Ako naznačuje názov, list s odpoveďou je list, ktorý je určený na odpoveď na otázku alebo požiadavku niekoho iného. Obvykle je doručený aj písomne listom a bežne sa používa ako prostriedok na výmenu informácií v podnikateľskom svete. Aby ste vytvorili perfektný list s odpoveďou, najskôr si prečítajte obsah listu obsahujúceho otázku alebo žiadosť, ktorú ste dostali. Potom vyhľadajte ďalšie informácie potrebné na zodpovedanie listu. Potom, čo urobíte oboje, začnite písať list s odpoveďou s vetami, ktoré sú zdvorilé, priame, jasné a schopné zodpovedať všetky otázky alebo požiadavky uvedené v pôvodnom liste. Okrem toho sa uistite, že tón vašej vety je tiež priateľský a informatívny, aby list mohol uspokojiť príjemcu.
Krok
Metóda 1 z 3: Kontrola obsahu pôvodného listu
Krok 1. Identifikujte informácie požadované alebo spochybnené odosielateľom listu
Pretože listy s odpoveďou poskytujú všetko, čo odosielateľ potrebuje vedieť, vždy si nájdite čas na starostlivé prečítanie obsahu listu. Pochopte najmä, že odosielateľ listu musí vedieť, aké informácie mu môžete poskytnúť.
- Niekedy nie je ľahké určiť význam písmena ako otočenie dlane, najmä ak nie je jasný štýl písania. Pred vypracovaním listu s odpoveďou si preto vždy nájdite čas na pochopenie potrieb odosielateľa listu.
- Ak je to potrebné, poznačte si niektoré dôležité veci, ktoré nájdete v liste, aby ste lepšie porozumeli zámeru odosielateľa. Zhrňte najmä to, čo odosielateľ požadoval, a navrhnite svoju odpoveď na každú otázku alebo požiadavku.
Krok 2. Získajte viac informácií o informáciách požadovaných odosielateľom listu
Ak odosielateľ listu požiada o informácie o niečom, je pravdepodobné, že to už poznáte a môžete na to ihneď odpovedať, alebo naopak. Ak nerozumiete požadovaným informáciám, urobte si čo najviac času na zhromaždenie informácií a potom odpovedzte na list.
Odosielateľ listu môže napríklad chcieť potvrdiť stav svojej žiadosti o zamestnanie vo vašej spoločnosti. Ak prijatie nového zamestnanca nie je vašou oblasťou odbornosti, kontaktujte zamestnanca personálneho oddelenia, aby vám pred odoslaním odpovede pomohol skontrolovať stav žiadosti odosielateľa
Krok 3. Pošlite list ďalšej osobe, ktorá je schopnejšia odpovedať na položenú otázku
Najmä v podnikateľskom svete niekedy zákazníci pošlú list na adresu spoločnosti alebo na kontaktné číslo spoločnosti, ktoré nájdu na internete. Ak teda dostanete list, ale máte pocit, že nie ste spôsobilí na zodpovedanie otázok v ňom, pošlite ho prosím príslušnej osobe. Urobte to, aby odosielateľ listu mohol dostať najpresnejšiu a najužitočnejšiu odpoveď.
Ak osobe trvá dlho, kým odpovie, skúste odosielateľovi oznámiť, že ste list preposlali niekomu s vyššou schopnosťou odpovedať na jeho otázky. Odosielateľ listu aspoň vie, že list, ktorý poslal, bol prijatý a spracovaný
Metóda 2 z 3: Zostavovanie odpovedí
Krok 1. List adresujte osobe, ktorá žiada o informácie alebo kladie otázky v pôvodnom liste
Začnite vždy listom so zdvorilým pozdravom, napríklad „Vážený“, za ktorým nasleduje meno príjemcu listu, namiesto príliš všeobecnej úvodnej vety, ako napríklad „Príjemcovi tohto listu“. Okrem toho, že veta znie neosobne, vyvoláva dojem, že list s odpoveďou napísal počítač. Preto vždy pozdravte príjemcu menom, aby ste ukázali, že váš list s odpoveďou bol napísaný s veľkou starostlivosťou a uznaním.
