Mnoho spoločností používa program Microsoft Excel na monitorovanie oddelených alebo celopodnikových nákladov. V súčasnosti sa Excel stal predvoleným programom v počítačoch s operačnými systémami Windows. Tento program teda môžete použiť na monitorovanie svojich účtov. Existuje množstvo šablón (výtlačkov) od spoločnosti Microsoft a ďalších stránok, ktoré môžete použiť na sledovanie výdavkov. Tieto šablóny sú už v programe k dispozícii aj v najnovších verziách Excelu. Môžete si tiež vytvoriť vlastné pracovné hárky na monitorovanie faktúr v programe Excel. Tento článok bude diskutovať o oboch smeroch.
Krok
Metóda 1 z 2: Použitie šablóny programu Excel
Krok 1. Vyberte predvolenú šablónu programu Excel
Najnovšia verzia Excelu má šablóny na monitorovanie osobných výdavkov a šablóny na všeobecné obchodné operácie. K tejto šablóne máte prístup a môžete ju použiť na monitorovanie výdavkov v programe Excel.
- V programe Excel 2003 vyberte v ponuke „Súbor“položku „Nové“. Na paneli úloh „Nový zošit“zvoľte „Na mojom počítači“, čím sa otvorí dialógové okno „Šablóny“.
- V programe Excel 2007 vyberte z ponuky „Súbor“položku „Nový“a otvorí sa dialógové okno „Nový zošit“. V ponuke „Šablóny“na ľavom paneli vyberte možnosť „Nainštalované šablóny“. V strednom paneli „Nainštalované šablóny“vyberte „Osobný mesačný rozpočet“a kliknite na „Vytvoriť“.
- V programe Excel 2010 kliknite na štítok „Súbor“a potom v ponuke „Súbor“vyberte „Nový“. V hornej časti panelu „Dostupné šablóny“vyberte „Vzorové šablóny“, potom v zobrazení vzorových šablón vyberte „Osobný mesačný rozpočet“a kliknite na „Vytvoriť“.
Krok 2. Vyberte online šablónu
Ak vstavaná šablóna osobného rozpočtu programu Microsoft Excel nemôže sledovať vaše výdavky, skúste použiť šablóny dostupné na internete. Môžete si stiahnuť šablóny z webových stránok tretích strán alebo sa pomocou programu Excel spojiť s Microsoft Office Online.
- V programe Excel 2003 môžete vybrať príslušnú šablónu z knižnice Microsoft Office Online na adrese https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Tu nájdete aj šablóny pre staršie verzie programu Excel.)
- V programe Excel 2007 vyberte „Rozpočty“v sekcii Microsoft Office Online v dialógovom okne „Nový zošit“. Na pripojenie k online knižnici šablón balíka Office musíte mať internetové pripojenie.
- V programe Excel 2010 vyberte „Rozpočty“v sekcii Office.com na table Dostupné šablóny. Na pripojenie k online knižnici šablón balíka Office musíte mať internetové pripojenie.
Krok 3. Zadajte informácie do príslušných buniek
Zadané informácie závisia od použitej šablóny pracovného hárka.
Krok 4. Uložte pracovný list
Môžete použiť názov pracovného hárka poskytnutý šablónou alebo zadať názov podľa potreby. Alebo môžete jednoducho napísať názov a rok výroby pracovného papiera.
Metóda 2 z 2: Vytvorte si vlastný pracovný list na monitorovanie výdavkov
Krok 1. Otvorte Excel
Krok 2. Do bunky A1 zadajte názov pracovného hárka
Použite jasný názov, napríklad „Osobný rozpočet“, „Monitorovanie osobných výdavkov“alebo niečo podobné. (Pri písaní mien nepoužívajte úvodzovky. Tu slúžia na označenie príkladov úvodzovky).
Krok 3. Zadajte hlavičky stĺpcov riadka 2
Tu nájdete niekoľko názvov a sekvencií, ktoré môžete použiť, „Dátum“, „Zaplatené“, „Poznámky“, „Výdavky“, „Príjem“(alebo „Zárobok“alebo „Vklad“) a „Zostatok“. Zadajte tieto nadpisy do buniek A2 až G2 a upravte šírku stĺpca tak, aby bol viditeľný celý text.
Po nastavení hlavičiek a hlavičiek stĺpcov použite funkciu „Ukotviť panely“, aby boli hlavičky stĺpcov hore, keď sa posúvate po stránke. Možnosť Ukotviť panely je v ponuke „Zobraziť“pre Excel 2003 a novší a v skupine „Okno“na páse s ponukou „Zobraziť“pre Excel 2007 a 2010
Krok 4. Zadajte prvý výdavok do riadka bunky 3
Krok 5. Zadajte vzorec zostatku do bunky G3
Zostatok bude určený rozdielom medzi príjmami a nákladmi, pretože toto je prvý záznam zostatku. Spôsob jeho nastavenia závisí od vašej túžby vidieť rozpočet z výdavkovej strany alebo od hotovosti, ktorú máte.
