Prijímanie hovorov je dôležitá zručnosť v každodennom živote. Profesionálne situácie, ako napríklad obchodný hovor alebo telefonát od spoločnosti, o ktorú sa uchádzate o prácu, vám môžu zavolať vo formálnejšom prostredí. Ak vám zavolá priateľ, rozdrvený alebo rodinný príslušník, je najlepšie odpovedať ležérnejšie a prirodzenejšie. Ak na hovor odpoviete z neznámeho alebo súkromného čísla, je lepšie ho prijať zdvorilejšie a opatrnejšie.
Krok
Metóda 1 z 3: Prijatie hovoru na úrade
Krok 1. Udržujte to profesionálne
Keď vám zavolá do práce, vždy neviete, kto vám volá. Prijatie hovoru profesionálnym spôsobom začne konverzáciu správne.
- Ak máte pochybnosti, odpovedzte jednoduchým pozdravom „Ahoj, tu slovo“.
- Napriek tomu, že vidíte prichádzajúce telefónne číslo, môže to byť váš šéf, ktorý volá na telefón vášho spolupracovníka! Dostal som hovor so slovami „Hej, čo do pekla?“môže pôsobiť negatívnym a nie vážnym dojmom.
Krok 2. Sústreďte sa na konverzáciu
Buďte skutočne „v“konverzácii. Zastavte všetko, čo robíte, a chvíľu sa pripravte.
- Pred zdvihnutím telefónu si dajte tvár, ktorú chcete premietať. Zmeníte to, ak sa usmejete, zamračíte alebo sa nudíte, pretože to volajúci počuje vašim tónom.
- Pokúste sa nekliknúť na nič na internete a nerušiť pozornosť, keď máte hovor. Ak neposlúchnete, volajúci to môže zistiť.
Krok 3. Najprv sa pomenujte
V obchodnej situácii sa postup prijatia hovoru začína uvedením vášho mena a spoločnosti, pre ktorú pracujete: „Dobré ráno, ďakujem za kontaktovanie spoločnosti PT. A B C. S tancom. Môžem ti niečo pomôcť?"
- Ak je prichádzajúci hovor zvnútra spoločnosti a vy ho poznáte, môžete ho prijať tak, že uvediete svoje oddelenie a meno: „Ahoj, s financiami, tancuj tu. Môžem ti niečo pomôcť? " Tento pozdrav ukáže, že volajúci je spojený so správnou osobou a že ste pripravení pomôcť. Zachovajte ústretový tón, aby bol hovor príjemnejší pre obe strany.
- V mnohých kancelárskych situáciách existujú pokyny pre prijímanie hovorov, ktorými sa musí riadiť každý zamestnanec. Vždy ukážte, že ste úprimní, bez ohľadu na to, aké hlúpe sú vaše pozdravy - spotrebitelia budú schopní rozpoznať, či pôsobíte nadšene alebo si len prečítate tieto pozdravy: „Vitajte v dome Tofu, domove všetkého tofu!“bude to znieť smiešne, ak to nepoviete presvedčene.
Krok 4. Prijmite to s príslušnou mierou slušnosti
Buďte trpezliví, úctiví a príjemní. Urobte maximum, aby ste volajúcemu pomohli. Skúste nehovoriť príliš ležérne, kým nezistíte, kto vám volá.
- Ak sa volajúci nepredstaví, povedzte: „Môžem vedieť, s kým hovorím?“. Je dôležité vedieť, kto vám volá, len pre prípad, že mu budete musieť zavolať späť alebo ho prepojiť s iným telefónom. Vďaka tomuto výrazu môže volajúci tiež vedieť, že sa s ním zaobchádza zdvorilo a že je dôležitou osobou. Je dôležité budovať dobré pracovné vzťahy s ľuďmi, ktorí vás kontaktujú viackrát.
- Snažte sa nepôsobiť neslušne, aj keď ste naštvaní. Nezabudnite, že v pracovných situáciách vaše slová a činy odrážajú spoločnosť, pre ktorú pracujete. Ak poškodíte meno svojej spoločnosti, vaše podnikanie môže zlyhať - a váš šéf to nebude brať na ľahkú váhu.
Krok 5. Pripravte sa, že si správu vezmete na vedomie
Ak vám niekto zavolá, aby sa porozprával s vašim šéfom alebo spolupracovníkom, ale vy ste tam jediný, kto ho prijme, slušne sa opýtajte, kto volá, a opýtajte sa, čo sa deje. Počúvajte pozorne a zaznamenajte čo najviac relevantných informácií:
- Ak osoba, s ktorou sa chcú spojiť, nemôže odpovedať na hovor, povedzte: „Prepáč, ale Pak Bambang práve nie je vo svojej kancelárii. Môžem zrušiť správu?"
