E -mail je jednou z najbežnejších foriem komunikácie v modernom svete. Vedieť, ako sa predstaviť ostatným prostredníctvom e -mailu, môže zlepšiť vašu kariéru a sieť. Napísanie stručného a zrozumiteľného úvodného e -mailu zvýši pravdepodobnosť prečítania e -mailu a interakcie čitateľa s vami. Vyhnite sa niektorým z bežnejších chýb, aby váš e -mail vynikal od ostatných.
Krok
Metóda 1 z 3: Silné spustenie e -mailu
Krok 1. Zaistite, aby bol predmet e -mailu jasný
Príjemcovia musia poznať obrys e -mailu ešte predtým, ako ho otvoria. Uistite sa, že je stručný; pretože dlhé veci sa môžu skomplikovať. Na úvodný e -mail môžete napísať „Úvod - vaše meno“.
- Predmet si najskôr zapíšte! Chyba, ktorá sa často stáva, je, že zabudnete napísať o e -maile.
- Mobilné zariadenia zvyčajne v predmete zobrazujú iba asi 25-30 znakov, preto ho uveďte krátke.
Krok 2. Otvorte obchodným pozdravom
Nezačínajte s „ahoj“alebo „ahoj“. Takto vás pozdravujem, iba ak danú osobu už poznáte. Začnite tým správnym obchodným pozdravom. Nepoužívajte krstné meno príjemcu.
- „To Miss/Sir/Madam“- Ak si vôbec nie ste istí rodinným stavom príjemkyne, vždy používajte Miss, aby ste boli zdvorilejší.
- „Záujemcom“- Tento pozdrav by ste mali použiť iba vtedy, ak si nie ste istí, kto správu dostane.
Krok 3. Predstavte sa
Prvá veta by sa mala príjemcovi predstaviť. To im umožní priradiť meno k zvyšku e -mailovej správy.
- "Ja …"
- Uveďte názov, ak je k dispozícii. Ak máte viac stupňov, stačí vybrať ten najdôležitejší alebo najrelevantnejší.
Metóda 2 z 3: Udržujte e -maily stručné
Krok 1. Vysvetlite, ako môžete získať e -mailovú adresu príjemcu
Povedzte príjemcom, ako ste našli ich kontaktné informácie. Pomôže to ukázať, že ich sledujete správnym spôsobom.
- „Váš vedúci kancelárie mi dal túto e -mailovú adresu“
- „Túto e -mailovú adresu som našiel na vašom webe“
- „Tak a tak a tak a tak hovoril, aby som ti zavolal“
Krok 2. Porozprávajte sa o tom, kedy ste sa naposledy videli (ak existujú)
Prebudenie pamäte niekoho vytvorí väčšiu angažovanosť.
- „Krátko sme sa rozprávali na konferencii minulý týždeň“
- „Včera sme sa rozprávali po telefóne“
- „Videl som vašu prezentáciu …“
Krok 3. Zdieľajte spoločné záujmy
Pomôže vám to skontaktovať sa s príjemcami a váš firemný e -mail bude menej namáhavý. Ak chcete určiť spoločné záujmy, môžete si urobiť malý prieskum príjemcu e -mailu. Pozrite sa tiež na Facebook, Twitter a LinkedIn.
- Uistite sa, že poviete, kde ste našli tento spoločný záujem, inak by vás mohli vnímať ako stalkera.
- Pokiaľ je to možné, ponechajte obsah e -mailu týkajúci sa podnikania, ktoré súvisí so spoločným záujmom, napríklad niečo vo vašom odbore alebo zdieľanú profesionálnu vášeň, s ktorou sa chcete podeliť.
Krok 4. Uveďte dôvody, prečo sa chcete pripojiť
Nečakajte dlho, kým sa dostanete k jadru e -mailu. Nikto neprečíta e -mail o niekoľko odsekov ďalej, kým sa dostane k bodu vášho e -mailu. Jasne a stručne vysvetlite, čo chcete a prečo osobu kontaktujete. Ak žiadate o radu alebo požiadate o inú požiadavku, uistite sa, že je žiadosť dobre spravovaná, najmä ak ide o váš prvý kontakt.
- „Mám záujem dozvedieť sa viac o …“
- „Chcel by som sa s tebou stretnúť a prediskutovať …“
- „Chcem váš názor na …“
Krok 5. Zaistite, aby bol váš e -mail zameraný na jeden predmet
Krivý e -mail spôsobí, že príjemca stratí záujem alebo zabudne, prečo ste e -mail odoslali. Udržujte svoj úvodný e -mail jednoduchý a opýtajte sa príjemcu iba na jednu vec.
Metóda 3 z 3: Ukončenie e -mailu
Krok 1. Poďakujte príjemcovi za jeho čas
Čítanie celého e -mailu vyžaduje určitú vážnosť, preto sa poďakujte príjemcovi, že si našiel čas na jeho prečítanie. Táto jednoduchá zdvorilosť drasticky zlepší náladu príjemcu a zvýši vaše šance na odpoveď.
- „Vážim si, že ste si našli čas na prečítanie tohto e -mailu.“
- „Ďakujem, že ste si našli čas na prečítanie tohto plánu.“
Krok 2. Pripravte si výzvu na akciu
Požiadajte príjemcu, aby odpovedal na e -mail, zavolal, premyslel si svoj návrh alebo čokoľvek iné, aby ho zapojil. Ďalším spôsobom, ako zvýšiť väzbu, je klásť si otázky.
- „Zavolaj mi, keď budeš mať voľný čas“
- "Stretneme sa čoskoro na obede"
- "Čo si myslíte o…?"
- "Teším sa na tvoju odpoveď"
Krok 3. Ukončite e -mail
Pri ukončení profesionálneho e -mailu sa uistite, že ste ho stručne poďakovali. Jednoduchý posledný pozdrav udrží e -mail na profesionálnej úrovni, ale napriek tomu vám vyjadrí vďačnosť.
- "S pozdravom",
- "Ďakujem",
- "S priateľským pozdravom",
- Vyhnite sa hovoreniu „s pozdravom a pozdravom“, „s pozdravom“, „na zdravie!“, „Pozdravy v mieri“, „ďakujem za pozornosť“.
Krok 4. Zahrňte podpis
Ak ste svoju e -mailovú službu nenakonfigurovali tak, aby obsahovala podpis, ukončite e -mail svojim menom, titulom a kontaktnými údajmi. Nezaťažujte túto sekciu piatimi telefónnymi číslami, dvoma e -mailovými adresami a tromi webovými stránkami. Nechajte to jednoducho, aby príjemca poznal najlepší spôsob, ako sa s vami znova spojiť. Vyhnite sa uvádzaniu úvodzoviek do podpisu.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Krok 5. Skontrolujte pravopis e -mailu
Pred kliknutím na tlačidlo „Odoslať“si chvíľu prečítajte svoj e -mail a opravte všetky chyby, s ktorými sa stretnete. Tento e -mail bude pravdepodobne vašim prvým kontaktom s príjemcom, takže zanechajte najlepší dojem. Pravopisné a gramatické chyby okamžite spôsobia, že vaše e -maily budú vyzerať oveľa menej profesionálne.
