedený pozývateľom. Nezabudnite, že ste povinní odpovedať pred termínom!
- Odpovedzte čo najskôr. Aj keď vám pozvaný dá mesiac alebo dva na odpoveď, neznamená to, že by ste mali využiť príležitosť zastaviť sa! Namiesto toho odpovedzte ihneď potom, ako sa rozhodnete prijať alebo odmietnuť pozvanie.
Časť 2 z 3: Vytvorenie odpovedí
Krok 1. Zadajte predmet e -mailu
Po určení, ako a kedy odpovedať, štruktúrujte svoju správu. Na začiatok zadajte do e -mailu predmet, ktorý naznačuje vašu odpoveď a zodpovedá charakteru udalosti.
- Na formálne pozvánky používajte vety, ktoré sú tiež formálne. Napíšte napríklad: „Roger a Anna odmietajú pozvánky na ples a večeru 11. mája.“
- V prípade neformálnych pozvánok, akými sú napríklad zmrazené pozvánky na komplexných susedov, jednoducho napíšte: „Nemôžete prísť na 11. grilovačku“.
Krok 2. Zahrňte pozdrav
Je dôležité otvoriť e -mail so správnym pozdravom, pretože je to pozdrav, ktorý nastaví tón vašej odpovede. Správny pozdrav navyše zdôrazní aj vaše pocity a pohľad na pozvaného.
- Niektoré príklady vhodných pozdravov sú „Komu“, „Mojmu najlepšiemu priateľovi“alebo jednoduché pozdravy ako „Dobré ráno/popoludnie/večer/večer“.
- Pri neformálnych udalostiach jednoducho pozdravte krátkym a jednoduchým pozdravom, napríklad „Johnovi a Marcy“.
Krok 3. Napíšte správu do tela e -mailu
Správa napísaná v tele e -mailu môže byť najdôležitejšou súčasťou vašej odpovede, najmä preto, že bude vašou odpoveďou aj záverom, ale bude odzrkadľovať povahu udalosti. Niektoré príklady viet, ktoré môžete použiť na prijatie alebo odmietnutie pozvania:
- Na takéto pozvanie poskytnite neformálnu odpoveď. Napríklad: „Ďakujem za pozvanie na grilovanie, Tom. Ale prepáčte, nemohli sme sa zúčastniť, pretože sme v ten deň museli byť mimo mesta. “
- Na pozvanie tohto druhu dajte formálnu odpoveď. Napríklad: „The Higginsons dostali pozvánku na svadbu Josha a Belindy 5. novembra 2019.“Ďalším príkladom je: „John a Sarah Applebyovi s potešením prijali vaše pozvanie na narodeninovú oslavu Marty Rodriguezovej.“
- Príklad formálneho odmietnutia by bol: „Rodina Parkerovcov sa nemohla zúčastniť svadby Josha a Belindy 5. novembra 2019.“
Krok 4. Napíšte záverečný pozdrav a zadajte svoje meno
Po napísaní správy ukončite odpoveď vhodným záverečným pozdravom. Napísanie záverečného pozdravu v skutočnosti nie je len formalitou, ale môže zároveň predstavovať typ vzťahu, ktorý s danou osobou máte, a to, čo k nej cítite.
- Vyberte formálny záverečný pozdrav, napríklad „pozdravy“alebo „ďakujem“.
- Vyberte si neformálny záverečný pozdrav, ako napríklad „pozdravy“alebo „pozdravy“.
- Priraďte záverečný pozdrav k svojej odpovedi. Napíšte napríklad „S veľkou ľútosťou“, ak pozvánku odmietnete, alebo „Ďakujem“, ak pozvánku prijmete.
- Na koniec e -mailu napíšte svoje meno. Pri neformálnych akciách stačí napísať vašu prezývku a prezývky ostatných pozvaných ľudí. Na formálnejšie podujatie je však dobré napísať si celé meno a meno ďalších pozvaných hostí. Ak máte s pozvaným veľmi blízky vzťah, jednoducho napíšte „Smithova rodina“.
Časť 3 z 3: Riešenie automatizovaných e -mailov a riešenie problémov Možné problémy
Krok 1. Ak je v e -maile automatické tlačidlo, kliknite na „odmietnuť“alebo „prijať“
Dnes sa veľa ľudí zaujíma o používanie automatizovanej služby RSVP, ktorá je odoslaná vo forme e -mailu na formálne pozvánky. Automatický e -mail RSVP bol s najväčšou pravdepodobnosťou preposlaný prostredníctvom tretej strany a je v ňom tlačidlo s možnosťou „odmietnuť“alebo prijať „.
- Ak dostanete takýto e -mail, nie je potrebné odosielať pozvaný súkromný e -mail.
- Akonáhle je pozvánka prijatá alebo odmietnutá, odpoveď bude odoslaná tretej strane a preposlaná pozývateľovi.
- Automatické e-mailové služby sa často používajú na semiformálne akcie, ako sú narodeninové oslavy, stretnutia, spoločenské akcie atď.
Krok 2. V tele e -mailu kliknite na možnosť „vrátiť potvrdenie“
Urobte to tak, aby vám váš poskytovateľ e -mailu poslal e -mail s potvrdením, či dotyčná osoba prijala alebo otvorila vašu odpoveď. Tak budete vedieť, či bola správa odoslaná.
- Uvedomte si, že rôzni poskytovatelia e-mailových služieb môžu mať tiež odlišné zásady týkajúce sa možnosti „potvrdenie o vrátení“.
- Niektorí poskytovatelia e -mailových služieb túto možnosť ani neposkytujú.
Krok 3. Ak sa vaše plány zmenia, pošlite následný e-mail
Zmena plánov je v skutočnosti nevyhnutnou možnosťou. Ak potrebujete odmietnuť pozvanie, ktoré bolo predtým prijaté, alebo naopak, uistite sa, že zmenu odošlete ako odpoveď priamo pozývateľovi.
- Ak ste omylom stlačili možnosť „Prijať“na automatizovanom e -maile, objasnite chybu prostredníctvom súkromného e -mailu dotknutej osobe.
- Ak chcete odmietnuť pozvánku, ktorú ste už dostali, pošlite odmietnutie priamo pozývateľovi. Pošlite napríklad e -mail s predmetom „Zmeny RSVP“s textom „Ospravedlňujeme sa, z toho či onoho dôvodu sme sa so Sarah nemohli zúčastniť 14. výročia vašej svadby. Dúfam, že sa v blízkej budúcnosti opäť stretneme, dobre! “
- Ak by ste chceli prijať pozvanie, ktoré ste predtým odmietli, oznámte zmeny aj priamo pozývateľovi. Pošlite napríklad e -mail s predmetom „Zmeny RSVP“s textom „Dobrý deň! Ak je kvóta na pozvánky stále k dispozícii, rád sa zúčastním vašej akcie.“
- Zmeny v reakcii by mali byť oznámené čo najskôr. Ak je nadchádzajúca udalosť neformálna alebo poloformálna, pravdepodobne zmeníte svoju odpoveď nejaký čas vopred. Ak je však udalosť formálna (napríklad svadba), zmeny v reakcii by sa mali vykonať vopred, najmenej mesiac vopred.