- Nezabudnite si zapísať meno, telefónne číslo a dôvod volania. Zmerajte naliehavosť hovoru - znie to volajúcemu, že sa má o prácu postarať v priebehu nasledujúcich dvoch hodín alebo týždňa? Ak je hovor dôležitým obchodným hovorom, mali by ste záležitosť vybaviť čo najrýchlejšie a najefektívnejšie - uistite sa preto, že správu dostanete z cesty čo najskôr.
Krok 6. Dávajte si pozor na telefonáty hľadajúce informácie o spoločnosti
Ak volajúceho nespoznáte a on sa vás pýta na podrobnosti o vás a inom spolupracovníkovi, dávajte pozor, aby ste neposkytli príliš veľa interných informácií o vašej spoločnosti.
- Aj keď vám volajúci povie svoje meno a spoločnosť, mali by ste byť opatrní, pokiaľ nejde o dôveryhodného volajúceho. Ak si nie ste istí, hovor na minútu odložte a požiadajte o radu svojho spolupracovníka: „Mali sme s pánom Harisom predtým obchod? Kládol veľa otázok o pracovnom procese a kapacite tejto spoločnosti a ja som sa chcel uistiť, že je dôveryhodnou osobou. “
- V obchodnej situácii povedzte „Prepáčte, pane/pani. Zásady našej spoločnosti nám zakazujú poskytovať tieto informácie. Môžem vedieť, prečo to potrebuješ? " a urobte si úsudok o osobe odtiaľ.
Metóda 2 z 3: Prijímanie súkromných telefónnych hovorov
Krok 1. Prispôsobte pozdravy podľa toho, kto vám volá
Ak viete, kto vám volá, na základe mena v telefóne a vašich skúseností oslovte osobu, ako keby ste sa osobne stretli. Ak neviete, kto volá, vezmite hovor formálnejšie a počkajte, kým volajúci povie, čo tým myslel.
- Štandardný medzinárodne prijatý pozdrav povedzte „Ahoj?“. Zdvihnite telefón mierne zvýšeným hlasom na konci pozdravu, ako tázavým tónom. "Ahoj?" Volajúci tak bude reagovať na váš pozdrav a vo väčšine prípadov vysvetlí, prečo volal.
- Ak vám volá váš priateľ, pozdravte ho mimochodom: „Hej, Jono! Ako sa máš, kamoš?"
- Ak vám zavolá váš nadriadený, známy alebo potenciálny zamestnávateľ, pozdravte ich zdvorilejšie, ale s malou známosťou: „Dobrý deň, pán Sungkar. Ako sa máš?"
- Ak neviete, kto volá, povedzte niečo také jednoduché ako: „Ahoj?“
Krok 2. Potom, čo poviete „Ahoj?
“, počkajte na odpoveď. Keď poviete „Ahoj?“, Požiadate volajúceho, aby sa predstavil. Pozrite sa na príklad nižšie (vaše slová odvážny, a slová volajúceho sú kurzívou:
- "Ahoj?"
- „Ahoj, Jono, toto je Tono.“
- „Ach, ahoj Tono! Prečo, kamarát?“
- „Nie, len som sa chcel opýtať, či máš dnes večer nejakú akciu? Chcem si pozrieť film„ Hviezdne vojny “, tu.“
- „Chceli by ste sa pozerať na“Hviezdne vojny”! Je to šialené, ak nie!“
Krok 3. Vytvorte si pozdrav
Keď získate skúsenosti s prijímaním telefónnych hovorov, môžete začať vytvárať pozdravné vzorce a frázy, ktoré používate znova a znova.
- Zvážte svoju identifikáciu pozdravom ako: „Ahoj, toto je Jono“alebo „Jono je tu“.
- Zvážte kreativitu s neformálnymi variáciami „Ahoj?“: „Hej!“, „Haiyah!“, „Hej, ako sa máš?“Alebo „Hej, kde si bol?“. Tento neformálny pozdrav je vhodný na prijímanie hovorov od priateľov a neprofesionálnych známych.
Krok 4. Nastavte hlasovú schránku, ktorá sa bude používať, keď nemôžete prijímať hovory
Ktokoľvek od priateľov po rodinu až po vášho šéfa bude z času na čas pravdepodobne počuť vašu hlasovú schránku, preto si ju zaznamenajte zdvorilo a bez ďalších okolkov. Držte sa ďalej od žartov alebo žartov, pokiaľ si nie ste istí, že sa vám ozvú iba vaši priatelia.
- Povedzte: „Toto je Jonova hlasová schránka. Ospravedlňujeme sa, ale teraz nemôžem zdvihnúť telefón. Zanechajte prosím správu a ja sa vám ozvem čo najskôr."