- Ak nepoznáte odosielateľa listu osobne, použite pozdrav pán alebo pani a jeho priezvisko. Ak má však odosielateľ listu konkrétny názov, použite tento názov namiesto pán alebo pani.
- Ak skutočne nepoznáte odosielateľa listu alebo nepoznáte pohlavie, stačí použiť jeho krstné meno.
- Vo všeobecnosti môžete použiť meno odosielateľa uvedené v pôvodnom liste. Ak napríklad odosielateľ listu uvedie meno „Dr. Johnson”vo svojom liste, prosím, otvorte list s odpoveďou s pozdravom„ Vážený. DR. Johnson."
Krok 2. Poukážte na to, že tento list bol napísaný v reakcii na pôvodný list, ktorý poslal
Na začiatku listu nezabudnite čitateľovi oznámiť účel svojho listu, ktorým je odpovedať na list. Príjemca listu tak bude vedieť, že list bol prečítaný a spracovaný, ako aj úmysel za listom, ktorý ste odoslali.
- Jednoduchá veta „Tento list je odpoveďou na list, ktorý ste nám poslali 13. júna“je ideálna na otvorenie listu s odpoveďou.
- Ak nie ste príjemcom prvého listu, zadajte totožnosť osoby, ktorá vám list dala. Môžete napríklad napísať: „Jedna z našich zákazníckych služieb, Michelle Harris, preposlala list, ktorý ste mi poslali.“
Krok 3. Okamžite odpovedzte na otázky odosielateľa
Po napísaní pozdravu sa okamžite presuňte do jadra listu. V jadre listu odpovedajte na všetky otázky a/alebo sťažnosti uvedené v pôvodnom liste čo najúplnejšie. Uistite sa, že nič nechýba, aby sa príjemca listu pri jeho čítaní cítil spokojný.
- Vo svojej odpovedi stručne zopakujte obsah pôvodného listu. Môžete napríklad povedať: „V reakcii na váš dotaz týkajúci sa zamestnancov našej spoločnosti, ktorí majú priamy kontakt s médiami, by sme vás chceli informovať, že meno personálu je Janet Walters. Tu je jeho e -mailová adresa a telefónne číslo. “
- Ak chcete odpovedať na dlhšie otázky, pomocou systému číslovania odpovedzte na každú otázku konkrétnejšie. Táto metóda okrem toho, že je čitateľnejšia, prinesie čitateľovi väčšiu spokojnosť, pretože má pocit, že všetky otázky boli podrobne zodpovedané.
- Uveďte čo najkompletnejšie informácie vo vetách, ktoré nie sú príliš dlhé. Vo všeobecnosti možno povedať, že odpoveď na jednu otázku niekoľkými krátkymi vetami je dobrou odpoveďou.
Krok 4. Buďte úprimní voči všetkým požiadavkám, ktoré nemôžete splniť
Niekedy existujú otázky, na ktoré nemôžete odpovedať, alebo žiadosti, ktoré nemôžete splniť. Ak sa stretnete s takouto situáciou, vždy úprimne odpovedajte. Inými slovami, nepoužívajte spletité vety len na potlačenie negatívnych názorov odosielateľa listu. Verte mi, odosielateľ listu oveľa viac ocení priamu a jasnú odpoveď. Najdôležitejšie je, aby boli informácie vždy odovzdané zdvorilo a aby im predchádzalo ospravedlnenie, aby sa odosielateľ listu necítil urazený.
