Písanie priateľských e -mailov s pripomenutím môže byť náročné. Nechcete pôsobiť dotieravo alebo netrpezlivo, ale vaša správa sa musí prejaviť. V e -mailoch používajte priateľský tón s jemnými pozdravmi a výrazmi. Uveďte dôvod, prečo odosielate e -mail s pripomenutím, aby príjemcovia vedeli, čo chcete. Uistite sa, že v e -maile nie sú žiadne chyby, aby ste pôsobili nielen priateľsky, ale aj profesionálne.
Krok
Časť 1 z 3: Používanie priateľského tónu
Krok 1. Pozdravte príjemcu
V obchodnej situácii „môžete“použiť formálny pozdrav, napríklad „Vážený“. Personalizovaný e -mail sa však používa čoraz častejšie. Niektoré e -mailové pozdravy, ktoré môžu pomôcť vytvoriť priateľský tón, zahŕňajú:
- Ahoj!
- Ahoj kamarát
- Dlho sme sa nevideli
- Hej!
Krok 2. Narážajte na svoj vzťah s príjemcom
Ak sa sústredíte iba na pripomenutie, vaša správa bude pôsobiť chladne. Zmienka o osobnom vzťahu s príjemcom zahrnutím fráz, ktoré odrážajú priateľstvo a spoločné skúsenosti. Toto zahŕňa:
- Ako ide škola?
- Ahoj kamarát ako sa máš?
- Minulý víkend bol taký zábavný.
- Kedy sme sa naposledy rozprávali pred mesiacom?
- Náš posledný výlet bol skutočne zábavný! Musíme to urobiť znova.
Krok 3. Upresnite svoj výraz
Toto je obzvlášť dôležité pre časť pripomenutia e -mailu. Ak ste s príjemcom neboli dlho v kontakte, je najlepšie sa ospravedlniť alebo sa ospravedlniť, že mu zavoláte iba na pripomenutie. Niektoré príklady jemných výrazov zahŕňajú:
- Viem, že sme sa dlho nerozprávali, ale chcel som vám pripomenúť …
- Príchod nového dieťaťa ma zamestnával, len som si spomenul, že ti to musím pripomenúť …
- Viem, že ste zaneprázdnení, takže vás nechcem obťažovať, ale chcel som vám poslať pripomenutie …
Krok 4. Buďte zdvorilí
Ak je pripomenutie dôležité, môže sa vám zdať dotieravé. Nezabudnite, že príjemca je zaneprázdnený svojim životom. Vždy povedzte „prosím“a „ďakujem“s vhodnými výrazmi. Možno budete chcieť zahrnúť zdvorilé frázy, ako napríklad:
- Prepáčte, že vás obťažujem, ale chcel som sa uistiť, …
- Odpovedzte na tento e -mail čo najskôr …
- Ďakujeme, že ste si našli čas na prečítanie tohto e -mailu s upozornením a odpovedanie naň. Naozaj si toho vážim.
- Čakám na vašu odpoveď.
Časť 2 z 3: Požiadavky na zaradenie
Krok 1. Použite hlavičky stĺpcov
Nie je potrebné písať inteligentný nadpis. Užitočnejšie budú nadpisy stĺpcov, ktoré sú jasné a jednoznačné. Príjemca tak môže na prvý pohľad poznať účel e -mailu. K niektorým bežným možnostiam priateľských e -mailov s pripomenutím patrí:
- Skontrolovať
- Rýchle pripomenutie o…
- Nadchádzajúce výlety/akcie.
- Počítanie účastníkov cesty/akcie.
Krok 2. Nezabudnite zahrnúť pripomenutie
Keď sa budete veľmi snažiť byť zdvorilí a priateľskí, môžete zabudnúť na niečo dôležité, napríklad na pripomenutie. Napíšte pripomenutie balíka na začiatok e -mailu, za pozdravom a vetou o osobnom vzťahu. Napríklad:
- "Ahoj kamarát, Ben, dlho sme sa nerozprávali. Ako sa majú vaša manželka a deti? Moja žena a dieťa ma zamestnávali, ale chcel by som sa ťa opýtať na … “
-
Ahoj!
