Rozhodnutie o správnom formáte listu závisí predovšetkým od typu listu, ktorý chcete napísať, a od koho mu list adresujete. Formát listu, ktorý môžete použiť pri písaní priateľovi, sa bude veľmi líšiť od formátu používaného na písanie formálnych listov. Tradičný listový formát odoslaný poštou sa navyše líši od formátu používaného pre e -maily. Pokračujte v čítaní, aby ste sa dozvedeli viac o tom, ako správne naformátovať list, ktorý môžete použiť na napísanie ďalšieho listu.
Krok
Metóda 1 zo 4: Formátovanie obchodného alebo formálneho listu
Krok 1. V hornej časti listu napíšte svoje meno a adresu
Zahrňte adresy, mestá, provincie a PSČ do blokov, zarovnaných doľava a oddelených medzier.
- Mesto, provincia a PSČ sú napísané v jednom riadku, zatiaľ čo adresy ulíc sú napísané v samostatnom riadku.
- Ak odosielate list pomocou hlavičkového papiera, ktorý už obsahuje tieto informácie, tento krok preskočte. Nezadávajte spiatočnú adresu dvakrát.
Krok 2. Napíšte dátum priamo pod svoju adresu
Napíšte dátum, kedy bol list napísaný, alebo dátum, kedy bol list dokončený, je to na vás.
- Dátum je napísaný vľavo, rovnako ako napísanie adresy, ktorá je priamo nad ním.
- Napíšte dátum vo formáte „mesiac-deň-rok“. Píšte mesiac písmenami, ale deň a rok píšte číslicami. Napríklad: 9. februára 2013.
Krok 3. Medzi dátumom a ďalšou časťou listu nechajte prázdny riadok
Adresa sa tým oddelí od nasledujúcej časti, aby bola čitateľnejšia.
Krok 4. V prípade potreby napíšte referenčný riadok
Ak je list napísaný s odkazom na konkrétny bod, môže to čitateľovi pomôcť napísať referenčný riadok, ktorý začína „Re:“
- Referenčné riadky sú zapísané zarovnané doľava a pokúšajú sa pozostávať iba z jedného riadka.
- Keď odpovedáte na listy, voľné pracovné miesta alebo požadujete informácie, napíšte si referenčný riadok.
- Ak píšete referenčný riadok, nechajte za ním prázdny riadok, aby ste oddelili referenčný riadok od zvyšku listu.
Krok 5. Zapíšte si adresu príjemcu
Zapíšte si meno a titul príjemcu, ako aj názov spoločnosti, adresu, mesto, štát a PSČ.
- Všetky tieto informácie sú zarovnané doľava a oddelené medzerami. Meno príjemcu je napísané na samostatnom riadku spolu s názvom príjemcu, názvom spoločnosti a adresou. Mesto, provincia a PSČ sú napísané v jednom riadku.
- Ak posielate list do inej krajiny, napíšte názov krajiny veľkými písmenami do samostatného riadka pod adresu príjemcu.
- Ak je to možné, adresujte list konkrétnej osobe a napíšte jej meno s príslušným názvom, ako napríklad „Pán“alebo „Matka“. Ak nepoznáte pohlavie príjemcu, názov si nemusíte zapisovať.
- Ponechajte prázdny riadok pod úplnou adresou príjemcu.
Krok 6. Začnite telo listu zdvorilým pozdravom
Bežný pozdrav sa zvyčajne začína slovami „Vážený pane“, za ktorým nasleduje meno a priezvisko príjemcu. Za priezvisko príjemcu zadajte čiarku.
- Pozdravy sú napísané zarovnané vľavo.
- Ak nepoznáte pohlavie príjemcu, môžete príjemcu osloviť jeho celým menom alebo napísať jeho pracovné meno a priezvisko.
- Po uvítaní nechajte prázdny riadok.
Krok 7. V prípade potreby napíšte predmet
Predmetný riadok napíšte veľkými písmenami pod pozdrav, zarovnaný doľava.
- Predmet by mal byť krátky, ale popisný. Skúste pozostávať iba z jedného riadku.
- Je potrebné poznamenať, že toto je netradičné a nemalo by sa používať často.
- Nezahrňte riadok s predmetom, ak ste už zahrnuli referenčný riadok.
- Ak zahrniete riadok predmetu, nechajte za riadkom predmetu prázdny riadok.
Krok 8. Začnite telo listu krátkym úvodom, ktorý vysvetľuje účel vášho listu
Odseky písmena sa píšu zarovnané doľava, ale začiatok každého odseku je odsadený.
Krok 9. Nasledujte úvod písmena s dlhším telom písmena
Táto časť by mala objasniť účel listu a tiež zahrnúť záver zhrňujúci všetko, čo je v liste napísané.
Krátko napíšte telo listu. Každý odsek má jednu medzeru, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom nechajte jeden prázdny riadok
Krok 10. Ukončite svoj list zdvorilým záverečným pozdravom
Medzi zdvorilé záverečné pozdravy patria napríklad „s pozdravom“, „s pozdravom“alebo „ďakujem“. Nezabudnite napísať záverečný pozdrav zarovnaný doľava a za ním čiarku.