- Pri odmietnutí žiadosti odosielateľa listu vždy používajte pevný, ale chápavý tón. Môžete napríklad povedať: „Žiaľ, vašej žiadosti nemôžeme vyhovieť. V súčasnej dobe nemáme potrebné informácie a nemôžeme vám povedať, kedy budú k dispozícii. “
- Ak máte pocit, že by ste mohli poskytnúť podrobnejšie informácie, skúste povedať: „Pred odpoveďou na vašu otázku je potrebné najskôr potvrdiť niekoľko vecí. Ak to čas dovolí, uveďte dátum predloženia vašej žiadosti spolu s menom dôstojníka, ktorého ste kontaktovali. Po dokončení procesu potvrdenia vás budem ihneď kontaktovať späť. “
Krok 5. Ďakujeme za odoslaný list
Bez ohľadu na to, či ste schopní vyhovieť žiadosti alebo odpovedať na listovú otázku, vždy prejavte svoje uznanie poďakovaním. Vyvolávajte dojem, že si vážite ich pozornosť a chcete s nimi udržiavať pozitívny vzťah.
Niektorí ľudia radšej otvoria svoj list s poďakovaním. Umiestnenie reči nie je skutočne dôležité. Najdôležitejšie je, aby ste to vyslovili v jednom bode
Krok 6. Písmeno ukončite napísaním celého mena a titulu
List zatvorte formálnym záverečným pozdravom, ako napríklad „S pozdravom“, za ktorým nasleduje vaše úplné meno. Ak je list určený na obchodné účely, uveďte tiež svoju pozíciu pod celým menom.
Či už ide o písaný alebo ručne napísaný list, po zadaní celého mena vždy ponechajte priestor na svoj podpis. Ak je však list odoslaný e -mailom, spravidla stačí uviesť celé meno bez podpisu
Krok 7. Prečítajte si telo listu s odpoveďou, aby ste sa uistili, že boli zodpovedané všetky otázky
Pamätajte si, že príjemca listu môže byť podráždený alebo frustrovaný, ak dostane odpoveď, ktorá neodpovedá na jeho otázku. Navyše, pri nespokojnosti hrozí, že mu pošlete následný list a nakoniec si pridáte prácu! Aby bola čitateľská spokojnosť zaistená, odpovedajte na všetky otázky alebo požiadavky čo najúplnejšie. Pred odoslaním si list znova prečítajte, aby ste sa uistili, že ste nepremeškali žiadne otázky alebo otázky.
Ak je to potrebné, pri prečítaní listu požiadajte o pomoc priateľa alebo spolupracovníka. Požiadajte ich najmä, aby sa po prečítaní vášho listu vžili do kože príjemcu a zmerali jeho spokojnosť
Metóda 3 z 3: Použitie profesionálneho tónu
Krok 1. Použite štandardný formát obchodného listu
Pochopte rôzne typy listov s odpoveďou, ktoré sa používajú ako prostriedok obchodnej komunikácie. Potom sa riaďte formátom, ktorý si myslíte, že je najvhodnejší na písanie profesionálne znejúceho listu s odpoveďou.
- V ľavom hornom rohu listu zadajte svoje meno, titul, názov spoločnosti (ak je k dispozícii) a adresu spoločnosti. Ďalej uveďte dátum napísania listu a úplné meno a adresu príjemcu listu.
- Ak chcete napísať odpoveď, vždy používajte 2,5 cm okraj na každej strane papiera. Tiež sa uistite, že je písmeno napísané s 1 medzerou medzi riadkami a 2 medzerami medzi odsekmi.
- Ak je namiesto ručne napísaného písmena odpovede napísané vždy, použite štandardné 12-bodové písmo a formát písania. Ak je však list napísaný ručne, uistite sa, že použitý rukopis je úhľadný a ľahko čitateľný.
Krok 2. Pôsobte dojmom, že vám odoslaná žiadosť alebo otázka robí radosť
Táto metóda je obzvlášť povinná pre podnikateľov alebo poskytovateľov služieb založených na zákazníkoch. Nezabudnite, že zákazník je kráľ. To znamená, že musíte prejaviť uznanie za čas a myšlienku, ktorú vynaložili na napísanie listu. Nezabudnite im preto poďakovať za ich otázky alebo otázky a v odpovediach vždy používajte vrúcne a priateľské vety.
- Jednoduchá veta: „Ďakujeme, že ste nás kontaktovali. Veľmi si vážime vašu spätnú väzbu, „môže výrazne zmeniť tón listu pozitívnejším smerom! Skúste si preto vytvoriť zvyk, že do svojich listov s odpoveďou vždy zahrniete také frázy.