- Ak používate pevnú linku, zvážte zriadenie rodinných hlasových záznamov. Povedzte: „Ahoj, toto je s rodinou Jono. Ospravedlňujeme sa, ale teraz nemôžeme zdvihnúť telefón. Zanechajte prosím správu a my sa vám čo najskôr ozveme! “. S týmito rodinnými nahrávkami sa môžete zabaviť - snažte sa presvedčiť všetkých svojich rodinných príslušníkov, aby hovorili súčasne, alebo nechajte svojich rodinných príslušníkov povedať časť správy jednotlivo.
- Zvážte, či by ste nemali od volajúceho požiadať o poskytnutie podrobných informácií o sebe, a nie ho len požiadať o zanechanie správy: „Uveďte svoje meno, telefónne číslo a účel volania a ja vám zavolám späť hneď, ako to bude možné.“Táto konkrétnejšia metóda je vhodnejšia pre vaše telefónne číslo, na ktoré sa zvyčajne prijíma veľa pracovných hovorov.
Metóda 3 z 3: Prijímanie telefónnych hovorov z neznámych čísel
Krok 1. Zamyslite sa nad tým, kto vám môže volať
Ak čakáte na telefonát od kohokoľvek - nového známeho, vašej organizácie alebo potenciálneho zamestnávateľa - prijmite hovor myšlienkou. Posúďte, či je hovor trochu formálnejší alebo menej formálny - ale pre každý prípad sa rozhodnite byť formálny.
- V tomto prípade odpovedajte zdvorilo a poloformálne. Jednoduché pozdravy ako „Ahoj?“môže byť použité. Nemusíte sa priamo identifikovať - ak vás volajúci osobne pozná alebo má v zozname vaše meno, môže sa opýtať: „Dobrý deň, môžem hovoriť s Jonom?“
- Ak hovor hovorí „neznámy“alebo „blokovaný“, hovor nemusíte prijať. Ak chcete, zdvihnite telefón alebo počkajte, či volajúci zanechal správu v hlasovej schránke alebo nie. Môžete mu zavolať späť, ak máte dôležité záležitosti.
Krok 2. Dávajte si pozor na otravné hovory
Ak vám niekto zavolá a hovor je hlúpy a urážlivý, pravdepodobne ide len o žart. Niektorí nosatí volajúci sú zvyčajne vulgárni a očividní, ale iní nosaví volajúci sa vás pokúsia oklamať, aby si mysleli, že hovor je veľmi dôležitý. Zaobchádzajte s nosovými volajúcimi rovnako ako so šikanujúcimi: ak budete mlčať a budete sa riadiť ich naštvaním, budú mať pocit, že ste vyhrali. Mohlo by byť užitočné mlčať a predstierať, že ste v pasci, ak uhádnete, kto volá. Niektoré telefónne spoločnosti v Amerike ponúkajú služby sledovania hovorov: ak vytočíte číslo *69 po zavesení, služba automatických správ odošle verejné informácie o čísle, ktoré vám naposledy volalo.
Krok 3. Dávajte si pozor na telemarketery
Ak vám zavolá neznáme číslo a volajúca osoba sa na vás začne pýtať, pravdepodobne sa pokúša získať vaše peniaze.
- Telemarketéri telefonujú denne s desiatkami ľudí a väčšinu z nich nezaujíma, čo telemarketér predáva. Nebojte sa viny, keď poviete: „Ďakujem, ale nemám záujem. Dobré popoludnie, potom položte telefón. Nestrácajte čas a čas.
- Ak si neželáte dostávať hovory od tejto spoločnosti, požiadajte telemarketera, aby vám zadal číslo do zoznamu „Nevolať“. Väčšina spoločností urobí, čo chcete, a už vás nebudú obťažovať.
- Ak vás zaujíma, čo telemarketer predáva, odpovedzte na výzvu a počúvajte tón. Pamätajte si, že čím dlhšie im budete odpovedať, tým viac sa vám budú snažiť predať svoj produkt!
- Ak sa chce s vami alebo s iným členom rodiny porozprávať, požiadajte ho, aby predtým, ako niečo povie, uviedol svoje meno a organizáciu - aby ste telemarketérovi neposkytli príliš veľa informácií! Ak je tajnostkár a neodhalí svoju identitu, majte to na pamäti - nemusíte reagovať.
Tipy
- "Ahoj?" je pozdrav číslo jeden. Váš pozdrav bude vždy zdvorilo znieť: „Ahoj?“, Či už je volajúci priateľ, milenec, matka, šéf, miestny policajt alebo cudzinec.
- Užitočné môže byť „ID volajúceho“. Ak zistíte, kto volá, skôr, ako zdvihnete telefón, môžete byť na hovor lepšie pripravení.
- " Čo ?" alebo "Čo?" Nie je to dobrý spôsob prijatia hovoru, aj keď sa vám volajúci nepáči alebo máte zlú náladu. Buďte zdvorilí, keď máte hovor.