Iba prvé písmeno prvého slova záverečného pozdravu je veľké
Krok 11. Nasledujte záverečný pozdrav svojim menom
Pred záverečným pozdravom však nechajte tri prázdne riadky a až potom zadajte svoje úplné meno, za ktorým v nasledujúcom riadku uvediete svoju pracovnú pozíciu.
Krok 12. Uveďte prílohy v úplnom závere listu
Ak pripájate prílohu, napíšte pod svoj názov a titul jeden riadok „Prílohy“/ „Príloha“a napíšte všetky prílohy, ktoré sú súčasťou listu.
- Upozorňujeme, že nie je to povinné, ak neuvádzate žiadne prílohy.
- Prílohy sú zarovnané doľava a oddelené od seba.
Krok 13. Ak je to potrebné, zadajte iniciály pisateľa
Ak niekto iný píše písmeno a vy diktujete, uveďte meno a priezvisko autora a jeho priezvisko v spodnej časti listu, jeden riadok pod prílohou.
Krok 14. Po vytlačení podpíšte písmeno
List napíšte perom medzi záverečný pozdrav a svoje meno. Podpísanie listu perom ukazuje príjemcovi, že si robíte čas na odoslanie tohto listu jemu a že je to dôležité.
Metóda 2 zo 4: Formátovanie listu blízkemu priateľovi alebo príbuznému (osobný list)
Krok 1. Zapíšte si dátum
V pravom hornom rohu listu uveďte dátum napísania listu alebo dátum jeho dokončenia.
- Napíšte dátum vo formáte „mesiac-deň-rok“. Písanie mesiaca písmenami je zvyčajne štandardným formátom, ale pre tento typ listu môžete napísať celý dátum v číslach.
- Dátum je napísaný zarovnaný vpravo.
Krok 2. Napíšte priateľský pozdrav
„Drahý“pozdrav je stále najčastejšie používaným pozdravom, ale v závislosti od vášho vzťahu s príjemcom môže byť možné napísať meno príjemcu bez akejkoľvek formality.
- Pozdravy sa píšu zarovnané doľava a za nimi čiarka.
- Pri písaní priateľom alebo kolegovi môžete spravidla napísať iba ich krstné meno. Napríklad: „Drahá Jane“.
- Ak chcete ešte osobnejší list, možno budete chcieť nahradiť „Vážený“neformálnym pozdravom, ako napríklad „Dobrý deň“, „Ahoj“alebo „Hej“.
- Ak píšete rodičovi alebo niekomu, koho si skutočne potrebujete vážiť, zadajte osobné meno a priezvisko príjemcu. Napríklad: „Vážená pani Robertsová“
- Medzi pozdravom a hlavným textom listu nechajte prázdny riadok.
Krok 3. Napíšte úvod, telo/telo a záver k hlavnému textu listu
Úvod a záver by mal byť iba jedným krátkym odsekom, ale telo listu je zvyčajne oveľa dlhšie.
- Hlavný text písmena je zarovnaný doľava, ale prvý riadok každého odseku je odsadený.
- Celý hlavný text listu je prázdny. V osobnom liste zvyčajne nenechávate odseky medzi odsekmi, ale môžete to urobiť, ak to uľahčuje čítanie vášho listu.
- Za poslednou vetou hlavného textu nechajte prázdny riadok, aby ste oddelili hlavný text od záverečného pozdravu.
Krok 4. Zatvorte vhodným záverečným pozdravom
„S pozdravom“sa stále používa celkom bežne, dokonca aj pre osobné listy. Ak je však list dostatočne príležitostný, môžete zahrnúť menej konvenčný záverečný pozdrav. Skúste niečo ako „Uvidíme sa neskôr!“alebo „Uvidíme sa neskôr!“ak napíšete blízkemu priateľovi.
- Za záverečný pozdrav dajte čiarku, ale nepíšte za ním svoje meno.
- Záverečný pozdrav je napísaný rovnobežne s hlavičkou listu.
Krok 5. Podpíšte svoj list
Podpíšte svoj list pod záverečným pozdravom. Vaše meno je zvyčajne napísané ručne, a nie vytlačené na tlačiarni.
Ak si s príjemcom listu zvyčajne voláte krstné mená, stačí napísať svoje krstné meno a hotovo. Ak však príjemca nemusí vedieť, kto ste, vaše krstné meno, uistite sa, že zadáte aj svoje priezvisko
Metóda 3 zo 4: Formátovanie oficiálneho alebo obchodného e -mailu
Krok 1. Začnite napísaním krátkeho, ale presného popisu účelu vášho e -mailu
Tento popis sa nachádza v predmete vášho e -mailu, nie v tele e -mailu.