- Nedávajte dojem, že vás jeho požiadavka alebo otázka dráždi a rozčuľuje. Ver mi, je lepšie byť prehnane priateľský, ako nechať príjemcu myslieť si, že si na neho nahnevaný alebo naštvaný.
Krok 3. Nie je potrebné písať príliš dlhý list, aby ho príjemca listu dokázal rýchlo prečítať
Oceníte voľný čas! Neodosielajte trojstranový list, ak na otázku alebo žiadosť možno v skutočnosti odpovedať v 1 odseku. Poskytnite preto adekvátne odpovede a potom list ihneď odošlite. Nepridávajte ďalšie informácie, ktoré v skutočnosti nepotrebuje vedieť.
- Túto metódu je dôležité implementovať, najmä ak má list s odpoveďou odpovedať na otázky vašich zákazníkov alebo obchodných partnerov. Samozrejme, nechcete zákazníka frustrovať tým, že budete musieť celé hodiny čítať odpoveď, ktorá mala byť skrátená na polovicu, nie?
- Na druhej strane, nepíšte tak krátko, aby ste nedokázali odpovedať na žiadosť alebo otázku uvedenú v pôvodnom liste. Ak je potrebné na otázku zodpovedať dlhší výklad, pokojne ju poskytnite. Čo je najdôležitejšie, uistite sa, že všetky poskytnuté informácie sú pre čitateľov skutočne dôležité.
Krok 4. Napíšte čo najjasnejšie, aby príjemca listu pochopil vašu odpoveď
Nepoužívajte príliš dlhé alebo zložité vety! Píšte namiesto toho pomocou dikcie, ktorá je priamočiara, jasná a nemá potenciál čitateľa zmiasť. Čím kratšie a hustejšie písanie budete mať, tým lepšie budú výsledky.
Predstavte si, že príjemca listu nemá dostatok času na podrobné prečítanie obsahu vášho listu. Aj keby iba naskenoval obsah listu, porozumel by vám, čo tým myslíte? Ak nie, opravte dikciu, ktorú používate, aby bol váš názor jasný
Krok 5. Nepoužívajte žargón a odborné výrazy, ktoré sú pre čitateľov ťažko zrozumiteľné
Tento aspekt musí byť splnený, aby sa maximalizovala čitateľnosť a zrozumiteľnosť obsahu vášho listu. Ak teda príjemca listu nie je profesionál, ktorý je schopný porozumieť odborným výrazom, nepoužívajte ho. Skúste namiesto toho nahradiť žargón alebo odborné výrazy inou dikciou, ktorej rozumejú aj laici.
Ak chcete upraviť list, položte si nasledujúcu otázku: „Môže niekto, kto nerozumie mojej práci, porozumieť tomu, o čom je môj list?“Ak nie, zmeňte jazyk použitý v liste, aby mu väčšina ľudí rozumela. V skutočnosti je to účinný spôsob, ako obmedziť používanie technického žargónu vo vašich listoch
Krok 6. Prečítajte si telo listu
Aby ste sa vyhli chybám pri písaní, ktoré môžu spôsobiť, že váš list bude pôsobiť menej profesionálne, nezabudnite si ho znova prečítať a opraviť pravopisné, gramatické, formátovacie a jazykové chyby. Verte mi, že kontrola obsahu listu môže trvať niekoľko minút a môže pôsobiť profesionálne.
- Pri kontrole chýb vo vašej pošte sa nespoliehajte iba na počítačový program. Vo všeobecnosti sú tieto programy schopné rozpoznať len pravopisné a interpunkčné chyby, nie gramatické chyby. Prečítajte si preto každé slovo napísané vo vašom liste, aby ste našli chyby, ktoré počítač nedokáže zistiť.
- Ak je obsah vášho listu veľmi dôležitý, napríklad keď je list adresovaný obchodnému partnerovi, požiadajte niekoho iného, aby si ho prečítal tiež. Niekedy môžu iní ľudia nájsť chyby, o ktorých ste predtým nevedeli.