- Ak chcete, aby vlastný pracovný hárok zobrazoval výdavky, váš vzorec zostatku je = E3-F3, kde E3 je bunka, ktorá obsahuje zostatok nákladov, a F3 je bunka bilancie príjmu. Ak sú vaše výdavky vyššie ako váš príjem, vaše celkové výdavky budú mať kladné číslo, čo vám uľahčí pochopenie.
- Ak chcete, aby vlastný pracovný list zobrazoval peniaze, ktoré máte, vzorec zostatku je = F3-E3. V pracovnom dokumente sa teda bude zobrazovať kladný peňažný tok, ak je hotovosť väčšia ako výdavky, a záporný, ak sú výdavky vyššie ako príjmy.
Krok 6. Zadajte druhý záznam o nákladoch do riadka bunky 4
Krok 7. Zadajte vzorec zostatku do bunky G4
Pretože zostatok druhého a nasledujúcich záznamov bude zaznamenávať aktuálny zostatok, musíte výsledný rozdiel vo výdavkoch a príjmoch pripočítať k zostatku v predchádzajúcom zápise.
- Ak chcete, aby hárok konkrétne zobrazoval výdavky, vzorec zostatku je = G3+(E4-F4), t. J. G3 je bunka obsahujúca predchádzajúci zostatok, E4 je bunka obsahujúca výdavky a F4 je bunka obsahujúca príjmy.
- Ak chcete, aby pracovný list zobrazoval množstvo peňazí v hotovosti, zostatkový vzorec je = G3+(F4-E4).
- Zátvorky vo vzorci, ktoré ukazujú rozdiel medzi nákladmi a výnosmi, sa v skutočnosti nevyžadujú. Napísali sme to tak, aby bol koncept vzorca jasnejší.
- Ak môžete nechať bunku hodnoty zostatku prázdnu, kým nie sú vyplnené všetky položky, použite do vzorca slovo IF, aby pri zadávaní dátumu bunka zostatku hodnotu nezobrazila. Vzorec pre tento spôsob pre druhú položku je = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), ak chcete, aby pracovný list monitoroval zaťaženie, a = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), ak chcete mať k dispozícii pracovný dokument na monitorovanie peňažných tokov. (Zátvorky obklopujúce výdavky a príjmy môžu byť vynechané, ale vonkajšie zátvorky nemožno vynechať.)
Krok 8. Skopírujte vzorec zostatku do inej bunky v stĺpci G (stĺpec Zostatok)
Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku G3 a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Kopírovať“. Potom posuňte zobrazenie nadol na bunku pod ňou. Kliknite pravým tlačidlom myši na vybratú bunku a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Prilepiť“a vzorec vložíte do vybratej bunky.. (V programe Excel 2010 vyberte v rozbaľovacej ponuke možnosť „Prilepiť“alebo „Prilepiť vzorce“.) Vzorec automaticky aktualizuje odkazy na bunky tak, aby uvádzali odkazy na náklady, výnosy a dátum (ak sa používajú) aktuálneho riadka a referenčný zostatok v riadku nad aktuálnym riadkom.
Krok 9. Uložte pracovný list
Zadajte hárku jasný názov, napríklad „Cost Monitoring.xls“alebo „Personal Budget.xls“. Môžete zadať názov a rok súboru, rovnako ako spôsob vytvorenia pracovného hárka pomocou súboru. (Opäť platí, že nemusíte používať úvodzovky, pretože sme ich napísali, len aby sme objasnili príklady názvov súborov. Typ prípony súboru nemusíte zadávať, pretože program Excel ho zapíše automaticky.)
Excel 2003 a staršie verzie ukladajú hárky vo formáte „.xls“, zatiaľ čo Excel 2007 a 2010 ukladajú hárky v novšom formáte založenom na XML „.xlsx“. Najnovší Excel však má aj možnosť ukladať súbory vo formáte „.xls“. Ak máte viac počítačov a plánujete uložiť tento pracovný hárok na všetky z nich, použite starý formát, ak má váš počítač Excel 2003 alebo starší. Ak všetky vaše počítače majú aspoň Excel 2007, použite najnovší formát
Tipy
- V kategóriách výdavkov a príjmov používajte „automatické dokončovanie“, aby bol zadaný pravopis správny.
- Na rozlíšenie medzi nezaplatenými, zaplatenými a budúcimi nákladmi môžete použiť tučné písmo, farbu textu alebo tieňovanie buniek.
- Aby ste zabránili neúmyselnej zmene vzorcov alebo nadpisov stĺpcov, je vhodné chrániť bunky pred zmenou. Vyberte bunky, ktoré chcete nahradiť (dátum, kategória príjemcu platby, náklady, príjem a poznámka), odomknite tieto bunky a potom aplikujte ochranu na celý pracovný hárok.