Ak príjemca e -mailu čakal na váš e -mail, tento popis môže byť iba odkazom na diskutovanú tému. Ak na tento e -mail nečakáte, napísanie popisu môže byť trochu náročné. Účelom napísania popisu je, aby čitatelia pri otvorení a prečítaní vášho e -mailu uhádli, o čom je váš e -mail. To znamená, že popis musí motivovať vašich čitateľov, aby otvárali a čítali váš e -mail
Krok 2. Začnite písať e -mail s oficiálnym pozdravom
Spravidla sa začína na „Vážený“a za ním nasleduje oficiálny názov príjemcu e -mailu alebo spoločnosti, ktorej posielate e -maily.
- Ak je to možné, adresujte list konkrétnemu príjemcovi. Vyhnite sa odosielaniu listov anonymným príjemcom. „Komu sa to môže týkať“používajte iba vtedy, ak neexistuje iná možnosť.
- V skutočnosti je najvhodnejšou interpunkciou po pozdravu stále dvojbodka. V dnešnej dobe však väčšina ľudí používa pri písaní oficiálnych e -mailov čiarku za pozdravom.
- Ak si nie ste istí, či chcete pozdraviť príjemcu slovami „mama“alebo „otec“, stačí napísať úplné meno príjemcu.
- Po formálnom uvítaní nechajte prázdny riadok.
Krok 3. Napíšte hlavný text listu tak, aby bol krátky, ale informatívny
Ako každý typ listu, hlavný text by mal obsahovať úvod, telo a záver. Všetky časti vrátane častí tela nechajte čo najkratšie a najpresnejšie.
- Hlavný text je zarovnaný doľava.
- Začiatok každého odseku nemusí byť odsadený.
- Hlavný text je prázdny, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom nechajte prázdny riadok.
Krok 4. Použite zdvorilý pozdrav na záver
Napíšte „s pozdravom“alebo iný rovnako zdvorilý záverečný pozdrav za hlavný text listu a dodržte ho čiarkou.
- Nezabudnite napísať záverečný pozdrav zarovnaný doľava a iba prvé písmeno prvého slova pozdravu bude veľké.
- Medzi ďalšie formálne záverečné pozdravy, ktoré je možné použiť, patria „ďakujem“, „pozdravy“a „pozdravy“.
Krok 5. Napíšte svoje meno tesne pod záverečný pozdrav
Na rozdiel od listov napísaných/vytlačených na papieri nebudete môcť svoje e -maily podpisovať perom.
Vaše meno je zarovnané vľavo
Krok 6. Dole napíšte svoje kontaktné informácie
Za svojim menom nechajte prázdny riadok a potom zadajte svoju fyzickú adresu, telefónne číslo, e -mailovú adresu a webovú stránku alebo blog, ak ho máte.
Všetky informácie sú napísané zarovnané doľava a oddelené medzerami. Všetky kontaktné informácie sú napísané v samostatnom riadku
Metóda 4 zo 4: Formátovanie e -mailov pre priateľov
Krok 1. Začnite tým, že do sekcie predmetu e -mailu napíšete stručný, ale presný popis predmetu e -mailu
Tento popis umožňuje príjemcom na prvý pohľad vedieť predmet vášho e -mailu pred jeho otvorením a poskytuje im dostatok informácií, aby mohli uhádnuť, o čom je váš e -mail.
Krok 2. Začnite napísaním zdvorilého pozdravu alebo pozdravu do textovej časti e -mailu
Môžete si napísať ľubovoľný zdvorilý pozdrav, napríklad „Drahý“. Nasledujte toto meno príjemcu.
- Pozdravy sú napísané zarovnané vľavo.
- Ak si píšete s blízkym priateľom, môžete pozdrav úplne vynechať a začať iba ich krstným menom a za ním čiarkou.
- Medzi pozdravom a telom e -mailu nechajte prázdny riadok.
Krok 3. Napíšte do tela svojho e -mailu
Rovnako ako všetky druhy listov, aj telo vášho e -mailu by malo obsahovať úvod, telo a záver. Ak však píšete e -mail blízkemu priateľovi, tento typ formátu nemusí byť potrebný.
Krok 4. Ukončite svoj e -mail záverečným pozdravom
Pri zatváraní e -mailu pre priateľa nemusí byť záverečný pozdrav formálny, ale mal by byť znakom toho, že sa váš e -mail končí.
Ak si píšete s veľmi blízkym priateľom, niekedy je v poriadku ukončiť svoj e -mail iba svojim menom, a nie písať záverečný pozdrav
Tipy
- Je potrebné poznamenať, že medzi oficiálnymi listami v USA a úradnými listami v Spojenom kráľovstve (Spojené kráľovstvo) sú malé rozdiely. V Spojenom kráľovstve sú spiatočná adresa a dátum zarovnané doprava a prípadný riadok predmetu je zarovnaný na stred. Dátum je navyše napísaný vo formáte „deň-mesiac-rok“a za pozdravom je napísaná čiarka, nie dvojbodka.
- Ak sa vám nepáči tu popísaný formát, ktorý sa niekedy označuje aj ako blokový formát, môžete použiť aj upravený formát bloku a poloblok. Tieto formáty obsahujú v zásade rovnaké informácie a líšia sa iba umiestnenia.