Babička, už dlhšie som mala v úmysle poslať túto správu. Ospravedlňujem sa, že som príliš zaneprázdnený. Chcem babičke pripomenúť náš obed … “
Krok 3. Používajte výstižný jazyk
Je pravda, že zdvorilý jazyk vyžaduje dlhšie vety. Napríklad fráza „Pracuj tvrdšie“by bola zdvorilejšia, keby si napísal „Bolo by lepšie, keby si pracoval tvrdšie.“Hoci sú zdvorilé, dlhé vety môžu spôsobiť, že zameranie vášho e -mailu bude nejasné.
Pre svoje e -maily používajte jednoduchšiu štruktúru. Možno niečo také: Pozdrav (otváranie) → Osobné vzťahy → Pripomienka → Záverečný pozdrav (zatváranie)
Krok 4. Upravte nepotrebné informácie
Pri každej vete a časti vety si položte otázku: „Je to potrebné?“V niektorých prípadoch môže mať slovo „nevyhnutné“široký význam, napríklad „je to potrebné, aby môj e -mail nevyzeral chladne“. Odstráňte nepotrebné časti z mailu.
Vo všeobecnosti možno príslovky (ako „veľmi“, „veľmi“, „skutočne“, „raz“a „samozrejme“) odstrániť, aby bol váš e -mail stručnejší
Krok 5. Ukončite e -mail záverečným pozdravom
„Požehnanie“znamená povedať „zbohom“. Záverečný pozdrav obsahuje výrazy ako „pozdravy“, „s pozdravom“, „s pozdravom“a „s pozdravom“. Váš podpis by mal byť napísaný za záverečným pozdravom. Takýto všeobecný pozdrav na záver by sa mohol zdať formálny. Môžete skúsiť niečo ako:
- tvoj priateľ
- tvoj priateľ
- pošlite pozdravy za úspech
- Pekný deň
- si na rade
- teším sa na tvoju odpoveď
Časť 3 z 3: Zaistenie, aby v e -maile neboli žiadne chyby
Krok 1. Dvakrát skontrolujte svoj e -mail
Aj jedno alebo dvakrát prezeranie e -mailu zníži počet základných chýb, ktoré sa môžu pri písaní objaviť. Po napísaní e-mailu znova skontrolujte pravopis a gramatiku.
- Mnoho poskytovateľov e -mailov má funkcie kontroly pravopisu a gramatiky. Kvalita tejto funkcie závisí od poskytovateľa e -mailu. V niektorých prípadoch nemusí byť táto funkcia veľmi presná.
- Nezabudnite zaškrtnúť polia s nadpisom, pozdravom a zatváraním (zatváraním). Na to pravdepodobne zabudnete a sústredíte sa len na obsah e -mailu.
Krok 2. Prečítajte si e -mail nahlas
Ak píšete dôležitý e -mail alebo ak chcete na niekoho pôsobiť zdvorilo a priateľsky, prečítajte si svoj e -mail od začiatku do konca nahlas. Znie to ako rozhovor? Ak je to tak, váš e -mail je pripravený na odoslanie.
Prepíšte vety alebo pasáže, ktoré znejú trápne. Pri tomto hodnotení použite svoj najlepší úsudok. Každá osoba bude mať iný pohľad na to, ako hovoríte
Krok 3. Nechajte si e -mailom prečítať niekoho iného
V prípade dôležitých správ, napríklad na obchodné účely, môžete požiadať niekoho iného, aby si pred odoslaním e -mailu s upozornením skontroloval. Ak je váš e -mail stručný, zvyčajne to trvá iba krátko a je ľahké odhaliť aj tie najmenšie chyby.
- Skontrolujte služby online správ. Pošlite e -mail priateľom online a položte otázky typu: „Ahoj, môžeš si prečítať krátky e -mail, ktorý potrebujem odoslať? Nebude to dlho trvať."
- Nezabudnite vždy poďakovať všetkým, ktorí čítajú váš e -mail. Koniec koncov, pomáhajú vám.
